Посвідчення про відрядження

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи. У разі відсутності відміток в посвідченні про відрядження добові не виплачуються. На підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою.

Посвідчення про відрядження – документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядження [Л4]

В посвідченні про відрядження мають бути зазначені такі реквізити:

• ПІП відрядженої особи

• Посада та місце роботи працівника

• Пункт призначення

• Найменування підприємства куди було відряджено працівника

• Термін відрядження

• Підстава (№ наказу)

• Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до пункту призначення, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи.

Посвідчення про відрядження видається в єдиному екземплярі. [Л7]

Звіт про використання коштів

Працівник який одержав готівку на відрядження чи господарські потреби , зобов’язаний відзвітуватися про цільове використання коштів або повернути їх назад у касу підприємства. В такому випадку на ДП Березнівський лісгосп складається «Звіт про використання коштів».

Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження оформ­люється, крім того, і посвідчення про відрядження. [Л3]

Терміни подання звіту

Видавали кошти на:	Термін подання звіту:
Відрядження (добові, проїзд та проживання)	До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем завершення відрядження.
Закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторсировини, крім металобрухту	До закінчення 5-го банківського дня, що йде за днем закупки, але не пізніше 10-ти робочих днів від дня видачі готівкових коштів.
Інші виробничі (господарські потреби)	Наступного дня після отримання коштів під звіт. Якщо підзвітна особа одночасно отримала кошти як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні госппитань, термін звітування може продовжуватися до завершення відрядження.

Підзвітна особа заповнює всі графи крім :

«Звіт перевірено», «Залишок внесено (перевирата) у суі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу і суми утриманого податку за несвоєчасне повернення грошей на відрядження або під звіт, що заповнюють особи, які видали такі засоби, цільова витрата засобів і «Звіт затверджено», що підписує керівник. [Л7]

Звііт про використання коштів, який використовують на ДП Березнівський лісгосп має такі реквізити:

Лицьова частина:

• ПІП особи, що звітується, її посада та відділ

• Дата складання звіту та призначеня раніше виданого авансу

• Складені проводки відповідно до проведених операцій

• Сума придбання та перевитрати (за наявності)

• Дата затвердження звіту про використання коштів

• Залишок попередньо виданого авансу, сума витрат, та залишок коштів після виконання завдання.

Зворот:

• Розрахунок штрафу за несвоєчасно повернуті невикористані кошти

• Кому, за що і на підставі якого документа виплачено; сума виплати

• Підпис підзвітної особи

У випадку закордонного відрядження звіт про використання коштів потрібно заповнювати й у гривнях, і у валюті.

На ДП Березнівський лісгосп використовується журнально-ордерна форма обліку. Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № 3, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" і рахунку 37 "Рахунки з різними дебіторами" в єдиній системі записів. Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт . По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу. При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його, залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі. В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум.