Організація застосування автоматизованих систем обліку виробництва та реалізації продукції ресторанного господарства

Успішна робота ресторану, кафе, бару багато в чому залежить від використання сучасних контрольно-касових машин.

На підприємствах ресторанного господарства касові машини виконують фіскальні функції, будучи основним інструментом для розрахунків зі споживачами, а для податкових органів — по­казником контролю за дотриманням правильності сплати подат­ків підприємством.

Українське законодавство передбачає використання машин, включених до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій. Придбана касова машина обов'язково ставиться на облік і обслуговування в Центрі технічного обслуговування (ЦТО). Для подальшого контролю на касову машину наклеюється голограма.

За існуючою класифікацією контрольно-касові машини, які використовуються в ресторанах, поділяють на три групи:

• пасивні;

• фіскальні реєстратори;

• активні.

Пасивні касові машини дозволяють здійснювати вартісний облік продажів і пробивати чеки.

Касові машини цієї групи прості в експлуатації і використо­вуються на невеликих підприємствах.

До пасивних машин належать також автономні (поргативні) каси, які працюють без підключення до електромережі, що до­зволяє використовувати їх поза рестораном (у місцях масового відпочинку, роздрібна мережа та ін.).

В умовах автоматизації виробничої і торговельної діяльності великих ресторанів доцільно використовувати комп'ютерно-касову мережу (ККМ), що об'єднує комп'ютер і касові машини.

Керівнику ресторану для прийняття правильного управлінсько­го рішення необхідно мати оперативну інформацію про наступне:

• рух сировини і товарів на складі;

• надходження напівфабрикатів;

• розрахунки з постачальниками;

• випуск продукції в цехах та її реалізацію в залах. ВирІЩеаню цих завдань відповідають фіскальні реєстратори.

Це касові машини, здатні працювати тільки тт складі комп'ютерно-касової системи, одержуючи інформацію через канали зв'язку. Якщо пасивні й активні контрольно-касові машини можуть функ­ціонувати в автономному режимі, то фіскальні реєстратори потре­бують обов'язкового підключення до комп'ютера. Вибір типу ка­сової машини впливає на багато параметрів системи автоматизо­ваного управління: функціональність, надійність, вартість та ін.

Максимальною функціоншіьністю і надійністю володіють ак­тивні контрольно-касові машини. Вони мають можливість не тільки функціонувати в комп'ютерно-касовій системі, але й управляти нею. До активної системи контрольно-касових машин відносяться РОБ-тсрмінали, які мають можливості введення, ви­ведення, збереження й опрацювання інформації.

В сучасних ресторанах широко застосовуються автоматизова­ні системи управління на базі РСЖ-тсрміналів, що дозволяють контролювати обсяг продажів, реалізацію популярних страв і на­поїв, наявність залишків продуктів на складі, звіти різних підроз­ділів підприємства і роботу персоналу, здійснювати аналітичний облік і прогнозування.

У невеликих ресторанах встановлюють один касовий апарат. Працювати на ньому може один касир, який пробиває замовлен­ня офіціантів або бармена. У середніх встановлюють не менше одного стаціонарного термінала на 4—5 офіціантів, а у великих доцільно мати одну контрольно-касову машину і необхідну кіль­кість терміналів, за допомогою яких офіціанти оформляють по­передні замовлення і відправляють їх на виробництво й у сервіс-бар. Розрахунки зі споживачами здійснюються через касу.

Існує три основні модифікації офіціантських терміналів: ста­ціонарний з клавіатурним введенням (рис. За), стаціонарний з сен­сорним введенням (рис. 36), електронний блок замовлень, який дозволяє формувати замовлення безпосередньо біля столика за­мовника та у барі.

Розрахунок з клієнтами у ресторанах здійснюється, як прави­ло, через касирів, а не через офіціантів. Поділ функцій обслуго­вування офіціантами, а розрахунків через касира дозволяє поси­лити контроль за роботою персоналу.

У ресторанах і кафе поряд з торговельним залом автоматизації підлягають такі структурні підрозділи: складські, кухня, бухгалте­рія, а також працівники системи обліку і управління (калькулятори, менеджери, оператор системи автоматизованого управління САУ).

У невеликих ресторанах функції калькулятора, бухгалтера та оператора САУ може виконувати одна людина, а у великих — кі­лька операторів, здійснюючи введення інформації по складу, техніко-технологічннх і калькуляційних картах.

Комплекс автоматизованого управління залу ресторану і касо­вих машин називається фронт-офісом залу. Комплекс передбачає наявність автоматизованих робочих місць офіціантів, барменів, касирів, менеджера. Інформація про роботу надходить до загаль­ної системи. Системи автоматизації залу ресторану поділяють на три види:

• повна автоматизація;

• автоматизація на базі пасивних контрольно-касових машин:

• на базі фіскальних реєстраторів.

При повній автоматизації ресторану система автоматизації за­лу пов'язана з обліковою системою «бск-офіс». Разом вони за­безпечують комплексну автоматизацію підприємства харчування. При внесенні страв у замовлення робиться автоматична роздрукі-вка його на кухні та у сервіс-барі. а при закритті замовлення здій­снюється друк фіскального чека на касовій машині.

Автоматизація ресторану на базі пасивних контрольно-касо­вих машин передбачає роботу із замовленнями споживачів без негайного внесення в систему обліку замовлених страв. Замов­лення вноситься в контрольно-касову машину по закінченні об­слуговування, потім дані надходять до загальної системи обліку.

Застосування комплексної системи автоматизації ресторану дозволяє поліпшити облік і контроль в усіх підрозділах підпри­ємства (склад, виробництво, зал, бухгалтерія та ін.).

Системи автоматизації ресторанів повинні адаптуватися до за­вдань, які постійно змінюються, мати механізми переходу від простих версій програм до більш складних.

Нині на ринку представлено кілька програм для підприємств ресторанного господарства, які успішно виконують завдання по реалізації роботи ресторану, кафе або бару на кожній ділянці, які пропонують різні системи організації бізнес-схемн управління ними. У системі ресторанного бізнесу прийнято виділяти дві час­тини — управління залом і управління складом.

Основні принципи роботи системи управління залом, призначе­ної для чіткої організації взаємодії підрозділів, які обслуговукггь спо­живачів (зал, кухня, сервіс-бар і т. д.), можна проілюструвати так:

1. Прийом замовлення у споживача;

2. Формування замовлення на касовому терміналі;

3. Передача замовлення на приготування страв і напоїв на принтери виробництва і сервіс-бару;

4. Оцінка готовності страв на виробництві та одержання їх офіціантом;

5. Закриття замовлення (пробивання чеків на касовій машині);

6. Передача чека і рахунка споживачеві, одержання грошей. Така система сприяє:

• поліпшенню роботи персоналу;

• економії часу за рахунок автоматизації процесу обміну да­ними між підрозділами;

• зводить до мінімуму імовірність помилок при роботі персоналу;

• стає можливим жорстко контролювати роботу підрозділів за допомогою даних, що надаються у звітах: звіт про продаж виро­бів кухні, звіт по виторгу, звіт по всіх діях користувачів системи, аналітичні звіти по кращих продавцях, стравах, столах.

Інтегрована дисконтно-кредитна система дозволяє ввести гну­чку систему знижок для кожного споживача.

Вона дозволяє не тільки створити жорсткі схеми послідовнос­ті дій працівників ресторану, а й оперативно змінювати їх відпо­відно до вимог керівництва.

Друга складова комплексу управління рестораном — програ­ма руху товарів на складі. Для чіткого розуміння успішності ро­боти необхідно відслідковувати не тільки прибуток, а й збитки. Програма призначена для організації роботи внутрішніх підроз­ділів підприємства і дозволяє контролювати такі дії:

• увесь шлях руху продуктів — від надходження, приготуван­ня напівфабрикатів, готових страв до продажу їх споживачам;

• стан будь-якого підрозділу, наявність продуктів на складі, у виробничих цехах;

• своєчасна інформація про необхідність поповнення запасів продуктів.

Система дозволяє в будь-який момент мати докладну інфор­мацію про наявність у кожному з підрозділів того чи іншого про­дукту або готової страви. Грамотне використання такої системи дозволяє налагодити організацію роботи так, щоб уникнути про-

рахунків і помилок при замовленні продуктів, довідатися про на­явність продуктів на складі, на підставі повідомлень комп'ютера уникнути помилок у цінах і асортиментному переліку, комплекс­но підійти до аналізу закупівель. Така система є банком даних, на підставі яких керівник може чітко зрозуміти, в якому стані у ньо­го кожна точка обліку і чому.

Комп'ютерні системи в ресторані використовуються для таких цілей:

1. Облік продажу готових страв, контроль з діями персоналу.

2. Калькуляція страв, розрахунок залишків на складах ресторану.

3. Бухгалтерія.

4. Планування закупівель, контроль відхилень.

5. Безпечне і надійне зберігання даних.

6. Управління світловими та іншими електричними приладами.

Робота на касовій програмі для ресторану здійснюється в та­кті спосіб: офіціант на касовому терміналі формує замовлення для споживача, вводить через клавіатуру або сенсорний екран замовлені страви. Па принтерах, встановлених на виробництві й у сервіс-барі, автоматично друкується чек із зазначенням номера столу і прізвища офіціанта, що передав замовлення. По цьому че­ку офіціант отримує страву з кухні і продукцію із сервіс-бару. Отже, обмежусгься незадокументоване одержання страв і збіль­шується швидкість обслуговування.

Одночасно на одному терміналі може працювати кілька офіці­антів. Для розрахунку зі споживачами офіціант друкує рахунок. Якщо у споживача є дисконтна або розрахункова карта, офіціант реєструє її, споживачеві автоматично надається знижка. Касир приймає іроші від офіціанта і видає фіскальний чек.

Менеджер ресторану має можливість спостерігати за всіма за­мовленнями. Звичайно тільки менеджер підтверджує відмову, повернення, дає знижки.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Призначення, компонування складських приміщень.

2. Послідовність складських операцій.

3. Призначення і класифікація тари.

4. Склад складських приміщень.

5. Як організовують застосування автоматизованих систем обліку виробництва і реалізації продукції на підприємствах рес- торанного господарства?

РОЗДІЛ

СТРУКТУРА ВИРОБНИЦТВА