1.2 Характеристика комплекса задач (задачи) и обоснование целесообразности автоматизации
1.2.1 Анализ комплекса задач автоматизации бизнес-процессов и разработка диаграмм «как есть»
Одним из важных направлений в научно-инновационной деятельности университета является публикация научных работ. Оценка эффективности трудов ученых университета считается публикационная активность, которая рассчитывается количеством публикаций в журналах, сборниках трудов и монографиях. В университете с научными работами занимаются такие как управление научно-инновационной деятельности, научная библиотека и отдел УНИД.
Научная библиотека является структурным подразделением Волгоградского ГАУ.
Основные задачи выполняемые библиотекой – библиотечное и информационно-библиографическое обеспечение учебной и научной деятельности ВолГАУ, комплектование и хранение литературы, диссертаций, редких книг и рукописей, архивов, частных собраний, устной истории и др. материалов, ведение каталогов, научно-исследовательская работа по изучению и описанию фондов, а также компьютеризация информационно-библиографических процессов. [Положения о библиотеке]
Одной из важных сторон развития библиотеки является повышение эффективности работы, качества информационно-библиотечного обслуживания, расширение спектра информационных услуг. Развитие интернет-технологий открыло для библиотеки новый уровень возможностей библиотечно-информационного обслуживания. Информация в электронном виде становится для пользователей более доступной.
С целью обеспечения оперативного библиотечно-информационного обслуживания студентов, аспирантов, преподавателей и других категорий читателей, в библиотеке доступны следующие виды электронных информационных ресурсов:
ЭК фонда библиотеки;
коллекции электронных изданий на оптических носителях (CD, DVD);
документы правовых систем "Консультант плюс", "Гарант";
удаленные полнотекстовые, библиографические базы данных и электронные библиотечные системы.
Управление научно-инновационной деятельности является структурным подразделением Волгоградского ГАУ. Основной задачей УНИД является осуществление планирования, координации и контроля научно-исследовательской деятельности подразделений университета, совершенствование научно-инновационной работы университета в новых социально-экономических условиях.
УНИД взаимодействует со всеми структурными подразделениями университета., разрабатывает информационные и методические материалы для предоставления в структурные подразделения университета, предоставляет учебно-методическому управлению отчеты по деятельности, для составления общего отчета по университету (сведения, необходимые для учета и организации НИР). [положение об УНИД]
В последнее время большое значение в оценке научной работы приобретает показатель публикационной активности, он все глубже внедряется в сферу науки и образования. Все более популярным становится
Контекстная диаграмма учета публикационной активности научных работ ученых университета представленная на рисунке 4.
Цель: описание учета публикационной активности научных работ ученых университета до внедрения в нее информационной системы, для анализа функционирования процесса.
Управляющий механизм на данной диаграмме представлено документами:
устав университета;
положение об УНИД;
положение о научной библиотеки;
законодательство РФ.
Механизм исполнения – сотрудники кафедр, сотрудники научной библиотеки и сотрудники отдела УНИД. На вход поступает научные работы. Результатом выполнения процесса являются отчеты по научно-информационной деятельности и рейтинг кафедр (рисунок 4).
Рисунок 4 – Диаграмма IDEF0 учет публикационной активности научных работ
На данный момент учет публикационной активности в университете ведется вручную. Все научные работы и данные рейтинга собираются и высчитываются сотрудниками кафедр и передаются ответственному лицу по научно-исследовательской работе. Который в свою очередь после сбора и подсчета всей информации несет её на проверку директору научной библиотеки. После проверки научных работ и рейтинга кафедры в библиотеке, данные относятся в отдел УНИД для их подтверждения. Пройдя все этапы проверки составляется отчет по НИР и выходит сформированный рейтинг кафедры. Отчет передается в отдел УНИД для проверки предоставленных данных. (рисунок 5).
Рисунок 5 – Декомпозиция процесса.
Также ниже приведена диаграмма потоков данных DFD (рисунок 6)
Рисунок 6 - Диаграмма потоков данных