2.3 Правила визначення і формулювання цілей.

Постановку цілей слід здійснювати шляхом пошуку відповідей на питання: чого я хочу? що я можу? до чого я конкретно приступаю?

Визначення цілей – “чого я хочу?” Для того, щоб домогтися ясності цілей, варто запитати себе:

– яких цілей я хочу досягти?

– якщо цілей декілька, чи узгоджуються вони між собою?

– чи існує вища мета і проміжні цілі?

– що я можу зробити для досягнення мети сам (мої сильні сторони)?

– над чим треба працювати для досягнення цілі (мої слабкі сторони)?

Знайти життєві особисті цілі і дати їм визначення означає надати власному життю напрямок, для чого варто точно описати те, чого конкретно хочемо досягти, беручи до уваги при цьому своє найближче оточення (партнерів, родичів, керівників і підлеглих) і свій вік.

Варто зробити рангування особистих і професійних цілей по термінах (довгострокові цілі – 10-20 років, середньострокові – 3-5 років і короткострокові – на найближчий рік).

Ситуаційний аналіз – “що я можу?” Під ситуаційним аналізом розуміється оцінка життєвої ситуації й особистих ресурсів, тобто засобів для досягнення цілей. Він дозволяє визначити, які якості (сильні сторони) варто заохочувати і які варто додатково розвивати (слабкі сторони). Процес ситуаційного аналізу доцільно розбити на п’ять етапів: оцінка особистої діяльності, виявлення сильних і слабких сторін особистості, оцінка професійної діяльності, складання балансу успіхів і невдач і зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями.

Оцінка особистої діяльності. Насамперед, варто відверто і чесно відповісти на питання:

– які мої найбільші успіхи і невдачі?

– які мої сильні і слабкі сторони характеру?

– чи є в мене друзі, і хто вони?

– чи є в мене вороги, і хто вони?

– які можливі труднощі, небезпеки і проблеми?

– яких запобіжних заходів необхідно вжити?

– чого чекає від мене моє найближче оточення?

Виявлення сильних і слабких сторін особистості, достоїнств, якостей і переваг, що привели до особистих і професійних успіхів, а також недоліків, прогалин в освіті, професійній підготовці, що стали причиною невдач. Крім того, необхідно чітко сформулювати відповіді на наступні групи питань, що характеризують: економічний стан, фізичний стан, соціальний стан (людські відносини), психологічний стан і сімейне життя.

Оцінка професійної діяльності відображає знання і виконання функціональних обов’язків, вимог керівництва, уміння планувати роботу і вибирати пріоритети, самостійність, успіхи і невдачі в професійній діяльності.

Складання балансу особистих успіхів і невдач передбачає зіставлення найбільших досягнень в особистому житті і професійній діяльності з самими серйозними помилками, прорахунками і невдачами.

Зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями полягає в аналізі за схемою “мета – засіб”, суть якого в зіставленні реальної ситуації (освіта, досвід, час, фінанси, особистісні якості, партнери і конкуренти, кон’юнктура) з наміченими життєвими цілями.

Формулювання цілей – “до чого я конкретно приступаю?” Кожна мета має сенс тільки в тому випадку, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати:

– у який часовий проміжок я хочу домогтися бажаного?

– як я довідаюся, що отримав бажане?

– яким буде результат?

Сформульовані життєві плани варто перевірити з точки зору їх реалістичності за самостійно обраними критеріями. Враховувати при цьому треба власний фізичний стан, потреби в освіті, підвищенні кваліфікації і культурного рівня. Цілі повинні бути реальними, тому що нереальні цілі мають мало шансів бути виконаними.

Визначити наскільки реальні сформульовані цілі, допоможуть відповіді на такі питання:

– якщо досягнення мети прийняти за 100%, то в якій точці від 0 до 100 я зараз знаходжуся?

– що потрібно додати до існуючої ситуації, щоб на 10% (20-30%) наблизитися до 100%?

– від чого в даний момент залежить просування до наміченої мети?

– на що і в якій мірі я можу вплинути особисто?

– хто чи що ще впливає на ситуацію?

– кому ще відомо про моє бажання досягнути цієї мети?

– які дії уже початі?

– яких побоювань я зазнаю в зв’язку з наміром домогтися задуманого?

– хто чи що не дозволяє рухатися до мети швидше та з меншими труднощами?

– які ресурси можуть мені знадобитися?

– кого прямо чи побічно стосується моє прагнення до обраної мети?

Варто усвідомлювати, що чим більше цілей поставлено перед собою, тим більше буде потрібно активності і більше доведеться змінювати стиль колишнього життя. Досягненню глобальних довгострокових цілей сприяють короткострокові цілі, які формулюються з урахуванням зміни зовнішніх умов. З точки зору психологічної мотивації важливо ставити перед собою короткострокові досяжні цілі і домагатися проміжних успіхів.

Записуючи мету на папері, ви вже перестаєте мріяти і починаєте щось робити, робите вчинок, створюєте відчутний документ, що спонукає вас до конкретних дій. Саме тому потрібно письмово викласти свої цілі: в одній закінченій фразі, у дійсному часі, точно і ствердно!

Визначення цілей фактично є першим етапом планування.

ТЕМА 3. Функція «планування» в самоменеджменті

Питання теми:

3.1 Основи планування

3.2 Принципи і правила планування часу

3.3 Планування робочого дня методом «Альпи»

3.1 Основи планування

Планування – це раціональне визначення того, як людина збирається досягти поставлених перед собою цілей. Планування – це вираження волі, воно означає, насамперед, уміння думати з випередженням і припускає системність у роботі. По суті справи планування – це те, з чого варто починати будь-яку справу.

Варто також пам’ятати, що планування щоденної діяльності не можна і неможливо підмінити активністю. Якщо немає часу, щоб зробити щось належним чином, то навряд чи він з’явиться, щоб взагалі це зробити.

Завдяки послідовному плануванню своєї роботи менеджеру вдається приділяти досить уваги виконанню дійсно керівних функцій, зосередитися не на процесі діяльності, а на її результатах. Такий підхід полягає в тому, що керівники віддають перевагу тому, щоб:

– робити правильні справи замість того, щоб правильно робити справи;

– створювати творчі альтернативи замість того, щоб вирішувати проблеми;

– оптимізувати використання засобів замість того, щоб зберігати засоби;

– домагатися результату замість того, щоб виконувати обов’язок;

– підвищувати прибуток замість того, щоб зменшувати витрати.

Планування майбутньої діяльності не тільки дозволяє чітко уявити собі, чого ж людина хоче, але і змушує розробляти й аналізувати кілька варіантів дій для досягнення мети.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Обов’язковою умовою є контроль ходу виконання планів.

Планування покликане забезпечити господарське використання часу: або весь наявний час використовується для плідної і успішної діяльності – максимальний критерій, або поставлені цілі досягаються з найменшими витратами часу – мінімальний критерій.

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі: дослідження показують, що одна хвилина, витрачена на планування, зберігає 3-4 хвилини в роботі. Існує також загальне правило, відповідно до якого регулярне планування протягом 10 хвилин майбутнього робочого дня дозволяє заощаджувати щодня до двох годин робочого часу, а також краще вирішувати важливі задачі.

Планування часу дозволяє:

– досягти цілей найкоротшим шляхом, реально оцінити їх з погляду часових обмежень;

– одержати виграш у часі – заощадити час для дійсно важливих справ, краще оцінити наявні резерви часу;

– розставити пріоритети – сконцентруватися на дійсно важливих задачах, визначити ступінь важливості тих чи інших задач і робіт, виявити справи і задачі, які можна передоручити;

– встановлювати реальні терміни і вчасно розпізнавати вузькі місця;

– резервувати час для непередбачених справ;

– підвищити ефективність роботи шляхом попередньої структуризації майбутнього дня і раціонального використання часу;

– раціонально розподіляти роботу всередині організації;

– звести до мінімуму стресові ситуації, зменшити метушню і непередбачені роботи.

Реальний план роботи в ідеалі повинен передбачати лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити.

У такому випадку чим більш реальними і досяжними виявляться заплановані справи, тим легше сконцентрувати і мобілізувати сили на їхнє здійснення.