5Особливості обробки вхідної, склад і порядок формування вихідної інформації в компоненті

Базова версія 1С:Бухгалтерія 7.7 поставляється з базовою версією “Бухгалтерський облік для України”, яку користувач не може змінювати ( за виключенням коригування форм первинних документів).

Друкуємі форми первинних документів представлені у вигляді окремих файлів, які мають формат табличних документів 1С:Підприємства. Файли записуються в окремий каталог PrnForms, який міститься в каталозі ExtForms інформаційної бази.

Для внесення змін до друкуємих форм призначено вмонтований таб-личний редактор системи програм 1С:Підприємство.

До поставки конфігурації базової версії входить інтерфейс редагуван-ня друкуємих форм. Це зовнішній звіт, в якому відображено список файлів форм, що передбачено друкувати, і, в якому можна відкрити вибрану форму у вікні табличного редактора. Для цього із меню “Файл” вибірається пункт “Відкрити”, потім в діалозі відкриття зазначається тип файла “Зовнішній звіт (обробка)” , а із каталога \ExtForms\PrnForms - файл 1cprn.ert.

У вікні, що відкриється буде представлено список файлів друкуємих форм.

За допомогою кнопки “Описання” відкривається список форм, кнопки “Перегляд “ шаблон вибраної друкуємої форми відкривається тільки для перегляду, а кнопки “Редагувати” – для внесення відповідних змін (редагування).

Склад та порядок формування звітності

Для отримання підсумкової, а також зведеної чи деталізованої інформації в системи 1С:Підприємство використовуються звіти.

Кількість і склад звітів, які можна отримати визначаються конфігурацією системи.

Всі звіти, що формуються в системі можна умовно, можна умовно поділити на три групи:

• Стандартні звіти;

• Регламентовані звіти;

• Спеціалізовані звіти.

Стандартні звіти, як правило, входять до складу типової конфігурації і призначені для використання в будь-яких організаціях і для будь-яких форм бухгалтерського обліку. В основном, це бухгалтерські підсумки у різних розрізах для певних рахунків і видів субконто. До стандартних відносяться такі звіти, як:

• Оборотно-сальдова відомість;

• Шахматка;

• Аналіз рахунка;

• Карточка рахунка;

• Оборотно-сальдова відомість по рахунку;

• Аналіз рахунка по датам;

• Аналіз рахунка по субконто;

• Головна книга;

• Аналіз субконто;

• Карточка субконто;

• Обороти між субконто;

• Звіт по проводкам;

• Зведені проводки;

• Журнал-ордер і відомість по субконто та ін

Стандартні звіти викликаються із меню “Звіти” головного меню програми (можна також використовувати відповідні кнопки на панелі інстру-ментів).

При виклиці звіта на екран виводиться форма настройки параметрів звіта, в якій потрібно вказати параметри, по яким визначається склад даних, до входять до звіта.

Напр., для звіта “Аналіз рахунка” пропонується вибрати період для його формування і балансовий рахунок. У тому випадку, коли облік на балансо-вому рахунку здійснюється у розрізі субрахунків можна задати режим “Дані по субрахункам”. Якщо на балансовому рахунку є ознака валютного обліку, можна задатм режим “Дані по валютам”.

Для формування звіта після введення необхідних параметрів натискується кнопка “Зформувати” або кнопка “ОК”. Зформований звіт відкривається у вигляді табличного документа, який можна роздрукувати.

По закінченню операції друку, якщо використана кнопка “ОК” вікно закривається, якщо використана кнопка “Зформувати”, то вікно залишається відкритим, що дозволяє після зміни параметрів настройки зформувати інший звіт.

Для відмови від формування звіта і закриття вікна настройки приизначено кнопку “Закрить”.

Найзручнішею можливістю системи звітів є можливість їх деталізації. Деталізація звіта здійснюється при перегляді зформованого звіта подвійним клацанням миші на чарунці звіта, де курсор набуває форми .

Стандартні звіти – це фактично цілісна система, за якою одні звіти формуються на основі інших, деталізуючі дані звіта. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції.

У верхній частині вікна зформованого звіта розташовано два поля “Поновити” та “Настройка”. Це спеціальні області звіта, за допомогою яких можна зформувати новий звіт у тому ж вікні.

При натисканні на поле “Поновити” здійснюється формування звіта з тими ж параметрами, якими його було створено первісно ( інформація, яку було введено після первісного формування звіту, відобразиться в поновленому звіті).

Якщо використано поле “Настройка” відкривається діалог настройки параметрів звіта, куди можна внести зміни по окремим параметрам і зформу-вати новий звіт.

Розглянемо порядок формування деяких стандартних звітів.

Оборотно-сальдова відомість включає по кожному балансовому рахунку інформацію про залишки коштів на початок і кінець певного звітного періода, а також суми дебетових і кредитових оборотів за цей же період. Ця відомість є одним із основних документів бухгалтерської звітності на об’єкті.

Формування відомості покинається з виклику пункта “Оборотно- сальдова відомість” меню “Звітність” головного меню програми або після натискання кнопки на панелі інструментів.

На екрані з’явиться діалогова форма запиту параметрів оборотно-сальдової відомості , в якій необхідно зазначити:

• за який період необхідно сформувати відомість (задається шляхом вибора дати початку і кінця звітного періода);

• формувати відомість в цілому по балансовим рахункам (прапорець “Дані по субрахункам” знято) і додатково містить залишки і суми оборотів по субрахункам (встановлено прапорець “Дані по субрахункам”);

• чи показувати для балансових рахунків з ознакою валютного обліку дані тільки в гривнах (прапрець “Дані по валютам” знято), чи додатково по кожній валюті окремо (встановлено прапрець “Дані по валютам”);

• відтворювати розгорнуте сальдо, використавши закладку “Розгорнуте сальдо”.

По заповненню всіх необхідних параметрів необхідно натиснути на кнопку “Сформувати” (або “ОК”). Система сформує відомість і виведе її для перегляду на екран монітора. В разі необхідності звіт можна роздрукувати (використавши кнопку друку на панелі інструметів або вибравши пункт “Друк” меню “Файл” головного меню компоненти).

В процесі перегляду оборотно-сальдової відомості існує можливість деталізації відомостей по будь-якому балансовому рахунку. Для цього необхід-но підвести до даної позиції курсор і натиснувши на клавішу “Enter” чи подвійно клацнувши мишею запитати деталізацію відомостей по виокремле-ному курсором рахунку. На екрані з’явиться перелік звітів, в яких міститься деталізована по балансовому рахунку інформація.

Шахматка – це звіт, що містить табличне представлення оборотів між рахунками за деякий вибраний період. Вона дає можливість наочного представ-лення руха коштів і зобов’язань об’єкта управління.

Формування відомості покинається з виклику пункта “Шахматка” меню “Звітність” головного меню програми або після натискання кнопки на панелі інструментів.

На екрані з’явиться діалогова форма запиту параметрів відомості, яка заповнюється аналогічно формі запиту оборотно-сальдової відомості.

Аналіз рахунка – звіт містить обороти певного балансового рахунка з іншими балансовими рахунками за визначений період, а також сальдо на початок і кінець даного періода.

Для отримання даного звіта вибирається пункт “Аналіз рахунка” меню “Звіти” головного меню компоненти. На екрані з’явиться запитпараметрів аналіза рахунка.

Головна книга - один із основних звітів в системі бухгалтерського обліку України. Використовується для складання фінансової та податкової звітності і при її перевірці. Документ формується у розрізі балансових рахунків.

Для отримання оборотів балансового рахунка вибірається пункт “Головна книга” меню “Звіти” головного меню. На екрані з’явиться запит параметрів формування балансового рахунку.

В запиті настройки оборотів рахунка вказується:

• за який період необхідно сформувати звіт (задається шляхом вибора дати початку і кінця звітного періода);

• по якому балансовому рахунку формувати звіт. Якщо рахунок не вказано, звіт формується по всім основним рахункам;

• чи формувати обороти по балансовим рахункам без обліку валют (при цьому для валютних рахунків відображаються підсумкові дані в гривнях без деталізаціх по по валютам), чи з врахуванням валют ( тобто вказувати відомості по конкретній валюті);

• чи формувати обороти по субрахункам (встановлено прапорець “Дані по субрахункам”), чи тільки по балансовим рахункам в цілому (прапорець “Дані по субрахункам” знято).

Крім того, в цьому запиті можна встановити, чи повинні міститься залишки на початок і кінець періода, підсумки оборотів за період та суми оборотів по дебету і кредиту даного рахунка.

Журнал-ордер і відомість по субконто – формується по балансовим рахункам, на яких здійснюється аналітичний облік у розразі субконто. В ньому містяться по кожному виду субконто певного балансового рахунка суми дебетових і кредитових оборотів, а також розгорнуте та згорнуте сальдо на початок і кінець звітного періода. Крім того, в діалоговій формі запиту можна визначати різноманітні режими відбору субконто.

Регламентовані звіти. В комплект типової конфігурації системи входить набір регламентованих звітів. Це, передусім, податкові і бухгалтерські звіти, які призначені для пердставлення податковим органам. А також звіти , призначені для представлення в різноманітні фонди.

Робота з регламентованими звітами організована наступним чином.

Оскільки регламентовані звіти періодично змінюються, вони не входять до конфігурації, а поставляються у вигляді окремих файлів:

• зовнішніх звітів (які мають розширення ERT). Ці файли розташовані в каталозі ExtForm, підпорядкованому каталогу інформаційної бази. Всі зовнішні звіти згруповано в каталоги для різних звітних періодів. Крім того, в каталозі, що містить групу звітів, розташовано текстовий файл Rplist.txt, який містить перелік звітів даної групи та імена файлів.

Користувач може звертатись до регламентованого звіту за допомогою стандартних засобів роботи з зовнішніми звітами, але в типовій конфігурації передбачено спеціальний механізм, який полегшує роботу з регламентованими звітами.

Для виклику режима роботи з регламентованими звітами треба скористуватись пунктом меню “Регламентований звіт” меню “Звітність” головного меню компоненти.

На екрані з’явиться вікно форми режима “Регламентовані звіти”. У верхній частині вікна розташовано поле для вибору групи звітів. Нижче розта-шовано список звітів. Для звернення до конкретного звіта вибірається потрібна група і встановлюється курсор на формуємий звіт. Після цього потрібно натиснути кнопку “Відкрити” або двічі клацнути мишею в потрібному рядку списку звітів. Відкривається форма регламентованого звіту. В нижній частині розташовано власне бланк звіта – таблиця, в яку вводиться потрібна інфор-мація, а потім роздруковується. Ця таблиця містить чарунки жовтого і зеленого кольору. В чарунки жовтого кольору можна вводити дані вручну, тобто вони коригуються. В чарунках зеленого кольору відображається підсумкові дані по стовпцям і рядкам, тобто вони не коригуються.

Під час коригування в чарунках є можливість викликати калькулятор (для введення чисел) і календар (для введення дат), шляхом натискання на клавішу F4 або кнопку вибора в коригуємій чарунці.

Кнопки управління складанням звіта:

“Зберегти” - запам’ятати зміст чарунок. Для повернення до збереже-них даних натискається кнопка “Поновити”.

“Очистити” – зміст всі заповнених чарунок буде знищено.

“Поновити” - поновлення ранішезбережених даних.

“Закрить” - закінчення роботи з формою, при цьому програма за-пропонує зберегти дані звіту.

“Заповнити” - заповнення бланка звіта за даними бухгалтерського обліку. При цьому всі чарунки попередньо очищуються.

В іншому робота з регламентними звітами практично не відрізняється від роботи з будь-яким іншим звітом. Склад параметрів настройки конкретних регламентних звітів залежить від призначення і принципів формування.

Спеціалізовані звіти створюються, як правило, в конкретній конфі-гурації безпосередньо для певного об’єкта і призначені для розв’язування дуже вузької проблеми. Спеціалізовані звіти орієнтуються на певні ділянки обліку і спеціфічну настройку балансових рахунків і їх аналітики в даній конфігурації. Напр., якщо є потреба в специфічних виборках інформації або в особому виді друкованої форми (розрахункова відомість).

Крім звітів, в системі 1С:Підприємство широко використовується таке поняття як обробка. Під обробкою зазвичай розуміється деяка сервісна процедура, повністю визначена при конфігуруванні, яка призначена не для видачі інформації, а для внесення змін в інформаційну базу.

Обробка, напр., використовується для виконання деяких сервісних функцій, таких як завантаження довідника з іншої програми.

Використання обробки нічим не відрізняється від використання звітів, а сутність виконуємих нею дій повністю визначається в конфігурації. Звідси, описання властивостей і призначення конкретної обробки повинно міститися в описанні конфігурації або у вікні самої обробки.