Лабораторная работа №3 Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цель и содержание работы:

1. научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таб­лиц;

2. закрепить навыки по добавлению и удалению записей;

3. закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;

4. научиться использовать фильтр в таблице.

Теоретическое обоснование

Если требуется внести некоторые изменения в структуру таблиц – до­бавить новые поля, удалить неиспользуемые поля или переместить их и т. п., все эти действия по редактированию структуры таблиц выполняются в ре­жиме Конструктор.

Добавление, переименование и удаление столбцов в таблице

При добавлении или удалении столбцов фактически происходит до­бав­ление или удаление полей в таблице. Чтобы вставить новый столбец слева от текущего, необходимо:

- установить курсор в любую ячейку текущего столбца;

- применить команду Столбец из меню Вставка.

Чтобы переименовать новый столбец, надо дважды щелкнуть мышью по его заголовку и ввести нужное имя. Для удаления столбца необходимо выделить его и применить команду Удалить столбец в меню Правка. По­сле переименования существующего столбца необходимо изменить все ссылки на текущее имя поля в каждом объекте базы данных (форме, от­чете или запросе), в котором оно используется.

Изменение ширины столбца

Существует два способа изменения ширины столбца.

1. Первый позволяет выровнять ширину столбца по его содержимому. Для этого надо установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки, и затем дважды щелк­нуть по границе.

2. Второй способ основан на перетаскивании границы столбца. Для этого надо установить указатель мыши на границе заголовка столбца, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки, и затем, нажав левую кнопку мыши, перетащить границу столбца в новое положение.

Поиск и просмотр записей

В таблице БД, содержащей сотни и тысячи записей, часто бывает очень трудно быстро найти необходимую информацию. Для упрощения этой про­цедуры Access предлагает средства для поиска и просмотра данных в базе данных. К ним можно отнести:

- переход к необходимой записи;

- поиск записи по тексту, содержащемуся в любом из полей;

- сортировка записей по возрастанию или убыванию значений конкрет­ного поля;

- изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.

Для поиска записи необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.

2. Установить указатель на номер в поле номера записи и дважды щелк­нуть мышью.

3. Ввести номер нужной записи и нажать клавишу ENTER.

Применение фильтров для отбора записей

Для того чтобы отсортировать записи, также применяются фильтры.

Фильтр – набор условий, применяемых для отбора подмножест­ва запи­сей или для сорти­ровки записей.

В Microsoft Access применяются фильтры четырех типов:

- фильтр по выделенному фрагменту;

- обычный фильтр;

- расширенный фильтр;

- фильтр по вводу.

Access фильтрует записи по одному или нескольким полям и выводит на экран только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям от­бора. Для восстановления первоначального вида таблицы необходимо от­ключить фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту – технология отбора записей, при которой значение или часть значения, выделенные в поле формы или таб­лицы, используются для поиска за­писей, содержащих или не содержащих это значение.

Обычный фильтр – процедура отбора записей, использующая вер­сию текущей формы или таблицы с пустыми полями. Пользователь вводит в эти поля значения, которые должны содержаться в отбирае­мых записях.

Существуют сложные фильтры, которые создаются с помощью Кон­структора фильтров. В частности, можно создать И-фильтр, когда одно­временно за­дается несколько условий в одной вкладке критерия и поиск производится по записям, которые удовлетворяют сразу всем этим усло­виям. Записи, удовлетворяющие одному из нескольких условий, подверга­ются применению ИЛИ-фильтра. Этот фильтр может включить в список записей любую, для которой выполняется хотя бы одно из условий отбора.

Выражения в фильтре могут состо­ять из точных значений, которые Access использует для срав­нения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в ка­вычки, например «Александров». Даты ограничиваются символами #, на­пример, #10/01/99#. Элементы выражения мо­гут быть связаны операторами:

- арифметическими: *, +, -, /, ^{^};

- сравнения: <, <=, >, >=, =. <>;

- логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или):

- Like – для использования логики замены в выражениях;

- In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значе­ний;

- Between...And – для выбора значений из определенного интервала.

Аппаратура и материалы. Для выполнения лабораторной работы необхо­дим персональный компьютер со следующими характеристиками: процессор Intel с тактовой частотой 1800 МГц и выше; оперативная память – не менее 128 Мбайт; свободное дисковое пространство – не менее 500 Мбайт; устрой­ство для чтения компакт-дисков; монитор типа Super VGA (число цветов – 256) с диагональю не менее 17 . Программное обеспечение – операционная система WINDOWS 2000 / XP, пакет программ Microsoft Office, в частности Microsoft Access 2000.

Указания по технике безопасности. Техника безопасности при выполнении лабораторной работы совпадает с общепринятой для пользователей персо­нальных компьютеров. В частности, самостоятельно не производить ремонт персонального компьютера, установку и удаление программного обеспече­ния; в случае неисправности персонального компьютера сообщить об этом обслуживающему персоналу лаборатории (оператору, администратору); со­блюдать правила техники безопасности при работе с электрооборудованием; не касаться электрических розеток металлическими предметами; рабочее ме­сто пользователя персонального компьютера должно содержаться в чистоте; не разрешается возле персонального компьютера принимать пищу, напитки.