Подсистема "Управление продажами". Автоматизация работы отдела продаж включает в себя подготовку предложений, регистрацию покупателей, регистрацию договоров с покупателями, выписку счетов.

Основные операции подсистемы

1. Формирование предложений — прайс-лист формируется из остатков товара по следующим признакам: срок годности, скорость расхода товара, производитель товара.

2. Подготовка счета покупателю — подготовка счета производится на основании заявки покупателя. При оформлении счета вводятся номер и дата счета, срок оплаты, выбирается покупатель. Для выбора покупателя используется справочник покупателей. В случае нового покупателя необходимо предварительное согласование занесения его реквизитов в справочник покупателей. Если покупатель разовый, то его реквизиты вводятся непосредственно в счёт.

В строках счета указываются товар, процент наценки на товар, налог на добавленную стоимость и общая сумма к оплате. Выбор товара для включения в счет производится из прайс-листа, предъявляемого системой. Автоматически на основании счёта формируются требования на товар в отделы. После согласования требований на складе выписываются заготовки расходных накладных, по которым резервируется товар.

3. Регистрация договора с покупателем — согласованный и подписанный с покупателем договор регистрируется (вводится в систему).

4. Регистрация отметки об оплате счёта — регистрация происходит при поступлении уведомления об оплате.

5. Справки по продажам:

• по покупателю (что оплачено, что поставлено);

• по менеджерам (эффективность работы);

• выборки о продажах по различным критериям.

Подсистема "Управление складом и производством"

Основные операции учёта товаров:

1. Оформление приемного акта в отделе снабжения при поступлении товара от поставщика — данные о поставщике, дата прихода товара, номер приемного акта; вводится или корректируется информация о пришедшем товаре (материале) по сериям (изготовитель, наименование, единица измерения, серия, срок годности, количество в серии, количество на анализ).

2. Оформление передачи товара в оперативные отделы и на производство — передаче подлежат товары (материалы) одного приемного акта (передача сопровождается оформлением накладной, а полученная готовая продукция — актом выхода готовой продукции);

3. Предметно-количественный и стоимостный учет наличия, прихода и расхода товара в оперативном отделе производится на основе регистрации данных прихода и расхода товара отдела в системе с оформлением соответствующих документов.

Основные операции учёта товара в оперативном отделе:

1. Оформление поступления товара — поступление товара из отдела снабжения оформляется утверждением накладной передачи или приёмного акта.

2. Поступление товара от внешнего учреждения оформляется приходной накладной.

3. Оформление отпуска товара — отпуск товара из отдела снабжения сопровождается подготовкой расходной накладной (копия накладной передается из отдела экспедиции вместе с транспортными квитанциями в участок выписки счетов покупателю для оформления счета).

4. Предметно-количественный и стоимостный учет наличия, прихода и расхода товара на участках производства производится на основе регистрации данных прихода товара на участок, затрат товара на производство продукции (сырье), поступления выхода производства (готовая продукция), расхода товара в автоматизированной системе с оформлением соответствующих документов.

Основные операции учёта товара на участках производства:

1. Оформление акта производства — по завершении процесса производства продукции оформляется заготовка акта производства продукции, в которой отражаются затраты сырья, издержки производства, расход на анализ, результаты анализа и выход готовой продукции.

2. Оформление отпуска товара — акт производства продукции утверждается тем подразделением, которому предназначена готовая продукция.

Все остальные случаи отпуска товара из отдела проводятся оформлением накладной по той же технологии оформления, как и для отдела снабжения.

Основные операции контроля цен:

1. Установка цен на поступивший товар — сотрудник бюро цен просматривает на мониторе заготовку приемного акта, анализирует всю имеющуюся у него информацию по данной поставке (счет, курсы валют, отчёт о дополнительных расходах, нормативные документы) и вводит или корректирует цены товара в заготовке приемного акта.

2. Исправление цен — при расценке уже утверждённого приёмного акта, либо при выяснении ошибочности установки цен после утверждения приемного акта сотрудником бюро цен специальным документом проводится изменение цен к приемному акту. При этом в системе автоматически проводятся исправления ко всем первичным документам, связанным с исправляемыми позициями приемного акта с выдачей их на печать.

3. Переоценка наличия товара — при поступлении указания о переоценке товара, хранящегося на складе, сотрудником бюро цен готовится акт о переоценке.