3. Типи змін

Основні типи змін - це зміни місії і цілей, стратегії, технології, структури управління, продукту, людей та корпоративної культури організації.

1. Зміни технології пов'язані безпосередньо з процесом виробництва. Мета технологічних змін - підвищення якості товарів і послуг, вироблених даною організацією. Технологічні нововведення в організації найчастіше відбуваються «знизу вгору». Такі зміни не проводяться зверху вниз, так як вищий менеджмент не завжди знайомий з виробництвом і, як правило, не має досвіду в розробці технологій.

2. Зміни в продуктах - зміни в вироблених організацією товарах і послугах. Поява нового продукту на ринку означає впровадження нових технологій, задоволення потреб клієнтів. Ідеї такого плану також найчастіше здійснюються «знизу вгору», тільки різниця в тому, що новий товар вимагає уваги відразу декілька підрозділів компанії.

3. Наступний тип змін - структурні зміни. Це ті зміни, які належать до сфери управління, владних повноважень, структурним характеристикам і системам управління організацією. Тут використовується підхід «згори вниз», так як необхідними для цього навичками і досвідом володіють менеджери. Коли зміна «спускається згори», працівники нижчих рівнів мають право і повинні обговорювати плановані інновації та брати учать у їх реалізації.

4. До змін в культурі/людях відносять зміни цінностей, норм, переконань і поведінки співробітників, зміни відносин. Ці зміни спрямовані на удосконалення їх, або певних навичок співробітників (робота в команді, лідерство, відповідальність, соціальна активність.)

Організаційний розвиток - застосування результатів досліджень поведінкових наук для створення більш сприятливої атмосфери в колективі, удосконалення навичок адаптації до змін, поліпшення міжособистісних відносин і вирішення злободенних організаційних проблем.

Ділова (організаційна) досконалість - стан організації, яка визначає її здатність ставити і досягати мету за задоволення зацікавлених сторін.

Рівень ділової досконалості організації - вимірювана величина, що характеризує стан організації і ступінь довгострокового задоволення цією організацією зацікавлених сторін в динаміці. Визначається відповідно до методики по 1000-бальною шкалою, де 1000 балів відповідає ідеалу.

Перш за все, розглянемо три терміни, що зустрічаються в літературі, а саме: зміна, нововведення і перетворення.

Зміна - це поступовий або ступінчастий процес перекладу організації на новий рівень з використанням існуючих ідей і концепцій.

Нововведення - процес вироблення нових ідей і концепцій та застосування їх в умовах даної організації.

Перетворення - це процес швидкої фундаментальної зміни в методах роботи організації, викликаний різко мінливими умовами обстановки.

4. Основні аспекти управління процесом змін

А) Принципи управління процесом змін

Здійснення змін - це спільна робота лідера, менеджерів і співробітників організації. Запорукою успіху проведення перетворень є дотримання принципів управління процесом змін.

Існує кілька принципів управління процесом змін.

По-перше, необхідно узгодити методи і процеси змін зі звичайною діяльністю та управлінськими процесами в організації. Можлива боротьба за обмежені ресурси: деяких людей можуть хотіти використовувати як для планування, або розробки змін, так і для виконання поточних справ.

По-друге, керівництву слід визначити, в яких конкретних заходах, якою мірою, і в якій формі воно має прямо брати участь. Основний критерій - складність виконуваних дій і їх важливість для організації. Заохочувальні послання з боку керівництва служать важливим стимулом у здійсненні змін.

По-третє, необхідно узгодити один з одним різні процеси перебудови організації. Може також статися так, що один з відділів розробив важливі пропозиції і слід переконати інші прийняти їх, а для цього відмовитися від існуючої системи або своїх пропозицій. У таких ситуаціях вище керівництво повинне втручатися, дотримуючись такту.

По-четверте, управління змінами включає різні аспекти - технологічні, структурні, методичні, людські, психологічні, політичні, фінансові та інші.

По-п'яте, управління змінами включає рішення про застосування різних підходів і способів втручання, які допомагають правильно почати, систематично вести роботу, справлятися з опором, домагатися підтримки і здійснювати необхідні зміни.

Б) Класифікація видів змін

На внутрішньофірмовому рівні організаційні зміни можна класифікувати по різних підставах, виділяючи: планові та позапланові (спонтанні, випадкові). Планові здійснюються в відповідності з розробленою стратегією, планом. Мета таких планів - підготувати організацію до можливих змін середовища, протистояти несприятливим впливам випадкових факторів. Позапланові (реактивні) зміни - це непередбачені відповідні дії організації на непередбачені обставини у міру їх виникнення.

Суттєві і несуттєві (другорядні). Кількісні та якісні. Формальні і неформальні. Регулярні і епізодичні. Глобальні і фрагментарні (часткові).

Намічаючи контури, а в подальшому і приступаючи до розробки програми змін, менеджери повинні визначити їх рівень (масштабність) і змістовну частину, тобто виділити напрямки, за якими будуть проводитися зміни.

Основні види організаційних змін:

1. Поточні (звичайні) зміни. Несуттєві зміни, що стосуються окремих аспектів функціонування організації; найм, переміщення і звільнення персоналу; перерозподіл повноважень у зв'язку з відпустками, відрядженнями, навчанням і хворобою співробітників; створення робочих груп (команд) для вдосконалення профільної діяльності та виконання спеціальних проектів.

2. Помірні перетворення. Нарощування обсягів продукції, що випускається, освоєння нових ринків. Підготовка до виробництва нових товарів і послуг. Створення нових підрозділів (відділів, служб). Реорганізація окремих напрямків діяльності фірми.

3. Радикальні перетворення. Значне розширення (скорочення) виробничої діяльності та відкриття (закриття) філій. Вихід на міжнародні ринки. Злиття з іншими організаціями та поглинання конкурентів. Перегляд (корекція) принципів організаційної культури. Оновлення організаційної структури та реорганізація системи управління.

4. Перебудова організації. Фундаментальні перетворення, обумовлені необхідністю зміни галузі, продукту, дилерської мережі. Формування нової організаційної культури, бачення, цілей і місії організації.

В) Основні складові організаційної досконалості

за Харрінгтоном

Більш струнким і застосовним до організації є підхід Дж. Харрінгтона. Модель організаційного досконалості вибирає об'єктом дослідження як раз недосконалості та дії, які є найкращими для усунення цих недосконалостей. Зміни націлені на безперервне і грамотне управління п'ятьма стовпами організаційного досконалості, що забезпечує постійний розвиток компаній. Отже, п'ять стовпів, на яких спочиває ділова досконалість всякої організації, - це досконале управління:

• процесами. Ми зобов'язані вміти управляти всіма процесами і безперервно їх удосконалювати, оскільки саме ними визначаються способи ведення бізнесу організації;

• проектами. Проекти також вимагають адекватного управління, оскільки саме за допомогою виконання проектів організація здійснює вдосконалення всіх своїх процесів;

• змінами. Організація не повинна втрачати керованість в умовах хаосу, який обумовлений характером і масштабами проведених змін;

• знаннями. Організація зобов'язана уміти керувати своїм найбільш цінним капіталом - знаннями, якими вона володіє (це важливий елемент конкурентоспроможності організації, оскільки у наш час будь-яка технологія може бути запозичена, перероблена і впроваджена в будь-якій точці земної кулі буквально за кілька днів);

• ресурсами. Всі ресурси та активи організації вимагають належного управління, від їх правильного використання залежать результати її діяльності.

Вони разом повинні брати участь в управлінні компанією, і кожна з них важлива для постійного задоволення потреб усіх зацікавлених сторін.

5. Рівні змін

Час - важливий ресурс змін, не можна істотно змінити організацію в дуже короткий час. Наявність матеріальних, фінансових, людських ресурсів - також важливий параметр вибору стратегії змін.

У схемі, що запропонована Рашфордом і Коуланом (N.Rashford and D.Coghlan, 1987), виділяються чотири рівні діяльності організації: індивідуальний (поведінка окремих працівників), командний (взаємини всередині команд), груповий (діяльність підрозділів) і організаційний (політика і стратегії).

Рівень 1: індивідуальний - це рівень окремих індивідуумів. Завдання індивідуума бути самим собою і досягти своїх цілей в житті. Завдання організації - домогтися того, щоб індивідуум виконував формальний і неформальний (психологічний) контракт. Якщо діяльність організації на цьому рівні здійснюється ефективно, індивідуум сприймає цілі організації як свої власні.

Рівень 2: командний - це рівень взаємин індивідуумів всередині команди. Процвітаючі команди - це ті, які зуміли усунути власні дефекти. Завдання індивідуума на цьому рівні полягає в тому, щоб внести максимальний внесок у функціонування команди, в той час, як завдання команди - успішно функціонувати як єдине ціле. Завдання організації - забезпечити результативність роботи команди. Ключовим видом діяльності на цьому рівні є створення команд.

Рівень 3: груповий - це рівень груп або підрозділів. На даному рівні функціонує безліч окремих робочих команд, діяльність яких повинна бути скоординована для досягнення спільних цілей. Завдання організації - інтеграція діяльності окремих підрозділів. Основним інструментом на даному рівні є моніторинг внутрішніх інформаційних потоків і робочих процесів з метою виявлення та усунення порушень.

Рівень 4: організаційна стратегія/політика - це рівень організаційної стратегії і політики. На цьому рівні відбувається остаточне злиття груп або підрозділів в єдиний працездатний організм. Менеджери, діючі на даному рівні, повинні знати сильні і слабкі сторони організації і своєчасно виявляти зовнішні загрози і сприятливі можливості, завдяки чому стають можливими превентивні дії. Основний інструмент - відкриті системи планування, що функціонують у відповідності з місією організації і висуваються до організації вимог зовнішньої і внутрішньої клієнтури.

Описані рівні тісно пов'язані між собою. Наприклад, якась дія, розпочате на рівні 4, може вплинути на функціонування команди і ослабити у індивідуумів почуття приналежності до організації. Таким чином, будь-якої дії, навіть на рівні 4, повинно передувати обдумування наслідків на рівнях 1 і 2. Ефективність на рівні 2 залежить від благополуччя на рівні 1, рівень 3 залежить від рівнів 1 і 2, а рівень 4 залежить від трьох інших. Дана схема з чотирьох рівнів зі специфічними завданнями та ключовими інструментами являє собою корисний діагностичний інструмент для менеджерів, консультантів та інструкторів з тренінгів. Схема допомагає уникнути труднощів, пов'язаних із завданням вивчення поведінки людей під час змін в організації, і може бути корисна як інструмент аналізу і засіб навчання.