Глава 8. Управление организационными коммуникациями

8.1. Значение организационных коммуникаций

В ФУНКЦИОНИРОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управ­ления. С точки зрения масштабов, коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями [29].

К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т.п. Возникнове­ние коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуж­дений, телефонных переговоров, отчетов и т.д., как правило, явля­ется реакцией на воздействие внешней среды. В качестве комму­никаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рек­лама. Соблюдение норм государственного регулирования требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется специальными организациями, т.е. существует множество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управ­ления и подразделениями.

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры — подразделениями, долж­ностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединя­ющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе лич­ных контактов, обмена документами, функционирования электрон­ных средств связи и т.п. По содержанию такое взаимодействие может быть: информационным, административным, техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управлен­ческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закреп­ленными юридически, и неофициальными, не обладающими ника* ким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуа­ции.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управлен­ческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля. По своему назначению административное взаи­модействие бывает координационным и интеграционным [115]. С по­мощью первого влияние осуществляют межфункциональные орга­ны — комитеты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п., обеспечивается добровольное согласование интересов отдельных звеньев управленческой структуры и поддерживается един­ство их автономных действий. С помощью второго происходит объ­единение элементов управленческой структуры в единое целое и их подчинение руководящему центру организации — совету директоров, правлению, штаб-квартире.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической дея­тельности, например, в подготовке и проведении совещаний, пере­говоров, обмене опытом, ведении делопроизводства, сборе, фикса­ции, хранении, выдаче различного рода документов и пр.

По характеру взаимодействие в организации может быть прямым или косвенным. Прямое воздействие основывается на контактах сто­рон; косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия.

Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимо­действии. Однако сегодня в крупных организациях оно возможно в ограниченных масштабах. В большинстве случаев субъекты взаимо­действуют опосредованно, т.е. через кого-то, скажем, через замести­телей или руководителей низового уровня.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаи­модействие субъектов управления, образует его коммуникационную структуру. Она может быть глобальной, когда охватывает организа­цию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникаци­онная структура является централизованной, а само это звено высту­пает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осу­ществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пере­секающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей га- рантиютого, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. Вместе с тем, в сложной струк­туре заложена потенциальная возможность искажения обменивае­мой информации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вер­тикали и горизонтали между подразделениями. По нисходящей пе­редается информация о принятых на высших уровнях решениях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта инфор­мация может передаваться с одного уровня на другой вплоть до ра­бочих исполнителей. Не менее важны коммуникации и по восхо­дящей линии. Предприятие не может функционировать без инфор­мации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве ра­ботающих, поступлении сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне тре­бует вмешательства руководителей высшего звена. В этом случае информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Например, вопрос об изменении технологии на производственном участке требует решения руководителя органи­зации.

Для координации задач и действий между множеством подраз­делений организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделе­ниями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений информируютдругдругаоходе внедрения новой тех­ники. Кроме координации действий, горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между под­разделениями, что положительно сказывается на работе всей орга­низации.