32. Особенности работы с таблицами и диаграммами в ms Excel.

Файл, с которым работают таблицы Excel, называется книгой. Книга Excel, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга Excel является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа представляет собой сетку из строк и столбцов таблицы Excel.

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец таблицы Excel в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка таблицы Excel образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной. Ячейка - основной элемент таблицы Excel - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка таблицы содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (=). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Данные набираются непосредственно в активной ячейке Excel, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных: Щелкните по ячейке. Введите данные, например Отчет за 2008 год. Нажмите клавишу Enter. Для отмены ввода данных нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке таблицы Excel будет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца таблицы Excel.

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

Множество операций в Excel, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка Excel всегда является частью выделенной области. Область выделения ячеек Excel должна быть прямоугольной и может быть определена как:

одна или несколько ячеек;

один или несколько столбцов;

одна или несколько строк;

один или несколько рабочих листов.

Ссылка на прямоугольную область ячеек Excel состоит из адресов начальной и конечной ячеек, разделенных двоеточием (:).

Ячейки Excel могут быть выделены с помощью мыши или клавиатуры или их комбинации. Выделенные ячейки будут отличаться цветом. Для отмены выделения щелкните по любой ячейке.

Для выделения области с помощью мыши в том случае, если область выделения превышает размер окна, как и в других приложениях, используется автопрокрутка. Это означает, что если указатель мыши выходит за границы окна, то лист будет автоматически прокручиваться в этом направлении.

Редактирование содержимого ячейки Excel.

Редактирование содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке Excel, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.

Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.

Указатель мыши может быть использован для перемещения в место редактирования. Кроме того, в режиме редактирования могут использоваться следующие клавиши

Клавиша Действие

F2 Активизация режима редактирования

> Перемещение вправо на один символ

< Перемещение влево на один символ

End Перемещение в конец символьной строки

Home Перемещение в начало символьной строки

Ctrl + > Перемещение на одно слово вправо

Ctrl + < Перемещение на одно слово влево

Delete Удаление символа справа от места вставки

Backspace Удаление символа слева от места вставки

Enter Ввод отредактированной информации в ячейку

Esc Отмена любых изменений содержимого ячейки

Так же как и в Word, нажатие на клавишу Insert осуществляет переключение между режимами вставки и замещения.

Отмена и повторение действий

Excel позволяет отменить изменения, сделанные в рабочей книге. Хотя эта функция применима к большинству команд, для нее существуют исключения (например, нельзя отменить удаление и переименование листа).

Команда Отменить в меню Правка контекстно зависима. Когда пользователь набирает или редактирует данные в строке формул, в меню Правка будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции.

На стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку или отменить несколько команд, выбрав их из списка.

После выбора команды Отменить в меню Правка команда изменится на команду Вернуть.

Рамки могут применяться для оформления всей таблицы Excel или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница.

Некоторые из доступных стилей оформления рамок таблицы Excel представлены в поле Тип линии.

1. Выделите ячейки для форматирования.

2. Откройте панель диалога Формат, Ячейки и выберите закладку Граница.

3. Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.

4. Выберите Тип и цвет линии.

5. Нажмите ОК .

Внешний вид оформления ячеек таблицы Excel может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид окна диалога Формат, Ячейки.

Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.

Работа с диаграммами.

Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели "Диаграммы" ленты "Вставка".

Если не устраивает ни один из предложенных вариантов диаграмм, то необходимо воспользоваться кнопкой вызова окна панели "Диаграммы".

После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы. Если надо выбрать лишь определенные данные из таблицы, то надо выделить этот диапазон. Во время выделения можно пользоваться кнопками Shift, Ctrl.

Для взаимной замены данных на осях надо воспользоваться кнопкой "Строка/Столбец".

После вставки диаграммы в окне Excel 2007 появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами", содержащий три ленты "Конструктор", "Макет", "Формат".Word 2007 многие инструменты для работы с диаграммами в этих программах идентичны. В любом случае, инструменты работы с диаграммами в Excel 2007 настолько просты и понятны, что разобраться в них не составит труда даже начинающему пользователю.