2.3 Измерение текущего процесса

Измерение текущего процесса

В то время как одни члены команды заняты согласова­нием требований с клиентами процесса, другие могут заняться измерением существующего процесса. Для многих процессов не существует нормальных критериев измерения их эффективности и производительности. Стараться достичь качественного прорыва в работе про­цесса, не имея измерителей, показывающих, на что по­хож этот процесс, все равно что пытаться перешить кос­тюм, не имея обморочной линейки. Команда должна уметь количественно измерять процесс, чтобы иметь возможность оценивать различные вариан­ты в фазе: будет ли новый процесс вы­полняться быстрее, понадобится ли для него меньше ресурсов, будет ли он лучше отвечать требованиям кли­ентов? Измерение также позволяет установить планку для процесса на уровне лучших альтернативных вариантов, т. е. помогает поставить перед собой понастоящему грандиозные цели, превосходящие уровень конкурентов.

Первый шаг в отношении измерения процесса со­стоит в том, что команда с помощью мозгового штурма выявляет все слабые стороны текущего процесса. Все идеи следует сгруппировать по небольшому количеству согласованных тем и написать их на настенных плака­тах. Коротко и четко сформулированная идея должна завершать предложение: "Слабой стороной текущего процесса является....".

Второй шаг — повторение данной процедуры ко­мандой, на этот раз в отношении сильных сторон суще­ствующего процесса. Это занятие помогает команде вы­явить основные требуемые черты нового процесса и причины необходимости изменить существующий про­цесс. Например, недавно нас попросили помочь коман­де реинжиниринга, которая собиралась уже третий раз и члены которой начинали терять направление работы. Хотя они уже продвинулись в чем-то вперед, никто из них не знал, что на самом деле от них требуется и к че­му стремиться. Команда состояла из людей, занятых на различных стадиях процесса, и, как это можно было предвидеть, у них у всех были разные взгляды на то, что следует делать для улучшения процесса. С помощью простого мозгового штурма с целью выявления сильных и слабых сторон команда смогла увидеть, на чем нужно сосредоточить свое внимание, и начала генерировать идеи, что в существующем процессе следует оставить, а что для нового процесса следует изменить. 

Слабые стороны

Несовершенный контроль запасов:

• нехватка продуктов для приготовления определенных блюд

• нет актов приемки готовой продукции.

Системы не интегрированы:

• планы опаздывают по срокам;

• обработка заказов слишком медленная,

Информационная обеспеченность:

• не хватает используемой информации;

• слишком много ненужной информации;

• информация о производстве недоступна для отдела продаж;

• информация всегда устаревшая;

• не отслеживается производственная мощность;

• информация теряется в системе.

 Сильные стороны

Отдельные системы работают хорошо:

• доступны хронологические записи;

• легко распространить написанную информацию.

Быстрая работа с покупателями:

• быстрые заказы;

Гибкость:

• можно адаптировать к конкретной ситуации;

• легко вносить небольшие изменения;

• гибкость при срочных поставках;

• отвечает специальным требованиям.

Высокий уровень общения:

• активный обмен информацией между отделами;

• создает условия для обмена мнениями между людьми;

• требует хороших линий связи.

Третий шаг — решение, какие именно моменты су­ществующего процесса следует измерять.

Отзыв потребителя ресторана о качестве приготовленного заказа.

Уровень полученной прибыли ресторана за день.

Последним шагом является решение об основных показателях, с помощью которых будут измеряться процессы и устанавливаться цели для нового процесса.

Уровень полученной прибыли. Цели для нового процесса увеличение посетителей ресторана.