15. Класифікація документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Відповідно до цього документи класифікуються: за найменуванням (заява, лист, телеграма, довідка), за походженням (службові, особисті), за місцем виникнення (внутрішні, зовнішні), за призначенням (щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні), за напрямом (вхідні, вихідні), за формою (стандартні, індивідуальні), за терміном виконання (звичайні, безстрокові, термінові, дуже термінові), за ступенем гласності (для загального користування, службового, таємні), за стадіями створення (оригінал, дублікат), за складністю (прості, складні) за терміном зберігання (тимчасового до 10 р., тривалого понад 10р., постійного зберігання, за технікою відтворення (рукописні, відворені мехіначним способом), за носієм інформації (на папері, диску, фотоплівці, перфострічці, дискеті).

16. Реквізит як елемент документа.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняються постійні – реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Склад реквізитів:

1. Державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва міністерства чи відомства;

7. назва підприємства;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про засвідчення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону;

29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30. позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. позначка про надходження;

32. запис про державну реєстрацію.

Текст – головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень. Реквізит документа, який визначається назвою та метою ділового паперу. Текст як реквізит документу це сукупність речень об’єднаних у структурну цілісність за правилами мовної системи.

17. Формуляр документа. Оформлення сторінки.

Формуляр документа — внутрішня структура, зміст і стилістичні особливості тексту документа, які вперше сформував французький ерудит — Жан Мабільон. Характерною рисою формуляра є сталість побудови. Розрізняють умовний (найзагальніша схема побудови документів в цілому), абстрактний (загальна схема побудови документів певного різновиду), конкретний (схематична структура певних груп документів усередині конкретного виду документів) та індивідуальний (схема побудови окремо взятого тексту) формуляри. Умовний формуляр середньовічного та ранньомодерного документу:

• Початковий протокол: інвокація — взивання імені Бога, богословський відступ, або просто знак хризмону; інтитуляція — вказування особи, від якої походить документ; інскрипція — вказування адресата; салютація — вітання

• Основна частина: аренга, преамбула, промульгація — публічна заява, нарація — виклад суті справи, диспозиція — розпорядження, санкція — заборона порушувати приписи документа, Корроборація — засвідчення автентичності документа

• Заключна частина — есхатокол: дата, місце і час видачі документа, апрекація — заключне побажання

• Засвідчувальна частина: субскрипція — формула, що передає суть засвідчувальної дії, сигнатура — підпис. Документи на паперових носіях укладають відповідно до ГОСТ 9327-60 на аркушах паперу форматом А-4 (297 х 210 мм) та А-5 (148 х 210 мм ). Додатки до документів (таблиці, графіки, схеми тощо) можуть виконуватися на папері форматом А-3 (297 х 420 мм).

ГОСТ 6.38-90 встановлено такі поля:

— ліве — 20 мм

— праве — не менше 8 мм

— верхнє — не менше 10 мм

— нижнє — не менше 8 мм

Нумерація документа починається з другого аркуша вгорі посередині робочого поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша арабськими цифрами, починаючи з цифри 2 без будь-яких позначок біля цифр.