4.4. Масштаб управляемости и контроля

При проектировании организации необходимо принимать решение относительно того, сколько людей или работ непосредственно может быть эффективно объединено под единым руководством. Так как возможности человека в отношении восприятия информации, ее переработки и принятия решений ограничены, важно правильно определить количество работников, которые непосредственно подчиняются данному руководителю.

Чрезмерно большое количество подчиненных усложняет работу руководителя, поскольку требует дополнительных усилий для создания эффективной системы контроля и приводит к информационной перегрузке, которая в конце концов ухудшает своевременность принятия решений. Если же количество подчиненных небольшое, то это приводит к росту числа уровней управления, усиливает централизацию, увеличивает расходы на содержание управленческого персонала.

Задача состоит в том, чтобы для определенного количества работников с учетом их потенциала (квалификации, опыта и т.п.) установить оптимальное количество руководителей и определить их иерархию. Для этого используют понятие нормы управляемости.

Норма управляемости – это допустимо количество исполнителей, которые подчиняются одному руководителю.

Для ее определения могут использоваться как опытно-статистические методы (например, сравнение со штатным количеством персонала аналогичного подразделения, который выполняет аналогичные объемы работ), так и расчетно-аналитические, которые учитывают такие факторы, как характер работ, объем информации, расход времени, количество взаимосвязей.

В настоящее время для определения оптимального масштаба управляемости широко используется ситуационный подход, в основе которого лежит анализ факторов, влияющих на определение масштаба управляемости.

Рекомендуется следующий перечень факторов, который следует учитывать при определении оптимального количества подчиненных:

• схожесть, сложность и территориальная удаленность работ;

• уровень компетентности руководителя и подчиненных;

• интенсивность взаимодействия между менеджером, отдельными подчиненными и их группами, а также между подчиненными (число межличностных контактов);

• потребности во времени на контакты с другими людьми и организационными единицами;

• новизна проблематики возглавляемого подраздела для специалистов;

• распространенность стандартизированных процедур в пределах организации.

В зависимости от состояния указанных переменных определяется оптимальная для конкретной ситуации норма управляемости. Многими специалистами рекомендуются некие усредненные величины, которые могут быть приняты в качестве ориентира при определении нормы управляемости.

Так, считается, что норма управляемости для менеджера высшего уровня составляет 3-6 подчиненных; для менеджера среднего звена – 7-15 подчиненных; для менеджера низшего уровня – 20-35 подчиненных.

В современных условиях за счет более широкого использования информационных систем и групповой работы возможно дальнейшее увеличение масштаба управляемости.

Если конкретная ситуация будет этого требовать, целесообразно вводить должности заместителей. Опыт показывает, если нагрузка руководителя в 1,5 раза превышает рекомендованную норму, то эффективность его работы повысится с введением должности заместителя и передачей ему части полномочий и ответственности.

Последние десять лет понятие масштаба управляемости стало использоваться не только применительно к определению числа работников организации, непосредственно подчиненных руководителю. Его начинают применять к общей численности персонала, работающего «под одной крышей». В данном случае имеются в виду классические организации типа фабрики, завода, офиса. Связано это с тем, что сегодня практически не существует серьезных ограничений на масштабы организации с точки зрения технологии.

Если определять масштаб управляемости указанного выше типа исходя из знания руководителем каждого члена организации по имени, то число работников обычно должно быть ограничено 100-150 людьми, так как нормально развитый человек, имеющий опыт множественных контактов, в состоянии легко вспомнить в пределах данного числа имя работника, с которым он хочет установить рабочий контакт. В ряде организаций, где нельзя по тем или иным причинам свести число занятых до упомянутого размера, работники носят на головных уборах, одежде или держат на рабочем месте указатели со своим именем, а если требуется, то и с указанием своей должности.

Если руководитель организации ориентируется в своих отношениях с работниками на знание их в лицо, то предел численности занятых может составлять 800-900 человек, а в редких случаях до 1000 человек. Так, в машиностроении США уже давно не проектируются заводы с числом работников выше этого показателя. Аналогичные требования предъявляются с 1988 г. и у нас к проектированию машиностроительных заводов. За пределами указанной численности деловая организация считается неуправляемой, если руководитель ориентируется на личностные отношения со всеми своими подчиненными, а не на «руководство массами».