Порядок доступа к архивным фондам и использованию архивных документов

Пользователи архивных документов имеют право доступа к ним для получения и использования содержащейся в них информации. Опубликование, оглашение и иное использование архивных документов, если доступ к ним не ограничен законодательством или их собственником, осуществляются с указанием ссылки на место хранения документов.

Порядок от 24.05.2012 № 133 – «Об утверждении Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь».

Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ научных учреждений, учреждений образования и иных учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют письма направивших их организаций.

В заявлениях или письмах указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.

. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива на необходимый пользователю срок, но не более 1 года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем архива.

Описи и другие архивные справочники выдаются пользователю на срок до 5 дней, особо ценные документы - до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководителя архива - на 1 день, дела, микрокопии, печатные издания - на 1 месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов и других материалов согласуется с работниками читальных залов (кроме уникальных и особо ценных документов), а продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководителями архивов. В отдельных случаях оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководителями архивов.

В случае непосещения читального зала пользователем в течение двух недель подготовленные для него документы возвращаются в хранилище.

Если тема меняется – новое заявление.

Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства архива на основании письменного заказа пользователя. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

Копирование фондов, коллекций – с согласия Департамента

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть причинен вред их физическому состоянию, а также документов, имеющих изначально плохое физическое состояние.

Вопрос о копировании уникальных, особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается в каждом конкретном случае руководителем архива.

Доступ к негосударственной – с согласия собственника.

Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:

• повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;

• может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае вместо оригинала выдается копия архивного документа);

• нарушает права и законные интересы граждан;

• повлечет иное нарушение законодательства.

Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов. Порядок доступа к документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

См. ПСМ № 132

Срки ограничения доступа к докмента в частных архивах, потсуавющих в госаривы могут быть обцсловлены гражданами, передававшими их, но не должны превышать 75 лет с момента передачи.

Решение об ограничении доступа принимает руководитель архива о чем осообщается гражданам в 7-дневный срок со дня получения запроса.

Решение об ограничении может быть обжаловано в судебном порядке.

Общее правило пользования архивными документами: безвозмездно. О есть целый ряд услуг на платной основе: копирование, подбор, сохраность.