2.4 Информационная система управление
Информационный поток - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. Предприятие ОАО Шарлыкский «Агроснаб» автоматизировано недостаточно хорошо.
Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация, анализ и контроль.
Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО Шарлыкский «Агроснаб», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО Шарлыкский «Агроснаб».
Функция планирования информационной службы управления основывается на инструкции по делопроизводству в ОАО Шарлыкский «Агроснаб» и табеле унифицированных форм документов.
Основные правила организации документооборота на ОАО Шарлыкский «Агроснаб»:
а) оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
б) максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
в) порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Функция организации информационной службы управления ОАО Шарлыкский «Агроснаб» возложена на одного человека - менеджера референта.
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж и знакомятся с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Для сохранения коммерческой тайны в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема - передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
Функцию контроля за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют генеральный директор ОАО Шарлыкский «Агроснаб», руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО Шарлыкский «Агроснаб». Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль.
Функция анализа информационной службы управления заключается в необходимости периодического анализа данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.