36. Разработка бд в приложении субд Access. Отчеты, назначение, основные разделы. Технология создания простых и составных отчетов.

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В отличие от форм, отчеты не позволяют вводить данные.

Можно выделить следующие виды отчетов:

- простой отчет;

- отчет с группированием данных;

- отчет для таблиц, связанных отношением главный-подчиненный;

- составной отчет.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке, перечисленном ниже:

1. Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

2. Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

3. Заголовок группы печатается в начале каждой новой группы записей и может содержать имя группы и другие сведения, применимые ко всей группе целиком.

4. Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

5. Примечание группы печатается в конце группы записей и обычно содержит результаты групповых вычислений.

6. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

7. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

При формировании отчета для печати или предварительного просмотра Access начинает печать с заголовка отчета и верхнего колонтитула. Затем до конца страницы печатается область данных, после которой Access помещает нижний колонтитул, разделитель страниц и верхний колонтитул следующей страницы. Каждая страница содержит верхний колонтитул, столько областей данных, сколько помещается на странице, и нижний колонтитул. На последнюю страницу отчета, перед нижним колонтитулом, помещается область примечаний отчета.

Элементы управления, используемые отчетах

Элементы управления определяют как будет выглядеть отчет.

- Подпись добавляет текстовые данные, которые не меняются при переходе от одной записи к другой. Подписи можно использовать для добавления фиксированной информации (например, название компании, отдела) или как пояснение к отображаемым данным.

- Поле используется для ввода или отображения текста, который меняется при переходе от одной записи к другой. Этот тип элементов управления обычно используется для отображения и ввода данных.

37. Разработка бд в приложении субд Access. Отчеты, назначение, основные разделы. Вычисляемые поля в отчетах.

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В отличие от форм, отчеты не позволяют вводить данные.

Можно выделить следующие виды отчетов:

- простой отчет;

- отчет с группированием данных;

- отчет для таблиц, связанных отношением главный-подчиненный;

- составной отчет.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке, перечисленном ниже:

1. Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

2. Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

3. Заголовок группы печатается в начале каждой новой группы записей и может содержать имя группы и другие сведения, применимые ко всей группе целиком.

4. Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

5. Примечание группы печатается в конце группы записей и обычно содержит результаты групповых вычислений.

6. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

7. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

При формировании отчета для печати или предварительного просмотра Access начинает печать с заголовка отчета и верхнего колонтитула. Затем до конца страницы печатается область данных, после которой Access помещает нижний колонтитул, разделитель страниц и верхний колонтитул следующей страницы. Каждая страница содержит верхний колонтитул, столько областей данных, сколько помещается на странице, и нижний колонтитул. На последнюю страницу отчета, перед нижним колонтитулом, помещается область примечаний отчета.

Элементы управления, используемые отчетах

Элементы управления определяют как будет выглядеть отчет.

- Подпись добавляет текстовые данные, которые не меняются при переходе от одной записи к другой. Подписи можно использовать для добавления фиксированной информации (например, название компании, отдела) или как пояснение к отображаемым данным.

- Поле используется для ввода или отображения текста, который меняется при переходе от одной записи к другой. Этот тип элементов управления обычно используется для отображения и ввода данных.

Вычисляемые поля в отчетах

Вычисляемые поля используются в отчетах для объединения данных, либо для проведения дополнительных расчетов по отчету.

В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

Имя вычисляемого элемента управления, заданное в свойстве Имя (Name), должно быть уникальным. Нельзя использовать имя одного из элементов управления, использованных в выражении.

Если в выражении используются арифметические операторы (+, -, *, /), и один из элементов управления выражения имеет значение Null, результатом всего выражения будет значение Null.

Если некоторые записи в одном из элементов управления, используемых в выражении, могут иметь значения Null, эти значения следует преобразовать в нулевые с помощью функции Nz; например:

=Nz([Стипендия])+Nz([Социальная выплата])