3.3. Планування робочого дня методом «Альпи»

План роботи на день будується на основі тижневого плану роботи. Він є останнім і найбільш важливим ступенем в системі планування часу. Запропонований до практичного застосування метод “Альпи” розроблений німецькими фахівцями. Він досить простий, зручний, вимагає мало часу: після нетривалої практики складання плану на майбутній робочий день займає 10-15 хвилин. Складання щоденного плану містить п’ять етапів: складання завдань, оцінка тривалості, резервування часу, прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень, контроль і перенесення незробленого.

Складання завдань. Починати варто зі складання списку всього, що треба зробити завтра:

– задачі місячного і тижневого планів;

– задачі, не виконані сьогодні;

– додаткові справи (що виникли поза планами);

– задачі, терміни виконання яких минають завтра;

– задачі, проміжні терміни виконання яких необхідно витримати;

– періодично виникаючі задачі.

Варто намагатися скласти список задач так, щоб у першу чергу розподілити їх за пріоритетами, тривалістю виконання, можливостями забезпечити їхнє виконання найбільш раціональним способом (телефон, оптимальний маршрут руху, можливість сполучення операцій). При складанні списку рекомендується максимально використовувати умовні знаки і скорочення.

Оцінка тривалості. Реальний план завжди обмежений тим, що людина фактично може зробити. Проти кожного завдання проставляється час на його виконання, потім, шляхом підсумовування, визначається загальний час, необхідний для виконання плану. Варто мати на увазі, що часто робота вимагає стільки часу, скільки є в розпорядженні, тому, встановлюючи для визначених справ конкретний відрізок часу, менеджер змушує себе вкладатися саме в цей термін.

Резервування часу варто здійснювати, дотримуючись основного правила планування часу – “60:40”. Це значить, що планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу. Варто твердо довести складений список задач до цифри 60%, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи час на їх виконання.

Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень має на меті скоротити час на виконання задач дня до 5-6 годин (60%), для чого необхідно:

– однозначно встановити пріоритети для задач дня;

– перевірити ще раз складений план витрат часу і скоротити його до реально необхідного часу на виконання плану;

– розглянути кожну задачу з точки зору можливості її передоручення і раціонального виконання.

Контроль і перенесення незробленого. Досвід показує, що не все заплановане вдається виконати, і частину справ доводиться переносити на наступний день. Якщо та ж сама справа переноситься багаторазово, то вона стає тягарем. У цьому випадку вибирають один із двох шляхів: рішуче беруться за справу і доводять її до кінця або відмовляються від неї (проблема застаріває або вирішується сама собою).

Основні переваги пропонованого методу планування робочого дня:

– чітке уявлення задач на завтра;

– упорядкований плин робочого дня;

– подолання забутькуватості;

– концентрація на найважливішому;

– прийняття рішення про пріоритети і передоручення;

– спокійне сприйняття непередбачених подій;

– ранжирування справ і задач за важливістю;

– самодисципліна при виконанні денного плану роботи;

– зростання особистих результатів роботи;

– поліпшення самоконтролю;

– виграш у часі за рахунок методичної організації роботи.

Практика показує, що плани роботи (у тому числі і денний план) найкраще оформляти в письмовому вигляді. Перевагами письмового оформлення планів є:

– розвантаження пам’яті;

– письмовий план мотивує до роботи;

– велика концентрація на намічених задачах;

– можливість контролю результатів і відсутність “втрат” невиконаних задач (плани, які тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються);

– краще оцінюється час, враховуються перешкоди;

– вдосконалюється методика роботи;

– велика ясність щодо задач дня.

У такому разі дійсно буде складений реальний план роботи, який передбачає лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити в цей день.

ТЕМА 4. Функція «прийняття рішень» в самоменеджменті

Питання теми:

4.1 Особливості і правила прийняття рішень

4.2 Принципи і правила встановлення пріоритетів

4.1 Особливості і правила прийняття рішень

Прийняття рішень властиве будь-якому виду людської діяльності і від нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей, організації чи підприємства і навіть усього населення цілої держави.

Ухвалення рішення припускає вибір першочергових задач і справ, тобто визначення, яким задачам віддавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Визначення пріоритетів – це настільки очевидна і зрозуміла справа, що часто виконується навіть неусвідомлено.

Певні рішення приводять до бажаного результату, інші – ні. Часто причиною негативного результату бувають помилки, допущені при ухваленні рішення. Найбільш розповсюджені помилки, що допускаються при прийнятті рішень – це:

– ухвалення однобічного рішення;

– обумовленість рішення емоціями;

– відсутність системного підходу при ухваленні рішення;

– перевага “звичної” альтернативи;

– не враховується можливий ризик і його наслідки;

– прийняття рішень на основі припущень, бажань і помилкових передумов, без достовірної інформації;

– неправильне тлумачення фактів;

– імпульсивність, ухвалення рішення під впливом сьогочасних факторів.

Перерахованих помилок при прийнятті рішень можна уникнути, якщо систематизовано підійти до цієї відповідальної справи. У цьому випадку процес ухвалення рішення вибудовується в таку послідовність:

– чітко формулюється тема, щодо якої приймається рішення;

– визначається мета ухвалення рішення: чого я хочу досягти?

– визначаються наявні засоби для цього;

– виробляються альтернативні варіанти дій, що ведуть до досягнення мети;

– проводиться аналіз альтернатив з погляду бажаного і можливого;

– оцінюються негативні наслідки тієї чи іншої альтернативи, ймовірність їхнього виникнення, а також прораховуються ймовірні витрати на ліквідацію цих наслідків;

– вибирається остаточне рішення.

Американський соціолог М.Рубінштейн розробив десять універсальних правил прийняття управлінських рішень, які сформулював у вигляді нижченаведених рекомендацій:

– перш ніж вникати в деталі, постарайтеся отримати уявлення про проблему в цілому;

– не приймайте остаточного рішення, поки не розглянете всі можливі варіанти;

– завжди сумнівайтеся – навіть самі загальновідомі істини повинні викликати у вас недовіру, не бійтеся відхиляти і перевіряти їх ще раз;

– розглядайте проблему з усіх боків, навіть коли шанси на її успішне вирішення здаються мізерними;

– шукайте, згадуйте аналогії, підходи, алгоритми, ситуації, що допоможуть вам краще зрозуміти суть розв’язуваної проблеми і знайти оптимальний варіант її вирішення;

– ставте якнайбільше запитань: іноді правильно сформульоване запитання істотно змінює зміст відповіді;

– не зупиняйтеся на рішенні, що першим спало на думку; знайдіть його слабкі місця, знайдіть інші рішення і порівняйте їх з першим;

– пам’ятайте, що кожна людина має власну точку зору на життя і повсякденні проблеми;

– перед прийняттям остаточного варіанта рішення обговоріть з ким-небудь свої проблеми (одна голова добре, а “півтори” – краще);

– не зневажайте своїми почуттями (інтуїцію визначають як “неусвідомлений досвід”).

Самим складним в ухваленні рішення є вибір із декількох альтернативних варіантів, і тут може допомогти, насамперед, практичний досвід менеджера.

Доцільно проаналізувати можливі наслідки прийняття і здійснення того чи іншого рішення. Для цього рекомендується відповісти на такі питання:

– що я виграю?

– що я програю?

– які додаткові зобов’язання в мене з’являться?

– яка нова ситуація виникне?

– які нові задачі в мене виникнуть?

– які можливі побічні результати?

– чи потрібні будуть нові рішення?