14.Документы, их классификация, обработка и хранение

Одной из основных стадий метода бухгалтерского учёта является первая стадия – стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учёт происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учёта под воздействием хозяйственных процессов путём отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учёта. Для этого в бухгалтерском учёте применяются два особых приёма – документация и инвентаризация.

Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведении о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Документы как письменное свидетельство совершённых хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учёте приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров. Бухгалтерским документом следует считать любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учёта, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершение хозяйственных операций и право на их совершение.

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, машинные носители: магнитные ленты, диски и др. Документы на бумажных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

- возможность визуального просмотра;

- возможность получения бумажных копий;

- соответствие типовым формам документов, возможность их длительно хранения;

- идентификация (отождествление) личностей участников выполненной хозяйственной операции;

- ограничение доступа к информации.

Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в Положении о документах и документообороте. Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически. Каждый документ имеет реквизиты, основное значение которых – индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.

К основным реквизитам относятся:

• номер и название документа;

• дата составления документа (число, месяц, год);

• название организации;

• содержание хозяйственной операции;

• стоимостные и натуральные измерения;

• подписи уполномоченных лиц:

а) дающие указание на совершение хозяйственной операции;

б) проверяющих правильность совершения хозяйственной операции;

в) совершающих хозяйственные операции;

• наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операциях или сделках (фирма, юридическое лицо).

Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:

• служит средством обоснования учетных записей;

• имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью;

• выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их;

• правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств;

• выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы.

В целях правильной организации учёта и рационального использования первичной документации необходимо знать её основные виды, назначения, характер документируемых операций, объём отражаемой информации, место составления документа, количество отражаемых объектов в документе и другие классификационные признаки.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

• распорядительные;

• исполнительные (или оправдательные);

• бухгалтерского оформления;

• комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность – на получение материальных ценностей; банковский чек – на получение денег со счёта в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др.

В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит записи по счетам бухгалтерского учёта не производятся.

Исполнительные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учётной информации (ТТН, приходные и распорядительные кассовые ордера, акты, товарные отчёты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учёте хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчёт амортизации основных средств, расчёт амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или трёх типов операций. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое исполнение работы; в расчетно-платежной ведомости содержатся расчёты по начислению заработной платы, по всем видам удержаний, распоряжение директора о выдаче заработной платы и подписи лиц, получивших заработную плату.

По характеру документируемых операций различают документы:

• денежные (приходные и распорядительные кассовые ордера и др.);

• материальные (накладные, товарные отчёты и др.);

• расчётные (платёжные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (ТТН, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения ( в кассовом отчёте записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определённой периодичностью.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций ( накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчётного счета и др.).

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (однострочные) предназначены для учёта одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.).

Многопозиционные (многострочные) служат для учёта многих позиций (расчётно-платёжная ведомость на заработную плату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы должны быть всесторонне проверены с трех позиций:

• внешняя проверка включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений;

• проверка законности хозяйственных операций , т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

• арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчёт скидок, подсчёт стогов).

Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировка— это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель;

• группировка— это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира;

• контировка(проставление корреспонденции счетов)— это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут про­ставляться и в сводных регистрах (ведомостях).От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правиль­ное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.

15\16.Учетные регистры их классификация. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах.

В целях получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать, т.е. записать в определенной последовательности. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должную обозримость в них данных.

Регистры бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях информации по формам, разработанным организациями.

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Регистр бухгалтерского учета на бумажном или машинном носителе информации должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.

В практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Следовательно, учетные регистры являются средством используемым для отражения в них записей на счетах. Т.е. данные бухгалтерских счетов находят отражение в учетных регистрах синтетического и аналитического учета. (Главная книга и журналы ордера). Отсюда, учетные регистры должны отвечать требованиям принципа строения и системы счетов и двойной записи в них.

Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Множественность учетных регистров предопределяет их различное строение и назначение. Все учетные регистры целесообразно разделить на группы по следующим признакам:

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: -бухгалтерские книги; -карточки; -свободные листы. Книги ( журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».

При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год. Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре. Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета. По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей.Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры-это такие регистры, в которых документы записываются в последовательности по времени их составления (по датам). Например, кассовая книга, журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры-это регистры для учета однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций с помощью счетов и двойной записи. Например, Главная книга, журналы-ордера.

Если в регистрах хозяйственные операции отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам, то такие регистры называются комбинированными.

По принципу унификации регистры бывают: типовые, используемые для организации различных отраслей народного хозяйства, и отраслевые, используемые для организации определенной отрасли.

По времени ведения регистры бывают годовые (Главная книга), поквартальные и помесячные (журналы-ордера). Записи в учетных регистрах ведутся вручную и с помощью ЭВМ.

Все ошибки, возникающие в бухгал­терском учете, подразделяются по следующим признакам:

По умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла.

По причинам возникновения (утомление, небрежность,неисправность техники).

По последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. лая ошибка влечет за собой последующие(например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сум­ме, то она автоматически может быть повторена в журналах- ордерах и Главной книге).Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные,искажают дан­ные бухгалтерского учета.

По значимости (значимые и незначимые). Значимые ошиб­ки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения,

По месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспон­денции счетов).