Основна частина
Облік розрахунків з підзвітними особами
У процесі діяльності бюджетних установ виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У такому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.
Підзвітні особи – це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
Для кожної установи повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати грошові кошти в підзвіт на господарські потреби.
Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи.
З каси підприємства, згідно діючого положення, можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).
Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну
матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт (додаток 1).
Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати
працівника
(так як до нього додаються підтверджуючі
документи: чеки, білети, квитанції,
закупівельні акти), обов'язковим
реквізитом його є підпис керівника
підприємства: "доцільність витрат
підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії
оплатити". Складає авансовий звіт
підзвітна особа, вказує дату і підписується
в ньому.
Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум.
З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).
Якщо всі додані документи є достовірними, суму "списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).
Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення (додаток 2), яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства (додаток 3) або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіям дорожні листи .
Відрядженому
працівнику видається грошовий аванс
(відшкодовуються витрати) на оплату:
З добових;
З проїзду;
З найму житла.
За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок підприємства, що його відрядило.
На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. У разі скерування працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що відрядили працівника, за згодою між ними.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений .Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.
Терміни відрядження встановлює керівник в наступних межах, як показано в таблиці 1 на підставі пункту №6 постанови КМУ №98 зі змінами згідно постанови КМУ №1411 від 28.12.2011 року.
Табл.1.
«Терміни
відрядження»
з/п |
Показники |
Термін |
1 |
Працівників, які направляються у відрядження |
не може перевищувати 30 календарних днів в межах України, а закордонного-60 днів |
2 |
Працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт |
не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів |
3 |
Працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів |
не повинен перевищувати один рік |
4 |
Відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів |
не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців |
5 |
Працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях |
не повинен перевищувати шість місяців |
6 |
Працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів |
не повинен перевищувати період проведення таких заходів |
7 |
Наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні та за кордоном |
не повинен перевищувати 6 місяців |
8 |
Аспірантів і докторантів |
не повинен перевищувати 2 місяця |