14. Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів. Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит - це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування.

1. Державний герб.

2. Емблема організації,

3. Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Реквізити стосуються автора документа так званого адресанта.

1. Державний герб. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.

2. Емблема організації або підприємства - найчастіше використовується товарний знак (знак обслуговування). Наприклад, охорони здоров'я, торгово-промислова палата (чаша з крилами Меркурія), підприємства - постачальники (товарні знаки).

3. Зображення державних нагород (Московське торговельне об'єднання "Дитячій світ", Вінницький універмаг).

4. Код підприємства, установи або організації за класифікатором підприємства та організації - верхній правий кут

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації - нижче коду організації, верхній правий кут.

6. Назва вищої організації або засновника.

15. Заступникові начальника

ГУ МВС України у обл.

полковнику міліції

01.09.2006 № 23-12/214 Баранову Р.О

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідаю, що станом на 01.09.2006 на території області склалась негативна обстановка щодо розкриття злочинів проти особи.

Порівняно з аналогічним періодом 2005 року розкриття даного виду злочинів зменшилася з... до.., зокрема умисних вбивств — з... до.... Зменшення розкриття умисних вбивств становить ______%.

Начальник

підполковник міліції (підпис) Д.Л.Щербина

16. Прикметник - це самостійна частина мови, яка виражає постійну ознаку предмета в граматичних категоріях роду, числа та відмінка.

Ознака предмета, названа прикметником, може бути безпосередньою або вираженою через стосунок до інших предметів, осіб, явищ, дій, станів, кількості, обставинної ознаки.

Мовець може передавати своє особливе емоційне ставлення до якості предмета за допомогою специфічних суфіксів згрубілості та пестливості (-ЄЗН-, -елезн-, -УЩ-/-ЮЩ-, -еньк-, -есеньк-, -ісіньк- та ін.), напр.: довгий - довжелезний, синій - синенький, синесенький; тонкий - тоненький, тонюсінький.

Розрізняють два ступені порівняння - вищий та найвищий, кожен з яких має просту та складену форми вираження:

1. Проста форма вищого ступеня твориться від основи якісного прикметника за допомогою суфіксів -ш-, -іш-, вибір яких зумовлений законами милозвучності, пор.: дорогий - дорожчий, але теплий-тепліший. Від деяких прикметників вищий ступінь твориться за допомогою обох суфіксів, які є носіями різних семантичних відтінків, пор.: рідші випадки /рідкіша олія, товща дошка / товстіша людина, але варіантними є форми старший і старіший, тихший і тихіший.

2. Складена форма вищого ступеня твориться додаванням слів більш або менш до прикметника, напр.: більш (менш) дорогий, більш (менш) теплий, більш (менш) гарний

Займенник лише вказує на предмети, ознаки та кількість, але не називає їх. Займенники в мові вживаються часто для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба обов'язково узгоджувати з родом, числом, відмінком іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті.

За значенням займенники поділяються на дев'ять розрядів:

1) особові – указують на особи: я, ми (1-ша особа), ти, ви (2-га особа), він, вона, воно, вони (третя особа);

2) зворотний себе – указує на ту особу, яка виконує дію;

3) присвійні – указують на належність предмета 1-й особі: мій, наш; 2-й особі: твій, ваш; 3-й особі множини: їхній; особі, яка виконує дію – свій; на належність предмета 3-й особі однини указують особові займенники в родовому відмінку його, її;

4) вказівні – указують на предмет: цей, той (оцей, отой); на ознаку: такий (отакий); на кількість: стільки;

5) означальні – весь (ввесь, увесь), всякий (усякий), кожний, інший, сам, самий;

6) питальні – являють собою запитання до іменника: хто?, що?; до прикметника: який?, чий?; до числівника: скільки?, котрий?;

7) відносні – ті, що й питальні, але вживаються для приєднання підрядних речень до головних: Благословен же той, хто від грози не никне, і пісня, що летить до радісних небес (В. Сосюра);

8) неозначені – утворюються від питальних за допомогою часток аби-, де-, сь- (пишуться разом) та хтозна-, казна-, бозна-, будь-, небудь-, невідь- (пишуться через дефіс): абиякий, дехто, щось, хтозна-скільки, казна-яка, бозна-що, будь-хто, котрий-небудь, невідь-скільки та ін.;

9) заперечні – утворюються від питальних за допомогою частки ні- (пишуться разом): ніхто, ніщо, ніякий, нічий, ніскільки, нікотрий.

1. Займенник я вживається тільки в особових паперах і в деяких видах документів(автобіографії, дорученні, розписці, пояснювальній записці).

2. У розпорядчих документах займенник я обминається. Ці документи розпочинаються дієсловами у першій особі однини (Пропоную... Наказую...).

3. Займенник я в офіційно-діловому, науковому та публіцистичному стилі замінюється авторським ми. Також займенник ми вживається, коли є потреба пом'якшити категоричність висловленого (...ми дійшли таких висновків).

4. Займенники третьої особи (він, вона, воно, вони) в орудному відмінку мають -н- і вживаються без прийменника: задоволений ними, керувати нею.

5. Після прийменників, що вимагають давального відмінка (завдяки, всупереч, наперекір, назустріч, вслід, на противагу), займенники вживаються без -н-: завдяки їм, всупереч йому.

6. Займенники він, воно у місцевому відмінку мають варіант – на ньому, а не (на нім).

7. Слід уникати двозначності, що може виникнути при співвіднесоності займенників він, вона, вони з будь-яким із слів: Ми дуже вдячні за можливість ознайомитись з рекламою продукції вашої фірми. Вона (?) справила на нас приємне враження. Економіст Іваненко В. П. внесла пропозицію. Головуючий з нею (?) не погодився.

8. Вживаючи особові займенники, слід уникати їх нагромадження: Він збирається вступити до університету. Він давно вже вирішив стати економістом.

9. Займенник ми у переважній більшості документів, які пишуться від імені установи, підприємства, організації – пропускається. Наприклад, ділові листи часто починаються словами у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо...). Паралельно вживається форма третьої особи однини (Дирекція просить... Управління повідомляє...).

10. Займенник Ви вживається в усному й писемному мовленні для підкреслення поваги, пошани, ввічливості. У документах пишеться з великої літери (заявах, запрошеннях, службових листах).

11. Для показу суворого об'єктивного викладу, катагоричної вимоги, займенник Ви опускається: Надсилаємо Вам для ознайомлення – надсилаємо для ознайомлення.

12. Для пом'якшення категоричності вимоги, використання займенника Ви є доречним: пропоную з'явитися – пропоную Вам з'явитися.

13. Дійова особа в реченні, виражена особовим займенником, повинна стояти у називному відмінку, а не в орудному: мною запроваджено – я запровадив, нами запропоновано – ми запропонували, вами доведено – ви довели.

14. Не слід використовувати особові займенники в присутності тих, про кого йде мова.

17. Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1.

Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.

Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа; 18-резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

18. Ректору Українського католицького

університету

проф. Б.І. Гудзяку

Листяка Олександра Володимировича

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання філософсько-

богословського факультету. У 2002 році закінчив 11 класів СШ № 39 м.Львова.

Додаток:

1) атестат про загальну освіту (копія або оригінал) на 2арк. в 1пр.;

2) автобіографія.на 1арк. в 1пр.;

3) медична довідка (форма 086 — У) на 1арк. в 1пр.;

4) довідка з місця роботи на 1арк. в 1пр.;

5) довідка з місця проживання на 2арк. в 1пр.;

6) чотири фотокартки.

10.07.03 р. Підпис

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім`я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду та місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово заява з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

19. Cлужбове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним - це ціле мистецтво і, деколи, нелегка праця. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв'язки різних служб, встановити міцні зв'язки із споживачами.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

20. Літерат́урна мóва — це оброблена, унормована форма національної мови, як в писемному так і в усному різновидах, що обслуговує культурне життя народу та всі сфери його суспільної діяльності: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту й побут людей. Вона характеризується унормованістю, уніфікованістю, стандартністю, високою граматичною організацією, стилістичною диференціацією.

Писемна форма літературної мови функціонує в галузі державної, політичної, господарської, наукової і культурної діяльності.

Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє спілкування людей, побутові й виробничі потреби суспільства.

Сучасна українська літературна мова сформувалась на основі середньонаддніпрянського говору південно-східного наріччя на основі діалектів сучасної Полтавщини та Південної Київщини, ввібравши в себе деякі діалектні риси інших наріч. Зачинателем нової української літературної мови був І. П. Котляревський — автор перших великих художніх творів українською мовою(«Енеїда», «Наталка Полтавка», «Москаль-чарівник»). Основоположником сучасної української літературної мови вважається Т. Г. Шевченко. Традиції Шевченка в розвитку української літературної мови провадили далі у своїй творчості І. Я. Франко, Леся Українка, Панас Мирний, М. М. Коцюбинський та інші письменники.

Зміст поняття «Літературна мова» змінюється у процесі історичного розвитку. Літературна мова постійно розвивається і збагачується.

21.----------

22. Книжна лексика характерна для стилів, які функціонують здебільшого в письмовій формі, це — діловий, науковий, художній і публіцистичний. Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття й уживаються в широкому значенні. Наприклад: асигнація, прогрес, історія, економіка, політика, експеримент, демократизм, форум, характеристика, абітурієнт тощо.

Значне місце відведено й словам з абстрактним значенням на -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: функціонування, примирення, товариство, сумісництво та ін.

Серед книжних слів є чимало таких, що характеризуються незначним відтінком книжності. Це дієслова на -увага, -ювати {панувати, утримувати, заповнювати, призначувати та ін.); віддієслівні іменники на -ння, -ття {спостереження, посвідчення, вибуття); дієприкметники {виконуючий, призначений, накреслений). У документах різного типу особливу увагу слід звертати на урочисті книжні слова, бо саме їх вживання у даній сфері спричиняє чимало недоречностей. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

Слід бути обережними й уважними під час використання у діловому мовленні іншомовних слів. Якщо іншомовні слова можна замінити відповідними українськими, то їх вживання —недоречне. Якщо ж іншомовні слова ввійшли до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді їх можна використовувати в окремій ділових паперах, що стосуються питань угоди чи міжнародних проблем. Це лексика з фінансової сфери обслуговування: банк, фінанси, бюджет, факсиміле, авізо, кредит, дебет; поштово-телеграфного зв'язку: телеграф, телефон, бандероль, телеграма, бланк, шифр, номер, серія тощо.

Аби правильно вживати іншомовні слова, варто дотримуватися таких рекомендацій:

а) не ставити у текст іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові;

б) вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках;

в) не слід користуватися в одному і тому ж документі іншомовним словом і його українським відповідником на позначення того самого поняття. Бажано користуватися в таких випадках національною мовою, що значною мірою полегшить ведення справочинства.

Подаємо ряд слів іншомовного походження, що часто вживаються у діловому мовленні і, на жаль, не завжди доречно. Зверніть увагу на їх українські відповідники:

анархія — безладдя, безвладдя

апелювати — звертатися

аргумент — підстава, доказ

брокер — посередник

валюта — грошова одиниця в країні

генеральний — загальний, головний

дебати — обговорення

дефект — недолік, вада, ґандж

домінувати — переважати

екстраординарний — особливий

конвенція — угода, договір

координувати — погоджувати

лімітувати — обмежувати

прерогатива — перевага

пріоритет — першість

реєструвати — записувати

репродукувати — відтворювати

симптом — ознака

фіксувати — записувати

цейтнот — нестача часу

шеф — голова, керівник

23. Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

• Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

• Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

• Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.