3 . Стильове оформлення

Стильове оформлення документа варто виконувати перед уведенням тексту. Застосовувати стильове оформлення можна також після введення всього документа або його частини. У будь-якому варіанті стиль пов’язується з абзацом (виділеним фрагментом) клацанням лівою клавішею миші по кнопці Застосувати. У цьому разі абзац, частину тексту або весь документ варто спочатку виділити одним із відомих способів.

Шаблони документів і робота з ними

1 . Шаблони

Шаблон — це свого роду форма, якій відповідають створювані текстові документи. Як уже зазначалося, завдяки шаблону не треба кожного разу витрачати час на встановлення полів, інтервалів, орієнтації і формату паперу тощо.

Існує два основних види шаблонів — загальні шаблони і шаблони документів. Загальні шаблони, у тому числі шаблон Normal.dot, містять настроювання, доступні для всіх документів. Шаблони документів, наприклад, шаблони записок чи факсів, у діалоговому вікні Створення документа, містять настроювання, доступні тільки для документів, заснованих на цьому шаблоні. так, під час створення записки на основі Шаблону записок можуть використовуватися як настроювання шаблону записок, так і загальних шаблонів. У редакторі Word є набір шаблонів документів, і крім того, можна створювати шаблони самостійно.

Отже, можна виділити різні шаблони для різних документів: y для нових документів (Normal);

y для конкретних випадків (Загальні, Листи і Факси, Звіти;

Публікації) ; y власні шаблони.

2 . Використання Майстра створення документів

Майстер створення документів — це внутрішня програма, яка ставить запитання, а потім використовує отримані відповіді для створення певного документа.

Розглянемо приклад створення листа за допомогою Майстра листів.

1. У меню Файл треба вибрати команду Створити.

2. В області завдань Створення документа, у групі Шаблони треба вибрати посилання На моєму комп’ютері.

3. Далі необхідно активізувати вкладку Листи і факси, запустити Майстер листів.

4. У відповідних вікнах Майстра листів є можливість вибрати параметри майбутнього листа — формат листа, реквізити одержувача та відправника тощо.

5. щоб пропустити будь-який крок, можна перейти до конкретної вкладки, вибравши одну із закладок.

Внесені до шаблону зміни не впливають на вміст існуючих документів, заснованих на цьому шаблоні. Змінені стилі оновлюються у разі відкриття існуючих документів, тільки якщо встановлений прапорець Автоматично обновляти стилі. щоб установити цей прапорець, перед відкриттям існуючих документів виберіть у меню Сервіс команду Шаблони і надбудови.

Макроси та їх використання

1 . Макроси та їх використання

Макрос — це набір команд та інструкцій, що виконуються як одна команда.

Макроси часто використовують з такою метою: y щоб прискорити операції редагування або форматування, які часто виконуються;

• щоб об’єднати декілька команд (наприклад, щоб вставити таблицю з указаними розмірами і межами та певною кількістю рядків і стовпців);

• щоб спростити доступ до параметрів у діалогових вікнах;

• щоб автоматизувати обробку складних послідовних дій у завданнях.

Макрос — макрокоманда або послідовність макрокоманд, яку використовують для автоматичного виконання завдань. Макроси записуються мовою програмування Visual Basic для додатків.

Макрос можна створити за допомогою засобу для запису макросів (порівняно легший варіант) або ввівши його код мовою Visual Basic для додатків у редакторі Visual Basic.

Можна також використовувати обидва методи відразу: записати частину кроків, а потім удосконалити макрос, доповнивши його додатковим програмним кодом.

Порядок запису макросу

1. У меню Сервіс виділити пункт Макрос, а потім вибрати команду Почати запис.

2. У полі Ім’я макросу ввести ім’я нового макросу.

3. У списку Макрос доступний для вибрати шаблон або документ, у якому буде зберігатися макрос.

4. Ввести опис макросу в полі Опис.

5. Якщо макросу не потрібно призначати кнопку панелі інструментів, команду меню або сполучення клавіш, то треба натиснути кнопку ОК, щоб почати запис макросу. щоб призначити макросу сполучення клавіш, треба натиснути кнопку Клавішам... Вибрати макрос, що записується у списку Команди, ввести сполучення клавіш у полі Нове сполучення клавіш та натиснути кнопку Призначити. Далі необхідно натиснути кнопку Закрити, щоб почати запис макросу. щоб призначити макросу кнопку на панелі інструментів або команду меню, треба натиснути кнопку Панелі та перейти на вкладку Команди. Після цього вибрати макрос, що записується, у списку Команди та перетягнути його на панель інструментів або в меню.

Щоб почати запис макросу, необхідно натиснути кнопку Закрити. Після цього виконаємо дії, які треба долучити до макросу (записати).

Записуючи новий макрос, можна використовувати мишу лише для вибору команд і параметрів. Для запису таких дій, як виділення тексту, використовуємо клавіатуру. Наприклад, за допомогою клавіші F8 можна виділити текст, а за допомогою клавіші END — перемістити курсор у кінець рядка.

Для завершення запису макросу треба натиснути кнопку Зупинити запис — .

Порядок дій для виконання макросу

1. У меню Сервіс виберіть команду Макрос, а потім — команду Макроси.

2. У списку Ім’я виберіть ім’я макросу, який треба виконати.

Якщо потрібного макросу немає у списку, виберіть інший документ або шаблон у списку Макроси з...

3. Натисніть кнопку Виконати.