3.6Ресурсы

После определения состава задач и их сроков менеджер назначает ресурсы для каждой задачи.

В результате после указания ресурсов менеджер автоматически получает график работ.

Совет. Если нужно производить учет административных расходов, т.е. затрат на управление проектом, можно использовать следующий прием. Нужно указать в MS Project менеджера в качестве ресурса на весь технологический этап. Соответственно продолжительности этапа будет производиться учет административных расходов по трудоемкости и себестоимости. Если менеджер ведет одновременно несколько проектов, можно указать процент нагрузки менеджера по данному проекту.

Комментирует Владимир Либерзон

Замечание. Неверно – ресурсы определяют сроки, а не наоборот!

Это так, но как я отмечал выше большинство менеджеров небольших проектов управляют сроками, но не берут на себя ресурсный менеджмент. Отдавая дань этому, поставил этап определения сроков до этапа определения ресурсов. Кроме того, следует учесть, что мы разбираем пример ведения проекта, недостатки ресурсного менеджмента в данном проекте будут видны далее.

3.7Расценки на ресурсы

Часто после получения графика работ планирование заканчивается, однако в том случае, если необходимо еще утвердить бюджет проекта, требуется назначить расценки на ресурсы.

Советы.

1. Наличие перегрузки (overtime) - это, скорее всего, ошибка планирования, связанная с тем, что вы поставили одному исполнителю две задачи одновременно.

2. Для планирования наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных торгов со специалистами, работающим по подряду, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее вопрос заключается только в обсуждении трудоемкости.

3. Р екомендуем использовать подневные ставки для ресурсов. Это позволяет избежать ошибок в округлениях.

4. В MS Project возможно использование материальных ресурсов. MS Project может запоминать инвентарные номера, что очень удобно для учета. Повременную амортизацию ОС можно учитывать через параметр Std. Rate ("затраты по времени использования"). Списание на манер МБП можно учитывать через параметр Cost/Use ("единовременные затраты на использование"). В нашем примере для проекта требуется закупка сервера, по применяемой нами учетной политике затраты на сервер целиком списываются в проект.

Комментирует Владимир Либерзон

Замечание 1. Кроме людских ресурсов могут быть и другие компоненты затрат.

Все так. MS Project умеет учитывать и материальные ресурсы. Кроме того, существуют так называемые общефирменные расходы (ОФР). Однако их большинство софтверных компаний включает в стоимость человеко-часа специалиста, т.е. стоимость месяца Петрова это не его ЗП в $500, а еще $1000 общефирменных расходов отнесенных на него. В вопросе ОФР менеджеру следует обратиться к финансовому директору компании, если его беспокоит прибыльность проектов, то он вычислит норму ОФР на каждого сотрудника. В MS Project вам надо ее только ввести и вы получите полные затраты. Если вам нужны более сложные механизмы разноски затрат интегрированные проектной системой, стоит поискать проектную систему более высокого уровня.

Замечание 2. У вас нет рекомендаций по использованию выравнивания (resource leveling).

Я не стал их давать, т.к. в небольшом проекте часто равномерное распределение нагрузки проще сделать вручную и использование leveling многих начинающих пользователей пугает своей "непредсказуемостью". Дадим краткие рекомендации по выравниванию. Оптимально использовать выравнивание, если у вас более 10-20 задач без четких сроков начала, или вы не можете указать последовательность задач, но можете указать их приоритеты. Задайте приоритеты и запустите Resource Leveling в MS Project включив опцию выравнивания "Priority; Standart". Программа автоматически поставит задачи последовательно для ресурсов исходя из их приоритетности.

Замечание 3. Если вы согласовали трудоемкость и соответственно цену, то все – начисление зарплаты уже не повременное, что-то у вас не так.

Поясним некоторые тонкости ценообразованиия на контрактные работы. Сначала вы договариваетесь на стоимость человеко-месяца и заносите ее в MS Project как Standart Cost Rate. Затем вы торгуетесь с исполнителем только о сроке, цена получается автоматически. После этого срок фиксируется в Base Line и превышение сроков по вине исполнителя не оплачивается (если вы не оговорили иное). Альтернативным вариантом является каждый раз согласование и цены и сроков, при этом цена записывается в Fixed Cost. В данном варианте стоимость человеко-месяца будет плавать, что усложнит планирование расходов, но возможно полезно в случаях когда работы по своему характеру (стоимости за час) сильно отличаются.

Замечание 4. Не понятно насчет округлений. А дни не округляются?

При вычислении стоимости часа и дня из стоимости месяца, день в 8 раз точнее часа по количеству действительных знаков после запятой. Приведем пример. Стоимость человеко-месяца $1500, значит стоимость дня с точностью до 2х знаков $68.18 (погрешность $0,04 за месяц), а для часа - $8.52 (погрешность $0.48 за месяц). Видно, что если начислять стоимость как $1500 за месяц, погрешности не будет совсем, но многие менеджеры для небольших работ в несколько дней находят это неудобным, т.к. на глаз не сверить дневную ставку с Cost задачи.