7. Інформаційні зв’язки та організація документообігу на підприємствіі та в організаціях

Під документообігом розуміють рух документів на підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

o приймання та реєстрація;

o розгляд керівником;

o порядок проходження в організації;

o виконання;

o контроль виконання;

o формування справ;

o підготовка і передача справ до архіву.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.

Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

З метою раціональної організації діловодства на підприємствах, необхідно визначити ті потоки документообігу, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів прийняттям, передачею та опрацюванням документальної інформації Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:

o первинне опрацювання;

o попередній розгляд;

o реєстрація;

o розгляд документів керівництвом;

o направлення на виконання;

o контроль виконання;

o виконання документів;

o підшивка документів до справи. 6. Особливості електронного документообігу

Під документообігом розуміють рух документів від моменту складання їх на конкретному підприємстві або одержання від інших підприємств до здачі в архів після опрацювання та систематизації.

Під рухом документів у комп'ютерній бухгалтерії ми будемо розуміти не фізичне переміщення електронних документів, тому що вони зберігаються в базі даних, а передачу прав на їх використання із повідомленням користувачів і контролем за виконанням.

За умов комп'ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [12].

Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер — це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому його підготовлено, з включеними н нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа можна легко включити в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Для того щоб успішно управляти документами, потрібно визначити, які типи документів якого управління потребують. К. Шарп поділяє всі документи підприємства на дні категорії: документи для автоматизації статутної діяльності і критично важливі документи

Перші являють собою електронну пошту, зауваження, листи, звіти і загальнодоступні бази даних.

Другі призначені для розв'язання внутрішніх (управління виробничим процесом і ресурсами) або зовнішніх (маркетинг і обслуговування покупців) інформаційних завдань.

При автоматизації статутної діяльності можна використовувати однакове управління документами для всіх працівників. Однак критично важливими даними, як правило, управляють відповідно до завдань конкретної робочої групи. Наприклад, дані, що цікавлять бухгалтерію, суттєво відрізняються від технічної інформації, з якою працює інженерний відділ.

Комп'ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу: офісний, спільний, адміністративний

Офісний документообіг обслуговує рутинні офісні завдання і застосовується тільки в рамках конкретного проекту, наприклад, підготовки пакетів інструкцій. Керівник приймає рішення, що і як необхідно зробити а також — хто повинен це робити. Електронне повідомлення, що містить інструкцію та інформацію про її статус у процесі документообігу, передається від працівника до працівника відповідно до порядку, визначеного керівником.

Спільний документообіг використовується тоді, коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств. Розробка нової продукції, що проходить стадії висування концепції, проектування, виробництва і маркетингу, є прикладом спільного документообігу. Цей вид документообігу може використовуватися, наприклад, для автоматизації процесу одержання сертифікату на продукцію у відповідному державному органі.

Адміністративний документообіг обслуговує процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з меншими адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми, наприклад, для одержання добових при відрядженні, співробітник заповнює електронну форму на комп'ютері й електронною поштою надсилає її в бухгалтерію.

Ці три типи документообігу розширюють його традиційне призначення за рахунок охоплення ширшого кола учасників і ширшої інфраструктури. Якщо функціонування виробничих систем документообігу обмежене локальними мережами, то новий документообіг із застосуванням Internet-технологій може виходити за межі локальних мереж.

5. Заг хар-ка программного забезпечення для створення документів

Програ́мне забезпе́чення (програ́мні за́соби) (ПЗ; англ. software) — сукупність програм системи обробки інформації іпрограмних документів, необхідних для експлуатації цих програм^[1][2].

Розрізняють системне програмне забезпечення (зокрема, операційна система, транслятори, редактори, графічний інтерфейс користувача) та прикладне програмне забезпечення, що використовується для виконання конкретних завдань, наприклад, статистичне програмне забезпечення^[3].

Прикладна програма, застосунок, застосовна програма (англ. application, application software; рос. приложение, прикладная программа) — користувацька комп'ютерна програма, що дає змогу вирішувати конкретні прикладні задачі користувача. Поняття введено, щоб підкреслити відмінність від операційної системи, драйверів, бібліотек, системних утиліт тощо (які забезпечують функціонування власне комп'ютерної системи та підтримують її працездатність) та засобів ісередовищ розробки.

Застосунок у своїй роботі спирається на системне програмне забезпечення і використовує (застосовує) концепції, функціональність і можливості, закладені у середовище, де він виконується: операційної системи, мов програмування, бібліотек, архітектурних шаблонів тощо.

Прикладами застосунків є текстовий процесор, графічний редактор, електронні таблиці, оглядач, поштовий клієнт абомедіаплеєр. Іноді застосовується більш вільно для позначення будь-якої програми, включаючи користувацькі і системні. В інших контекстах може означати діловий офісний пакет, відділяючи тим самим такий тип програм від ігор та службових програм.

Пакети прикладних програм дають можливість користувачу реалізувати ті чи інші можливості обчислювальної системи. Наприклад, текстові редактори дають можливість створювати різного роду документи, а потім виводити їх на друк; електронні таблиці дозволяють ефективно проводити розрахунки, буду­вати графіки та діаграми; бази даних використовуються для накопичення, зберігання та пошуку потрібної інформації; системи автоматизованого проекту­вання дозволяють створювати нові технології та документацію до них.