Тема 6. Контроль і ревізія матеріальних запасів.

1. Завдання, послідовність, джерела та нормативно-правове регулювання обліку і ревізії матеріальних запасів.

Основними завданнями ревізії операцій з товарно-матеріальними цінностями є:

• аналіз виконання завдання з товарообороту, виявлення резервів збільшення його обсягу, зменшення витрат і забезпечення рентабельності;

• перевірка правильності документального оформлення й доцільності здійснення товарних операцій, своєчасне відображення їх в обліку;

• контроль за своєчасним і повним оприбуткуванням товарно-матеріальних цінностей;

• контроль за дотриманням правил проведення інвентаризації, своєчасне виявлення її результатів;

• виявлення фактів приписок і понад нормованого списання втрат товарів тощо.

Ревізії на підприємствах торгівлі здійснюються відповідно до Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» та Інструкції про порядок проведення ревізій і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні.

Послідовність ревізії наступна. Ревізію починають з раптової інвентаризації грошей у касі та інших товарно-матеріальних цінностей на складі чи в магазині. Потім ревізор обстежує склад чи магазини, здійснює перевірку стану складських і торговельних приміщень і дотримання порядку приймання й реалізації товарів за кількістю і якістю. Відтак ревізор розпочинає документальну ревізію із застосуванням прийомів і способів економічного аналізу.

Ревізію операцій з товарно-матеріальними цінностями здійснюють вибірково. Однак суцільній перевірці підлягають актовані втрати (акти на списання бою, лому, браку, псування товарно-матеріальних цінностей, акти на переоцінку товарів), а також порівнювальні відомості, документи на внутрішнє переміщення й повернення товарів, торгова націнка.

Суцільним способом перевіряються товарні операції, якщо при їх ревізії встановлено суттєві порушення і зловживання.

Основними джерелами ревізії товарних операцій є:

• договори з постачальниками й покупцями;

• доручення на одержання і відпуск товарів, книга обліку виданих доручень;

• товарно-транспортні накладні, накладні, рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки з рахунків у банках; товарні звіти, звіти касира й касові книги, векселі;

• інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, розрахунки природного убутку, розрахунки витрат на залишки товарів, розрахунки реалізованої торгівельної націнки;

• акти на списання товарних втрат; регістри аналітичного й синтетичного, відомості, картки складського обліку, товарні книги;

• фінансова, оперативна й статистична звітність тощо.

2. Обстеження виробничих підприємств.

Під час обстеження встановлюють ступінь забезпеченості підприємства необхідними складськими приміщеннями і відповідність їх вимогам щодо забезпечення повного збереження матеріальних цінностей. Одночасно перевіряється забезпеченість складських приміщень справним протипожежним інвентарем, сигналізацією та охороною, ваговимірювальними приладами і мірною тарою, дотримання термінів їх клеймування та якими органами воно проведено. У разі виявлення фактів розбіжності у показаннях ваговимірювальних приладів необхідно отримати письмові пояснення від матеріально-відповідальних осіб. Перевіряються також питання:

1. дотримання порядку оформлення і реєстрації пропусків працівниками служби охорони;

2. вивезення матеріальних цінностей за пропусками, підписаними особами, які не мають права підпису, та матеріальних цінностей без пропусків, за усними розпорядженнями чи за записками, за одними і тими самими пропусками повторно тощо;

3. підбору працівників на посади, пов’язані з матеріальною відповідальністю, та своєчасність укладення з ними письмових договорів про матеріальну відповідальність.

При обстеженні складів ревізор вивчає акти проведених контрольних перевірок і вибіркових інвентаризацій матеріальних цінностей інвентаризаційною комісією чи працівниками внутрішнього контролю підприємства. За результатами перевірки збереження матеріальних цінностей і стану складського господарства ревізору слід визначитись у необхідності проведення вибіркової, а в окремих випадках суцільної інвентаризації в цілому по складу чи в окремих матеріально-відповідальних осіб.

У процесі ревізії слід враховувати можливі порушення в складському обліку матеріальних цінностей, до яких належать:

- несвоєчасні записи в картках сортового обліку матеріалів;

- відсутність записів у них за документами, прийнятими до обліку;

- завищення кількості списаних у витрати матеріалів;

- неправильний підрахунок залишків ТМЦ;

- облік руху деяких матеріалів у картках сортового обліку, який не відповідає встановленим одиницям виміру.

3. Ревізія надходження запасів на підприємство.

Після проведення інвентаризації запасів і виявлення її результатів ревізор розпочинає документальну перевірку операцій з запасами.

Основна мета перевірки – встановити своєчасність і повноту оприбуткування матеріально відповідальними особами запасів, що надійшли на підприємство, правильність їх обліку та правильність списання у видаток відпущених (відвантажених) матеріальних цінностей.

Операції щодо надходження матеріальних цінностей від постачальників доцільно при ревізії умовно поділити на дві групи:

1. надходження цінностей згідно зі встановленими вимогами та повною наявністю супровідних документів;

2. надходження матеріальних цінностей з порушенням встановлених вимог і відхилень щодо оформлення супровідних документів (невідповідність кількості, якості і номенклатури поставки, некомплектність тощо).

Надходження й оприбуткування матеріальних цінностей перевіряються за журналом оперативного обліку надходження вантажів, який ведеться на підприємстві, та книгою ф. К-3, транспортними накладними, прибутковими документами, виписками установ банку. При цьому оплачені платіжні вимоги постачальників чи платіжні доручення покупців зіставляють з прибутковими документами, а також із записами в картках складського і аналітичного обліку матеріалів.

Під час перевірки операцій щодо надходження матеріальних цінностей слід проаналізувати записи з рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Зокрема з’ясовують:

• наявність рахунків постачальників, які підтверджують суму, віднесену на цей рахунок;

• чи немає на цьому рахунку претензійних сум щодо розрахунків з постачальниками або нестачі матеріальних цінностей.

Акти на нестачу матеріальних цінностей при їх прийманні мають бути перевірені повністю, суцільним способом. Особливу увагу слід звернути на акти, за якими не були задоволені претензії, встановити причини й винних осіб.

Суцільним способом перевіряють акти про встановлену розбіжність у кількості та якості на час приймання матеріальних цінностей внаслідок виникнення нестач, пересортиці й псування.

Ревізор перевіряє, чи своєчасно й правильно складено претензійні й позовні заяви до органів транспорту чи постачальників.

Записи у звітах завідувачів складів порівнюють з даними первинних документів і встановлюють правильність бухгалтерської обробки. Записи у звітах мають бути підтверджені правильно оформленими документами. Ревізор перевіряє в документах правильність таксування, підрахунків і суму до розрахунку.

Слід також перевірити дотримання встановленого порядку видачі доручень на отримання матеріальних цінностей й відпуску матеріалів за ними. За записами в книзі виданих доручень ревізори перевіряють наявність неповернених і невикористаних доручень у матеріально відповідальних осіб, порушення правил видачі й оформлення доручень.

Ревізор також перевіряє правильність кореспонденції рахунків щодо надходження матеріальних цінностей.

4. Ревізія вибуття запасів на підприємстві.

У процесі ревізії операцій з відпуску матеріальних цінностей зі складів підприємства цехам основного виробництва, допоміжним та обслуговуючим виробництвам і господарствам, іншим структурним підрозділам необхідно встановити законність та обґрунтованість, своєчасність і правильність оформлення операцій.

У разі відпуску матеріалів на виробничі потреби ревізійного підприємства необхідно перевірити:

- правильність застосування технічно обґрунтованих норм витрачання матеріалів;

- чи затверджений список відповідальних осіб у структурних підрозділах на отримання матеріальних цінностей зі складів та інших виробничих підрозділів підприємства, наявність зразків їх підписів на складах;

- чи правильно оформляються відповідні документи на відпуск матеріальних цінностей.

Вибірково за окремими видами матеріалів зіставляються дані складів про відпуск матеріалів із відповідними даними цехів і підрозділів про їх отримання, у разі розбіжностей з’ясовуються причини і вживаються заходи щодо ліквідації недоліків. Крім того, перевіряються операції з відпуску матеріальних цінностей стороннім покупцям. При цьому необхідно встановити законність і обґрунтованість цих операцій, своєчасність і правильність їх оформлення та оцінку їх вартості.

Якщо це торгівельне підприємство, важливе значення при ревізії має перевірка правильності відвантаження товарів зі складів. Особливу увагу при цьому слід звернути на організацію аналітичного обліку й, зокрема, на правильність і своєчасність складання товарних звітів.

Ретельній перевірці підлягають документи, складені в періоди, близькі до термінів проведення інвентаризації. З’ясовують, чи немає приховування кількості товарів за рахунок перекручення якісних показників і цін, а також дописування у видаткових документах окремих товарів, які були раніше продані безпосередньо зі складів за готівку; чи не зазначалися у видаткових накладних одні цінності, а видавались інші, чи не було крадіжок шляхом складання безтоварних документів.

Документи про переоцінку товарів і товарних втрат підлягають суцільній перевірці. Об’єктами перевірки є акти на псування, бій, лом і знищення товару, описи-акти на переоцінку товарів, що частково втратили свою початкову якість, акти на завищення ваги тари.

Ревізор також перевіряє правильність відображення виручки від реалізації товарів на рахунках бухгалтерського обліку.

5. Ревізія МШП.

Перевірка МШП здійснюється за видами предметів за однорідними групами відповідно до встановленого аналітичного обліку їх.

На підприємстві ревізор знайомиться з організацією й оформленням матеріальної відповідальності за МШП.

Крім того, він вивчає інвентарні книги (відомості), прибуткові документи, записи в регістрах аналітичного обліку.

Результати інвентаризації МШП (нестачу або лишки) встановлюють за матеріалами інвентаризації шляхом складання порівняльної відомості.

При ревізії операцій зі списання МШП слід перевірити правильність та обгрунтованість видачі працівникам підприємств за встановленими нормами спецодягу та спецвзуття у безоплатне користування.

Ревізор перевіряє повноту і своєчасність оприбуткування МШП, обґрунтованість списання і правильність нарахування зносу. Особливому контролю підлягають предмети, списані як непридатні. При цьому встановлюють причини, час їхнього придбання, вивчають документи на їх здавання в утиль (брухт) або на знищення.

Суцільній перевірці підлягають акти на списання предметів і їх затвердження керівництвом підприємства.

6. Ревізія товарів.

Ревізія товарних операцій у роздрібній торгівлі має свої особливості. Починається ревізія з повної звірки розрахунків зі всіма постачальниками і покупцями з метою встановлення своєчасності й повноти оприбуткування і списання товарів. При цьому дата, на яку здійснюється звірка розрахунків, має перекривати дату останньої інвентаризації.

За даними аналітичного й синтетичного обліку з рахунка 282 «Товари в торгівлі» ревізору слід з’ясувати, чи не числяться цінності за особами, які на цей момент уже не працюють у торгівельному підприємстві й чи немає завуальованих нестач, які числяться за звільненими особами. Мета ревізії товарних операцій – виявити недоліки й порушення, забезпечити перекриття каналів нестач, крадіжок і безгосподарності, мобілізувати резерви збільшення роздрібного товарообороту, сприяти нормалізації товарних запасів.

Під час перевірки товарних звітів і прикладених до них документів встановлюється, чи всі документи, зазначені у звіті, прикладені до нього, чи правильно вони оформлені й чи всі дати прибуткових і видаткових документів відповідають періоду, за який складено звіт.

Ретельній перевірці підлягають документи, складені в періоди, близькі до термінів проведення інвентаризації. З’ясовують, чи немає приховування кількості товарів за рахунок перекручення якісних показників і цін, а також дописування у видаткових документах окремих товарів, які були раніше продані безпосередньо зі складів за готівку; чи не зазначалися у видаткових накладних одні цінності, а видавались інші, чи не було крадіжок шляхом складання безтоварних документів.

Документи про переоцінку товарів і товарних втрат підлягають суцільній перевірці. Об’єктами перевірки є акти на псування, бій, лом і знищення товару, описи-акти на переоцінку товарів, що частково втратили свою початкову якість, акти на завищення ваги тари.

У процесі ревізії товарних операцій слід перевірити, чи не торгували підприємства не оприбуткованими товарами. Факти торгівлі не оприбуткованими цінностями в окремих випадках можна підтвердити наявністю в торгівельних підприємствах лишків порожньої тари.

Ревізор також перевіряє правильність відображення виручки від реалізації товарів на рахунках бухгалтерського обліку.