4. Документы по учету кадров и рабочего времени

В обязанности кадрового работника входит ведение документов:

- по учету кадров;

- по учету рабочего времени.

Унифицированные формы таких первичных учетных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. К документам по учету кадров относятся формы:

- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

- N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

- N Т-2 "Личная карточка работника";

- N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

- N Т-3 "Штатное расписание";

- N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

- N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

- N Т-7 "График отпусков";

- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

- N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";

- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

- N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Унифицированные формы по учету рабочего времени:

- N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда";

- N Т-13 "Табель учета рабочего времени".

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство вменяет работодателям обязанность по изданию приказов, при этом перечня возможных приказов нет. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы отдельных приказов. В ситуации, когда унифицированная форма отсутствует, организации необходимо составить приказ в произвольной форме. Но он должен содержать реквизиты, имеющиеся в унифицированной форме.

Обратите внимание! Приказы по основной (профильной) деятельности подлежат постоянному хранению, а приказы по личному составу - 75 лет.

Помимо этого Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы для расчетов персоналом по оплате труда:

- N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

- N Т-51 "Расчетная ведомость";

- N Т-53 "Платежная ведомость";

- N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей";

- N Т-54 "Лицевой счет";

- N Т-54а "Лицевой счет (свт)";

- N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";

- N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

- N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Данные документы, как правило, ведет бухгалтерия организации. Кадровые работники эти документы не заполняют.

4.1. Личная карточка

О заполнении личной карточки при приеме на работу см. разд. 1.20 книги.

4.1.1. Заполнение личной карточки при увольнении

Как уже было сказано, при увольнении работник ставит свою подпись в трудовой книжке. Помимо этого при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил N 225). В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил N 225).

4.1.2. Ознакомление работника с вносимыми записями

и ведение личной карточки

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить работника - владельца трудовой книжки. Работник должен расписаться в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (см. образец).

Образец

Страница 3 формы N Т-2

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Дата	Структурное подразделение	Должность (специаль- ность, про- фессия), разряд, класс (кате- гория) ква- лификации	Тарифная ставка (оклад), надбав- ка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
02.02.2011	Бухгалтерия	Бухгалтер	20 000,00	Приказ N 39 от 02.02.2011	Иванова
10.08.2012	Финансовый отдел	Заместитель финансового директора	35 000,00	Приказ N 23 от 10.08.2012	Иванова