2.6.4. Межотраслевые системы (комплексы) стандартов

Межотраслевые системы представлены государственными (национальными) и межгосударственными стандартами. В перспективе межотраслевые системы стандартов, выполняющие роль общетехнических систем, трансформируются в общетехнические системы технического регулирования, так как в их состав будут входить не только национальные стандарты, но и технические регламенты.

Наличие системы может быть доказано, если она представлена в документированном виде. Документирование — деятельность по установлению структуры и состава документации. Поэтому значительная часть межотраслевых стандартов представлена в Информационном указателе стандартов (составленном по кодам

Общероссийского классификатора стандартов.

Все межотраслевые стандарты можно условно разделить на три направления:

1) стандарты, обеспечивающие качество продукции (работ, услуг);

2) стандарты по управлению и информации;

3) стандарты социальной сферы.

Если большинство систем стандартов представлены ГОСТ и ГОСТ Р, то Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ) представлена такой категорией НД, как общероссийские классификаторы.

Контрольные вопросы

1. Каковы правила Соглашения по техническим барьерам в торговле?

2. Что такое гармонизированные стандарты?

3. На какие направления можно условно разделить все межотраслевые стандарты?

2.6.5. Система стандартов по управлению и информации

Управление и информация тесно связаны между собой. Своевременная и полная информация — необходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация документов как по управленческим процессам, так и по информационной технологии.

Стандарты по управленческой документации. Необходимость фиксации управленческих решений существует в любом управленческом аппарате — от высших органов государственной власти и управления до небольших коммерческих организаций. В результате закрепления практики управленческой деятельности создается совокупность документов — управленческая документация.

Увеличение объема информации, связанное с развитием народного хозяйства и общественной жизни страны, приводит к устойчивому росту количества управленческих документов, достигающего, по укрупненным оценкам, сотен миллиардов листов в год. Создание и обработка документов требуют все больших затрат. Так, подготовка делового письма в зависимости от объема текста, сложности вопроса и уровня подписи составляет в США от 2 до 7 долларов. По данным западных фирм, еженедельно из-за небрежно составленных деловых писем компании несут убытки в несколько миллионов долларов.

Одним из путей снижения затрат на управленческие документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточности информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 1970—1980-е гг. завершилась разработкой унифицированной системы документации (УСД).

К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности.

Для примера рассмотрим организационно-распорядительную и внешнеторговую документацию.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) выполняет особую роль среди унифицированной системы документации в силу своей универсальности — распорядительная и исполнительская деятельность характерна для всех без исключения управленческих структур независимо от их уровня, юридического статуса и направлений деятельности. Требования к Организационно-распорядительной документации установлены ГОСТ 6.38. Указанный стандарт регламентирует оформление следующих документов: приказов, распоряжений, актов, протоколов, объяснительных и докладных записок, инструкций, служебных писем, заявлений, анкет, представлений, решений, постановлений, предписаний, штатных расписаний, указаний, уставов.

Внешнеторговая документация является объектом отечественных и международных стандартов. В связи со вступлением России в ВТО, интенсификацией международной торговли очень актуальна задача гармонизации отечественных стандартов на внешнеторговую документацию со стандартами ИСО.

Большую роль в повышении эффективности внешнеторговых операций играют унифицированная система документации Международной системы электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ) -- от английского: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport —

EDIFACT.

Проведение работ по данной системе вызвано тем, что для оформления внешнеторговой сделки и сопровождения товаров, перевозимых от производителя к покупателю, используется большое количество данных, которые должны передаваться, приниматься, обрабатываться и регистрироваться. Расходы на оформление внешнеторговых сделок составляют заметную часть товарооборота (до 15%). Кроме того, при сложных структурах потока внешнеторговой информации и участии в этом процессе большого количества организаций снижаются оперативность передачи и достоверность данных. Значительная рационализация торговых процедур достигнута в большинстве экономически развитых стран благодаря переходу на безбумажную технологию обмена информацией (электронная обработка и передача данных), что стало возможным в условиях широкого внедрения средств вычислительной техники и каналов связи.

Другим важнейшим стандартом является ГОСТ 6.20.2 (соответствует ИСО 7372), согласно которому вводится для применения «Справочник элементов внешнеторговых данных ООН».

Стандарты по информационным технологиям. Как известно, информационная технология (ИТ) — это совокупность средств и методов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимой информацией. По данным ЮНЕСКО (Организация Объединённых Наций по вопросам образования, науки и культуры), более половины населения наиболее развитых стран принимает непосредственное участие в процессах производства и распространения информации; в ряде стран до половины национального продукта связано с информационной деятельностью.

Поэтому сфера информационной технологии является одним из наиболее перспективных направлений развития международной и национальной системы стандартизации.

Современная информационная технология — это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, информационных и коммуникационных систем, с другой — методов обработки, передачи, хранения и использования информации. В настоящее время стандарты по информационной технологии как самостоятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования.

На формирование комплекса современных гармонизированных стандартов нацелена Программа комплексной стандартизации информационной технологии. Полная реализация этой программы (при наличии финансирования) позволит внедрить в стране свыше 500 стандартов, соответствующих ИСО/МЭК.

Комплексная программа предусматривает разработку стандартов по 18 направлениям, среди которых:

1) взаимосвязь открытых систем (в частности, локальные вычислительные сети);

2) языки и системы программирования;

3) технические средства;

4) элементы данных и кодирование информации;

5) носители информации;

6) методы и средства защиты информации;

7) микропроцессорные системы;

8) микрография и оптическая память для записи, ведения и использования документов и изображений.

Важное место в программе занимают стандарты по применению информационной технологии в различных областях: в работе учреждений, в промышленности, банковском и издательском деле, в области научно-технической информации, на транспорте, в торговле и управлении (включая систему ЭДИФАКТ). К стандартам по информационной технологии относится Система информационно-библиографической документации (СИБИД). Ее задачами являются: совершенствование организации и управления деятельностью в области научно-технической информации (НТИ); повышение производительности труда информационных работников в результате применения эффективной технологии, прогрессивных норм и требований; обеспечение условий для рационального взаимодействия органов информации различных уровней.

СИБИД включает три подсистемы: научно-техническая информация; библиотечное дело и библиография; редакционно-издательская работа. Ряд стандартов СИБИД используется в практике вузов. В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32).

Кстати, последний стандарт особенно широко используется в практике вузов при выполнении письменных работ (контрольных работ, рефератов, курсовых и дипломных работ), поскольку студенты должны руководствоваться требованиями к оформлению работ, в частности к составлению списка использованных источников, к правилам нумерации страниц, оформлению страниц, иллюстраций, таблиц и т.д.

В рамках комплекса стандартов информационной технологии разработаны стандарты по штриховому кодированию — ГОСТ Р 51001, ГОСТ Р 51002, ГОСТ Р 51003, которые используются предприятиями-изготовителями для налаживания автоматизированного учета продукции (товаров) при ее изготовлении, хранении, транспортировании и реализации.