1. Форми
1. 1. Загальні відомості
Форми призначені для перегляду, введення, редагування й керування даними. При використанні форми Access надає користувачеві істотно більше можливостей для роботи з інформацією з порівняння з її стандартним поданням у режимі таблиці. Зручність застосування форм для роботи з даними полягає в наступному:
Форми дозволяють відобразити на екрані весь запис цілком, причому порядок розташування полів може бути змінений, а частина з них взагалі не включена у форму.
У формах крім полів, що редагуються, та містять дані з таблиць БД, можна розміщати й поля, що не редагуються (що обчислюються).
У форми можна додавати коментарі, малюнки, графіки, змінювати їхній зовнішній вигляд, підбираючи шрифти, фон й стиль оформлення. Це дозволяє якщо буде потреба розробити форму, яка дуже подібна паперовій формі.
Форми дозволяють істотно спростити, а найчастіше повністю автоматизувати введення нових даних.
У формах можна розміщати різні кнопки (кнопкові форми), натискання на які приводить до відкриття інших форм, виконанню запитів, друк звітів і т.д.
Форми можуть використовуватися як діалогові вікна й містити власне меню користувача.
Для розробки форм в Access існує спеціальний інструментарій. Перш ніж приступати до опису процедур створення форм, обговоримо кілька загальних моментів.
Основним джерелом даних для форми є таблиці й запити. Інформація може бути також включена у форму в результаті імпорту різних об'єктів або проведення обчислень. Якщо через форму здійснюється відновлення даних, то вони обновляються й у джерелі.
Побудова форми - ітеративний процес. Після створення макета форми потрібно переглянути його, щоб переконатися в його правильності. Якщо необхідно внести зміни, можна повернутися до коригування макета.
Для створення макета форми потрібно у вікні БД перейти на вкладку Форми й нажати клавішу Створити. Після вибору джерела даних для форми, а також способу її створення, при переході до наступного етапу автоматично оновлюються панелі інструментів. З'являється панель інструментів Конструктор форм.
Створення, коригування й перегляд форми здійснюється в різних режимах:
у режимі конструктора форма створюється й коригується;
у режимі форми або режимі таблиці форма використовується для роботи з даними;
у режимі попереднього перегляду форма проглядається перед друком.
Всі ці режими вибираються за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор форм або через меню Вид.
1. 2. Структура форми
Форма складається з декількох розділів (рис. 1), причому обов'язковим є тільки один з них — область даних. Крім цього розділу у формі можуть бути присутнім наступні розділи: заголовок і примітка форми, а також верхній і нижній колонтитули. Інформація в них вводиться тим, хто проектує форми. Ці розділи мають наступні призначення:
Заголовок форми може містити назву форми, інструкції з роботи з нею, а також іншу інформацію (поточну дату, час і т.д.). У режимі форми він перебуває у верхній частині екрана, а при друку - у верхній частині першої сторінки. У режимі таблиці цей розділ не відображається.
Верхній колонтитул може містити заголовки й будь-які інші відомості, що поміщаються у верхній частині кожної сторінки форми при друку.
Нижній колонтитул також використовується при друку й може містити номер сторінки, дату й іншу інформацію.
Примітка форми може містити інструкції з використання форми, кнопки й вільні елементи керування для введення або висновку даних. У режимі форми область приміток перебуває в нижній частині екрана, а при друку друкується на останній сторінці.
Рис. 1. Структура форми
При створенні форми за допомогою конструктора вона містить лише один розділ - область даних. Інші розділи можна додати, використовуючи відповідні пункти контекстного меню форми або меню Вид.
Форма може включати підлеглі форми, усередині яких можуть відображатися три розділи: заголовок, область даних і примітку.
Як і всі об'єкти БД, форма і її розділи мають властивості. У властивостях задаються режими роботи з формою, вид форми, джерело даних, використання фільтра. Властивості розділів використовуються при висновку їх на екран або печатку.