1.5 Инфраструктура коммерции

В ООО «Пифагор» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «Пифагор» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Пифагор».

Приказы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства ООО «Пифагор».

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Пифагор», адресатам, на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы ООО «Пифагор».

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ООО «Пифагор». Положение об ООО «Пифагор» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции ООО «Пифагор», «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в ООО «Пифагор», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку ООО «Пифагор» оснащено компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Microsoft Word

Более совершенные текстовые редакторы, имеющие, помимо перечисленных возможностей средства форматирования текста и документа, называют Текстовыми процессорами, а мощные пакеты программ, предназначенные для верстки сложных изданий, настольными издательскими системами.

Сформулируем основные возможности текстовых редакторов:

-ввод текста;

-редактирование текста;

-вывод текста на печать;

-форматирование текста;

-сохранение текстового файла;

-поиск и замена символов.

Microsoft Excel

Электронные таблицы позволяют обрабатывать любой объем данных: от огромных столбцов до одного числа, выполнять серьезные расчеты с помощью формул и с добавлением функций, вставлять и обрабатывать диаграммы и графики, отображать данные на карте, находить, систематизировать и упорядочивать данные, а также использовать способы форматирования: добавлять рамки, выбирать шрифты, заливки и т.д.

Microsoft Access

Базы данных Access

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Предположим, например, что телефоны поставщиков сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов поставщиков, в картотеке сведений о товарах и в электронной таблице, содержащей сведения о заказах. Если телефон поставщика изменился, придется обновить эти данные в трех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте — телефон поставщика будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.

Также ООО «Пифагор» используются такие специальные программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Пифагор» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «Пифагор».

Движение документов в ООО «Пифагор» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Пифагор» состоит из следующих этапов:

- приема и первичной обработки;

- предварительного рассмотрения и распределения;

- регистрации документов;

- направления на исполнение и исполнения документов;

- оформления и удостоверения документов;

- отправки.

На каждом этапе ООО «Пифагор» выполняет типовые операции по работе с документами.

Прием и отправка документов в ООО «Пифагор» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа.

Контроль исполнения в ООО «Пифагор» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

В ООО «Пифагор» используются следующие виды документов:

Договор купли продажи - это договор, по которому одна из сторон (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Данный вид договора получил широкое применение в торговле, как наиболее соответствующий сути отношений между продавцом и покупателем, которыми могут быть юридические или физические лица (индивидуальные предприниматели).

В договоре стороны оговаривают количество, ассортимент, качество поставляемых товаров. Обязанности продавца и покупателя. Покупатель обязан оплатить непосредственно до или после передачи ему продавцом товара. Договором могут быть определены иные сроки оплаты:

Оплата товара полностью. В случаях, когда покупатель не исполняет свои обязательства или своевременно не оплачивает товар продавец в праве потребовать оплаты товара и уплаты процентов или возврата товара.

Предварительная оплата. В случае не оплаты товара поставщик может не поставлять товар.

Оплата при продаже товара в кредит. При поставке товара в кредит стороны могут согласовать оплату товара в рассрочку. Если покупатель в срок не производит очередной платеж, то поставщик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возврата товара.

В договоре также определяется порядок поставки товара.

Договор поставки - это договор, по которому поставщик или продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в указанный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием. Этот договор, как правило, заключается между производителями и посредниками или производителями и предприятиями розничной торговли.

Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям - это разновидность договора поставки. Отличается регулярностью поставок.

Товарообменные сделки - особая форма договорных отношений предприятий. Обусловлено это, прежде всего:

необходимостью в расширении ассортимента;

расширение рынка сбыта;

неудовлетворительное выполнение денежной системой своих функций.

Предприятия оптовой торговли в силу своей специфики заключают сделки, предметом которых являются именно товары.

Предметом договора мены является обмен одного товара на другой, причем, обмениваемые товары могут быть как равноценными, так и не равноценными. При неравноценном обмене одна из сторон оплачивает разницу до или после обязанности поставить товар.

Договор комиссии (лат. Comissio) - договор, согласно которому одна его сторона - комиссионер - берёт на себя обязательство перед другой стороной - комитентом - за вознаграждение заключить с третьим лицом или лицами одну или несколько сделок в интересах и за счёт комитента, но от своего, комиссионера, имени.

Договор комиссии является самостоятельным видом договора.

По сделке, совершенной комиссионером с третьим лицом, приобретает права и становится обязанным комиссионер, хотя бы комитент и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по исполнению сделки.

Договор комиссии может быть заключен на определенный срок или без указания срока его действия, с указанием или без указания территории его исполнения, с обязательством комитента не предоставлять третьим лицам право совершать в его интересах и за его счет сделки, совершение которых поручено комиссионеру, или без такого обязательства, с условиями или без условий относительно ассортимента товаров, являющихся предметом комиссии.

Комиссионер имеет право возмещения всех своих затрат, понесённых при исполнении им обязанностей как комиссионера, ещё и получить за исполнение им его обязанностей комиссионное вознаграждение.

Комиссионер не несёт обязанностей перед комитентом за исполнение третьим лицом обязательств такого третьего лица по заключённым комиссионером в интересах комитента сделкам. Однако комиссионер и комитент могут в договоре комиссии обусловить наличие делькредере.

Услуги комиссионера, которые он оказывает комитенту, исполняя свои обязательства, часто называются «комиссионными услугами».

Накладная - документ, используемый при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому.

В зависимости от способа, формы и вида передачи товарно-материальных ценностей различают следующие разновидности накладных:

Товарная накладная - документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, росписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.

Транспортная накладная - документ, предназначенный для перевозки грузов. Регулирует отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. Данный документ подтверждает оформление договора перевозки груза. Транспортная накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза. Документ выдаётся грузоотправителю, перевозчику и в зависимости от правил перевозки передаётся грузополучателю вместе с грузом в пункте его назначения. Транспортная накладная содержит данные, относящиеся к перевозимому грузу (наименование груза, число мест, вес, маркировка, время приёма груза к перевозке и прибытия его в пункт назначения и др.). Транспортная накладная имеет большое значение для доказательства факта заключения договора перевозки, его условий. Транспортная накладная обязательна при предъявлении претензий и исков к перевозчику, грузоотправителю или грузополучателю по поводу возможных требований и претензий (недостача груза, порча (разрушение) или повреждение груза, задержка доставки, задержка выдачи и др.).

Подготовка специальных и текущих докладов на фирме не практикуется в связи с тем, что штат сотрудников мал и находится практически в одном офисе (за исключением заведующего складом, грузчиков и водителя), что позволяет все острые моменты выяснять и принимать экстренные решения, не подготавливая докладов.

Счёт-фактура - документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

В зависимости от законодательства конкретного государства счет-фактура может выполнять различные функции. Например, в странах Евросоюза счёт-фактура используется для подтверждения уплаты налога на добавленную стоимость (далее НДС) и акцизов.

В России счет-фактура применяется только для налогового учета НДС. Назначение счета-фактуры и его реквизиты законодательно закреплены в Налоговом Кодексе РФ.

Счёт-фактура - налоговый документ, строго установленного образца, оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с Налоговым Кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету. Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. На основании полученных счетов-фактур налогоплательщиком НДС формируется «Книга покупок», а на основании выданных счетов-фактур - «Книга продаж».

Кассовый чек - документ, который печатает на специальной ленте кассовая машина.

Кассовый чек - фискальный документ, то есть имеющий отношение к уплате налогов в Российской Федерации, а так же других странах СНГ. Внешне кассовый чек (КЧ) - это полоска бумажной ленты прямоугольной формы. Кассовый чек является документальным подтверждением договора купли-продажи. Его наличие является одним из условий для возврата, обмена купленного товара. В настоящее время ст.25 п.1 ФЗ «О защите прав потребителей» говорит о том, что возврат товара возможен при наличии свидетеля. Однако, на практике, чек все же лучше сохранять.

На КЧ имеются следующие реквизиты:

Приветствие

Организационно-правовая форма и наименование продавца

ИНН продавца

Номер ККМ

Номер КЧ по порядку

Перечень товаров, купленных покупателем

Итоговая сумма

Иногда в КЧ указывается размер скидки, накопительные бонусы и т. д.

Большей частью в современных ККМ для печатания КЧ используется термобумага

Безналичные расчеты - это расчеты (платежи), осуществляемые без использования наличных денег, посредством перечисления денежных средств по счетам в кредитных учреждениях и зачетов взаимных требований. Безналичные расчеты имеют важное экономическое значение в ускорении оборачиваемости средств, сокращении наличных денег, необходимых для обращения, снижении издержек обращения; организация денежных расчетов с использованием безналичных денег гораздо предпочтительнее платежей наличными деньгами. Широкому применению безналичных расчетов способствует разветвленная сеть банков, а также заинтересованность государства в их развитии, как по вышеотмеченной причине, так и с целью изучения и регулирования макроэкономических процессов.

Платёжное поручение (англ. Payment order) - это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. Английский термин имеет мало общего со сложившейся российской практикой. Одной из разновидностей платёжного поручения является Money order, о котором идёт речь в английском разделе.

Расчёты с помощью платёжных поручений являются самой распространённой формой безналичных расчетов, как в России, так и в целом мире.

Платёжные поручения могут быть в бумажном и электронном виде (например, в системе клиент-банк).

В соответствии с п.2.6 Положения ЦБР «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в РФ», на основании заявления физического лица может быть сформировано заявление на периодическое перечисление денежных средств. Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр предназначен плательщику, 2-й - банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя. Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на нем. Общие положения о расчетах платежными поручениями определены ст. 863 ГК РФ. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Платежными поручениями может производиться перечисление денежных средств:

- за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для предварительной оплаты товаров, работ, услуг, или для осуществления периодических платежей;

- в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

- в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;

- в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Общий срок осуществления безналичных расчетов не должен превышать:

- два операционных дня в пределах территории субъекта Федерации;

- пять операционных дней в пределах территории РФ.

Платежное поручение составляется на бланке - форма 0401060.

После проверки банковским работником правильности заполнения и оформления платежных поручений на всех экземплярах (кроме последнего), принятых к исполнению платежных поручений, в поле «Поступление в банк плат.» ответственный исполнитель банка проставляет дату поступления в банк платежного поручения.

Крайние случи в деятельности организации, но которые тоже могут быть это платёжное требование - это расчётный документ, содержащий требование кредитора (поставщика) к должнику (плательщику) об уплате определённой денежной суммы через банк.

Наибольшее распространение платёжные требования получили при командно-административной экономике.

Для расчетов по платежному требованию необходим акцепт плательщика. Однако в определённых случаях (если это оговорено в договоре плательщика и получателя или если такой случай оговорён в законодательстве) возможно проведение расчётов без акцепта.

В нашей стране отдельного торгового кодекса не было никогда. Вопросы торгового оборота регулировались различными законодательными актами. Достаточно детально отдельные аспекты торговых отношений были разработаны в Соборном уложении 1649 г. — выдающемся правовом памятнике средневековья. В 1653 г. был принят Торговый устав, установивший, в частности, единую торговую пошлину с продаж. В 1667 г. издается Новоторговый устав, регулировавший также внешний торговый оборот. Принимались другие законодательные акты о торговле.

В современной России торговое право вновь начало развиваться. В последний период оформляется его отраслевая специализация. Эта специализация закреплена, она постепенно проводится в законопроектной работе. Так, указом Президента РФ от 16.12.93 № 2171 утвержден общеправовой классификатор отраслей законодательства. Этот классификатор обновлен, новая редакция (06.01.97) официально опубликована. В классификаторе наряду с гражданским выделено законодательство о торговле. Раздел торгового законодательства разбит на ряд подразделов, которые обозначены в самом общем виде и крайне нечетко.

С учетом сказанного можно определить соотношение торгового и гражданского законодательства, торгового и гражданского права. Как уже говорилось, торговый оборот — один из участков имущественных отношений, в основном рёгулируемых гражданским законом. Поэтому торговое законодательство образует специальную часть, отдел гражданского законодательства. Итак, торговое законодательство — это относительно обособленная от гражданского законодательства совокупность правовых норм, регулирующих торговую деятельность.

Отсюда для нас проистекают два важных следствия[3,c. 329]:

1. Поскольку торговое право решает отдельные, специальные вопросы имущественных отношений, являясь частью гражданского права, было бы совершенно не правильно говорить о дуализме, двойственности гражданского и торгового права.

2. Торговое законодательство должно пониматься как специальная часть гражданского законодательства, а торговое право как подотрасль гражданского законодательства, подобно жилищному или транспортному, которые регулируются специальными кодексами, но никакого дуализма с гражданским кодексом не создают.

Общие положения гражданского законодательства распространяются на отношения торгового оборота. Та ковы правила о юридических лицах, праве собственности, способах защиты, ответственности и др. Нет необходимости повторять их в торговом законодательстве; чтобы не создавать удвоение в регулировании.

Торговое законодательство разрабатывается для закрепления специфики торговой деятельности, отражения ее особенностей. В случаях когда какой-то вопрос в торговом законе урегулирован иначе, чем в гражданском, то торговле применяются нормы торгового законодательства.

Важно понимать не только взаимоположение, во и взаимовлияние торгового и гражданского права. Гражданское право своим происхождением и развитием обязано в первую очередь торговле. Потребности регулирования товарных рыночных отношений оказывают определяющее влияние на развитие гражданского права, основных его институтов. К. Маркс характеризовал римское частное право как отличающееся непревзойденной по точности разработкой всех существенных правовых отношений простых товаровладельцев. По выражению известного английского ученого-юриста В. Ансона, «договорное право является детищем торговли»[4,c.165]. Это означает, что главное регулирующее средство гражданского права — договор — возникло в сформировалось под воздействием потребностей торгового оборота.

Различными являются скорости развития собственно гражданского законодательства и такой его значимой части, как торговое законодательство. Торговое законодательство всегда действовало в качестве лидера гражданского, причем с развитием мировой торговли эта лидирующая роль возрастает.

За счет каких факторов создается неравномерность развития торговой и других частей гражданского законодательства? Она возникает в результате более высокой динамики развития торговли внутри имущественного оборота в целом. Торговля требует непрерывного расширения рынка и увеличения продаж, поэтому она всегда стремится к движению вперед, постоянному изменению регулирующих ее правил.

Понимание этих обстоятельств очень важно для правильного решения вопроса о кодификации торгового законодательства. Издавать ли отдельный торговый кодекс или урегулировать вопросы торгового права внутри Гражданского кодекса — это вопрос законодательной Техники. Однако разная интенсивность развития требует более частых изменений норм по вопросам торговли, тогда как общий консерватизм гражданского законодательства и сложность изменений Гражданского кодекса затрудняют это. Кроме того, в силу ограниченности объемов гражданские кодексы не позволяют с необходимой полнотой и детальностью урегулировать торговую деятельность. Все это негативно сказывается на практике торговых отношений.

Анализ российского законодательства о торговой деятельности свидетельствует о его ненормальном состоянии. Во многом не закончено формирование самой законодательной основы товарного обращения. Имеющиеся нормативные акты носят разрозненный характер, содержат противоречия. Отсутствует единая направленность нормативных установлений четкая и обоснованная система регулирования рыночных отношений. Недостаточность законодательной базы влечет массовое издание ведомственных актов.

Настоятельно необходимо разработать унифицированный закон — Торговый кодекс России. Каким должен быть Торговый кодекс в нынешней ситуации? Очевидно, что он не может просто копировать законодательство западных стран. Исходя из конкретной экономической и правовой ситуации в стране, Торговый кодекс должен служить формированию российского товарного рынка, созданию его структуры, налаживанию торгово-хозяйственных связей и их развитию.

В настоящее время подготовлена примерная концепция и структура Торгового кодекса России. В качестве одного из разделов гражданского законодательства Кодекс не может строиться по пандектному принципу, т. е. не может делиться на общую и специальную части. В нем намечается выделить три части.

Как они могут выглядеть? В первой части предполагается закрепить специфику участников торгового оборота. Прежде всего, определить порядок образования, особенности построения и имущественного положения специальных субъектов торговли: посреднических фирм, сбытовых сетей, товарных бирж, оптовых ярмарок и др.

Подчеркнем, что речь идет о регулировании особенностей, а совсем не о повторении норм ГК РФ о видах юридических лиц.

Во второй части предполагается урегулировать особенности заключения и исполнения договоров торгового оборота. Анализ показывает, что можно безболезненно изъять из ГК РФ и сконцентрировать в Торговом кодексе нормы о договорах, в которых никогда не участвуют граждане, а только организации. Это договоры оптовой купли-продажи, поставки, закупок для государственных нужд, контрактации. Названные договоры формируют содержание торгового оборота и сами составляют обязательственное ядро Торгового кодекса. Перенос их из Гражданского в Торговый кодекс позволил бы гораздо полнее и четче урегулировать эти обязательства.

Здесь же должны найти регулирование ряд важных видов договоров, которые сейчас не упоминаются в ГК РФ, хотя играют значимую роль в организации рыночных отношений. Таковы, прежде всего, договоры на проведение маркетинговых исследований, на оказание рекламно-распространительских услуг, на предоставление коммерческой информации, на исключительную продажу товаров, дистрибьюторские контракты и другие.

В третьей части намечается урегулировать основные послеторговые отношения, которые пока вообще не регламентируются законом, что создает серьезные затруднения. Речь идет о порядке приемки товаров по количеству, об экспертизе качества, о возврате многооборотной тары и о других важных вопросах.

Пока трудно сказать, удастся ли и в какой степени удастся реализовать эти идеи. Чтобы преодолеть нынешний кризис, надо наладить устойчивые торгово-хозяйственные связи между отечественными производителями и потребителями. Это невозможно без разработки вслед за Гражданским, которого явно недостаточно, так же и Торгового кодекса. Опыт передовых держав убеждает в этом. Отставание России коренится в отсутствии развитого товарного рынка, а этот рынок невозможно создать без правовой и иной поддержки государства, без установления четких законодательных правил.

Закон в приложении о торговле.