Методичні рекомендації Первинна документація з обліку праці та її оплати

Відповідно до ст. 1 Закону України «Про оплату праці», заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Для обліку праці та її оплати підприємства застосовують наступні типові форми первинної облікової документації:

№ П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" (додаток );

№ П-2 "Особова картка працівника" (додаток );

№ П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки" (додаток);

№ П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" (додаток );

№ П-5 "Табель обліку використання робочого часу" (додаток );

№ П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника" (додаток );

№ П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)" (додаток );

№ П-9 "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них";

№ П-10 "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них";

№ П-11 "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них".

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1) призначений не тільки для підтвердження факту приймання працівника на роботу, але й для підтвердження проходження працівником усіх необхідних процедур, пов'язаних з його прийманням на роботу, а проект наказу служить ще й пропуском на підприємство потенційному працівникові в період оформлення його на роботу. Після проходження всіх процедур (ознайомлення з робочим місцем, одержання згоди керівника підрозділу на приймання даного працівника і т.д.) керівником підприємства підписується Наказ № П-1 і з його змістом ознайомлюють працівника під підпис у формі № П-1 і Особовій картці типової форми № П-2.

Особова картка типової форми № П-2 заповнюється в момент приймання працівника на роботу. У випадку виникнення яких-небудь змін даних, у ній зазначених, у неї вносяться виправлення коректурним способом.

Підставою для надання відпустки, її продовження або перенесення є заява працівника й наказ по підприємству форми № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», підписаний керівником підприємства.

Наказ форми № П-3 складається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника за формою № П-2, а бухгалтерія здійснює розрахунок відпускних.

Облік використання робочого часу ведеться в табелі (типова форма №№ П-5). Форма № П-5 "Табель обліку використання робочого часу" застосовується для обліку робочого часу всіх категорій працівників, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для одержання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Складається табель в одному екземплярі уповноваженою на це особою і після відповідного оформлення передається в бухгалтерію.

У табель заносяться прізвища всіх працівників і їхні табельні номери. Ведеться табель окремо по кожному цеху, відділу табельниками або бригадирами, майстрами тощо. У табелі відзначається кількість відпрацьованих годин кожним працівником, неявки на роботу.

Позначення неявок у табелі провадиться кодом (шифром) літерним та цифровим. Наприклад, дні у відрядженні позначаються в табелі літерним кодом “ВД” та цифровим кодом 07, дні тимчасової непрацездатності літерним кодом “ТН” та цифровим кодом 26, дні щорічної основної відпустки літерним кодом “В” та цифровим кодом 08 тощо.

Наприкінці місяця дані табелів підраховують за кожним працівником, також у цілому за цехом, відділом і в цілому по підприємству. Табелі передаються в бухгалтерію. Дані табеля використовуються для нарахування заробітної плати, складання звіту з праці за звітний місяць.

Щоб обчислити заробітну плату, яка підлягає виплаті кожному працівникові, нараховують заробіток за місяць і із цієї суми роблять необхідні утримання. Розрахунок здійснюється в розрахунково-платіжній відомості працівника (типова форма П-6). У лівій частині відомості записують усі суми різних видів оплати праці (доходу) працівника в розрізі складових фонду оплати праці й виплат, що не входять до його складу. А в правій частині - суми утримань, у т.ч. сума виданого авансу за першу половину місяця, і сума, що підлягає виплаті. Розрахунково-платіжна відомість працівника підписується бухгалтером, який виконав її заповнення.

На підставі форми П-6 заповнюють розрахунково-платіжну відомість (зведену) (типова форма П-7), яка по своїй структурі аналогічна формі П-6, але заповнюється по підприємству в цілому й підписується головним бухгалтером.