Методический материал к лабораторно работе № 1.
Пользовательский интерфейс табличного процессора Microsoft Excel..
Ввод и редактирование данных. Форматирование электронной таблицы.
Вычисления в электронных таблицах.
Мастер функций.
Абсолютная и относительная адресация
Условное форматирование.
1. Пользовательский интерфейс табличного процессора.
После запуска табличного процессора Microsoft Excel на экране появляются два окна – окно процессора и окно документа. Структура окон аналогична структуре окон других Windows-приложений.
Ниже строки заголовка расположена строка меню табличного процессора. Большинство операций, которые выполняются при помощи меню, могут быть выполнены с помощью соответствующих кнопок панелей инструментов. Табличный процессор содержит довольно большой набор панелей инструментов. Он позволяет также пользователю создавать свои панели инструментов. По умолчанию обычно на экране присутствуют панели инструментов Стандартная и Форматирование.
Под строкой заголовка расположена строка формул, которая предназначена для обработки содержимого ячейки. Она состоит из трёх частей. В левой части строки расположено поле имён. В нём указывается адрес активной ячейки или размер выделенного блока ячеек. Например, если там имеется запись F12, это означает, что активной является ячейка (клетка) F12. Если же там имеется запись 2Rx3C, то это означает, что выделен блок, содержащий 2 строки и 3 столбца.
Рис.8.1
Во второй части во время ввода данных в ячейку или редактировании её содержимого появляются три кнопки. Кнопка с изображением крестика применяется для отмены последнего действия. Кнопка с изображением галочки служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки (соответствует клавише <Enter>). Третья кнопка вызывает мастер функций для ввода и редактирования формул.
Рис.8.2.
Большую часть экрана занимает окно книги. Если это окно имеет нормальные размеры (не развёрнуто полностью), в верхней части его имеется строка заголовка. В левом конце строки расположена кнопка (специальный значок) раскрытия системного меню данного окна. Правее располагается заголовок рабочей книги. Если пользователь ещё не присвоил имени рабочей книге, там присутствует обобщенный заголовок Книга1. Если создаётся новая книга, ей присваивается новое обобщённое имя Книга2 и т.д. Правее заголовка имеются три кнопки изменения размеров окна.
Рабочая книга по умолчанию содержит 3 рабочих листа. При необходимости, можно удалить лишние рабочие листы или добавить недостающие. Для этого выбрать меню – Вставка, а затем – Лист.
Справа и снизу окна имеются линейки прокрутки. В нижней части также имеются ярлычки рабочих листов - Лист1, Лист2 и т.д. Активным является только один лист. Чтобы сделать активным какой-то другой лист, нужно щёлкнуть мышью на соответствующем ярлычке. Одновременно видно только несколько ярлычков. Чтобы появились невидимые ярлычки, нужно щёлкнуть на одной из кнопок, расположенных левее ярлычков. Самая левая кнопка выводит первый ярлычок. Вторая - следующий слева, третья - следующий справа, четвёртая - последний. При этом активный лист не изменяется.
Рис. 8.3.
Под строкой заголовка располагается строка с именами столбцов. В качестве имён используются буквы латинского алфавита: A, B, ..., Z, AA, AB, ..., IV - всего 256 столбцов. В левом столбце расположены номера строк: 1, 2, 3, ... - всего 65536 строк.
На пересечении строки со столбцом находится ячейка (клетка) таблицы. Ячейка задаётся своим адресом. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки. Например, адрес F43 означает, что данная клетка находится на пересечении столбца с именем F и 43-й строки.
Несколько смежных столбцов образуют диапазон столбцов. Он задаётся именами первого и последнего столбца в диапазоне, разделённых двоеточием. Например, D:H. Несколько смежных строк образуют диапазон строк. Диапазон строк задаётся номерами первой и последней строки диапазона, разделённых двоеточием. Например, 12:45.
Несколько смежных клеток образуют блок ячеек. Он задаётся адресами левой верхней клетки и правой нижней, разделённых двоеточием, Например, D4:S12.
Перемещение по таблице
Одна из клеток является в данный момент активной. Она обведена чёрной рамкой. Сделать активной другую клетку можно при помощи клавиш управления курсором:
<,> <>, <>, <> - перемещает активную клетку на одну позицию в соответствующем направлении;
<Page Down> - перемещает активную клетку на величину экрана вниз;
<Page Up> - перемещает активную клетку на величину экрана вверх;
<Alt> + <Page Down> - перемещает активную клетку на экран вправо;
<Alt> + <Page Up> - перемещает активную клетку на экран влево;
<Ctrl> + <> - перемещает активную клетку в последний столбец;
<Ctrl> + <> - перемещает активную клетку в первый столбец;
<Ctrl> + <> - перемещает активную клетку в первую строку;
<Ctrl> + <> - перемещает активную клетку в последнюю строку;
<Ctrl> + <Home> - делает активной первую клетку;
<Ctrl> + <End> - делает активной последнюю клетку таблицы.
Переместить активную клетку можно и другими способами:
щёлкнуть на нужной клетке;
щёлкнуть на поле имён строки формул, ввести туда адрес нужной клетки и нажать клавишу <Enter>.
Сохранение файла
После создания таблицы её следует сохранить в файле. Выполнить это можно с помощью меню Файл. В этом меню имеется два пункта: Сохранить и Сохранить как... При первом сохранении оба пункта равнозначны. После выбора одного из них на экран выводится диалоговое окно «Сохранение документа». В поле Папка: нужно установить имя той папки (каталога), в котором будет сохранена созданная таблица. В поле Имя файла: напечатать его имя. Убедиться, что в поле Тип файла: стоит запись «Книга Microsoft Excel». При желании, можно установить некоторые параметры сохранения. Для этого нужно щёлкнуть на кнопке Сервис – выбрать пункт Общие параметры открывается диалоговое окно <Параметры сохранения> (рис. 8.4).
Если в нём установить флажок Всегда создавать резервную копию, при последующих сохранениях данного файла будет сохранён и предыдущий вариант его. Если установить Пароль для открытия файла, то в дальнейшем открыть его сможет только тот, кто знает этот пароль. Если установить Пароль для изменения, то открыть его может каждый пользователь, но вносить какие либо изменения сможет только знающий данный пароль.
Рис.8.4. Диалоговое окно Параметры сохранения.
Если установить флажок Рекомендовать доступ только для чтения, то при последующем открытии его система будет напоминать об этой рекомендации. При этом пользователь может подтвердить этот режим (в этом случае он сможет только просматривать содержимое таблицы) или не согласиться - тогда он сможет вносить в таблицу изменения.
Рекомендуется заполнить и специальную анкету на данный файл, в которой можно указать некоторые сведения, например, имя автора, его должность, организацию и т.д. Эта анкета открывается в виде диалогового окна «Свойства» выбором пунктов меню Файл Свойства (рис. 8.5).
Рис. 8.5. Диалоговое окно Свойства.
При последующих сохранениях данной таблицы пункт меню Сохранить сохраняет её со всеми внесёнными изменениями. Аналогично данному пункту меню действуют комбинация клавиш <Ctrl + S> и кнопка панели инструментов стандартная Сохранить.
Если возникает необходимость сохранения уже существующей таблицы под другим именем, то нужно воспользоваться пунктами меню Файл, Сохранить как….
Завершение работы с табличным процессором
Завершить работу с табличным процессором можно такими способами:
открыть системное меню табличного процессора щелчком мыши на значке на левом конце строки заголовка системного окна, а затем щёлкнуть на пункте Закрыть;
щёлкнуть на пункте Файл в строке меню табличного процессора, а затем щёлкнуть на пункте Выход в открывшемся меню;
щёлкнуть на кнопке закрытия окна (кнопка с крестиком) на строке заголовка системного окна;
нажать комбинацию клавиш <Alt> + <F4>.
Если пользователь перед этим работал с таблицей, система спросит о необходимости сохранить изменения в документе, с которым работал пользователь.
Открытие файла
Открыть уже созданную таблицу можно, воспользовавшись пунктами меню Файл, Открыть..., кнопкой на панели инструментов стандартная Открыть или комбинацией клавиш <Ctrl + O>. Во всех случаях открывается диалоговое окно «Открытие документа». В поле Папка: следует установить имя папки, в которой хранится нужная таблица. В поле Имя файла: ввести имя требуемого файла, убедиться, что в поле Тип файла: стоит сообщение «Файлы Microsoft Excel», и щёлкнуть на кнопке Открыть - на экран выводится нужная таблица. Можно открыть нужный файл и двойным щелчком на его имени.