Бизнес-процесс заказа, покупки и поставки товара
Работа с элементами подсистем: Продаж, Закупок, Запасов
Занесение первичной информации в справочники
Перед началом работы, потребуется заполнить основные справочники первичной информацией. Конечно, все справочники можно заполнить и по ходу работы с документами, но предпочтительнее на первом этапе иметь заполненными самые основные справочники: организации, контрагенты, подразделения и некоторые другие.
Необходимо ввести данные о контрагенте «Рекорд», у которого организация Авекс будет осуществлять заказ.
Технология работы
Перезапустите систему 1С:Предприятие и зайдите под своей учетной записью.
Откройте Справочники/Организации/Организации (Рис. 29). Убедитесь, что в справочнике, содержащем список организаций, присутствует предприятие Авекс – от имени данной компании в дальнейшем будет осуществляться заказ.
Рис. 29 Справочник Организации
Откройте карточку организации и допишите после слова Авекс свою фамилию. Закройте карточку и сделайте скриншот списка организаций.
Для ввода данных о контрагенте «Рекорд» выполните Справочники/Контрагенты/Поставщики/Добавить.
Заполните карточку контрагента (Рис. 30).
Рис. 30 Карточка контрагента Рекорд
Закладка «Общие».
Не забудьте промаркировать соответствующее контрагенту поле – в данном случае – «Поставщик»!
Закладка «Вид деятельности», нажмите Добавить, нажмите на кнопку Многоточие и выберите двойным щелчком мыши «Оптовая торговля». Нажмите ОК. Установите текущий вид деятельности основным, путем нажатия по кнопке Да в появляющемся диалоговом окне. Нажмите ОК.
Убедитесь, что компания «Рекорд» появилась в списке организаций (Рис. 31). Откройте карточку данного контрагента двойным нажатием мыши. Перейдите на закладку «Счета и договоры».
Рис. 31 Отображение занесенной компании в списке уже существующих
Закладка «Счета и договоры».
В поле «Банковские счета» нажмите кнопку Добавить. Заполните карточку следующими данными (Рис. 32):
Рис. 32 Реквизиты банковского счета ЗАО «Рекорд»
Просмотрите автоматически сформированный договор с контрагентом, чтобы у него были следующие настройки:
Наименование - Основной договор,
Вид договора - С поставщиком,
Организация – Авекс-Фамилия (это наше предприятие)
Валюта – руб.
Откройте окно договора и убедитесь, что расчеты по договору производятся в рублях.
Вставьте в отчет скриншот созданного поставщика (вкладки Общие, Счета и договоры) так чтобы была видна основная информация.
Закройте карточку контрагента «Рекорд» нажатием кнопки ОК.
Принцип заполнения справочников выполнили, остальные справочники можно будет заполнить по мере необходимости и надобности в работе. Вы также можете попрактиковаться в их заполнении по ходу работы. Чем больше различной информации вы заполните в справочники и документы, тем нагляднее, понятнее и интереснее будут отчеты. Поэтому не стоит торопиться, лучше заполнять максимально возможное количество полей.
Составление внутреннего заказа
Выполните всю цепочку заказа диванов для отдыха для подразделения «Отдел закупки» организации «Авекс».
Исходные данные:
Номенклатура – Диван для отдыха (Справочник Номенклатура/Мебель/Диван для отдыха)
Заказчик – подразделение «Отдел Закупки». Организация – Авекс.
Контрагент (Поставщик) – Рекорд.
Весь процесс начинается с документа «Внутренний заказ». Найти его можно в подсистемах Закупки и Запасов, а также через полный интерфейс и через меню – Операции. Этот документ создается сотрудником подразделения для отдела снабжения компании. Документ является основанием для заказа какой-либо продукции. Таким образом, необходимо создать новый документ. Как его заполнять показано на рисунке (Рис. 33).
Вместо На склад выберите из списка В подразделение.
В качестве подразделения укажите Отдел закупки.
Дату документа не меняйте.
Дата отгрузки на 5-7 дней больше даты документа.
Рис. 33 Заполнение карточки внутреннего заказа
Примечание. Номенклатуру выберите из списка: Мебель/Диван для отдыха.
Дату отгрузки товара установите через 5-7 дней после текущей.
Перейдите на закладку Дополнительно.
Заполните поля согласно рисунку (Рис. 34).
Рис. 34 Карточка внутреннего заказа, вкладка Дополнительно
Убедитесь, что созданный вами заказ появился в списке уже существующих (Рис. 35).
Рис. 35 Внутренние заказы
Вставьте в отчет скриншот созданного внутреннего заказа после проводки и окно списка внутренних заказов так, чтобы были видны все столбцы, включая Ответственный.
Оформление заказа поставщику
Внутренний заказ создан. Сейчас вы побывали в роли сотрудника подразделения, который заказал диваны. Теперь представьте, что вы сотрудник отдела снабжения, и вы получили этот заказ.
Созданный заказ направлен вам – в отдел снабжения. После недолгих согласований с руководителем отдела и переговорами с финансовым директором, было сказано – принять положительное решение и купить то, что просят сотрудники. Поставщик известен, компания работает с ним уже много лет. Необходимо создать заказ поставщику. (Документ «Заказ поставщику») (Рис. 36).
Рис. 36 Оформление заказа поставщику
На вкладке Дополнительно заполните поле Дополнительная аналитика – выберите Отдел закупки.
Нажмите ОК и проведите документ.
Вставьте в отчет скриншот созданного заказа поставщику после проводки и окно списка заказов поставщикам так, чтобы были видны все столбцы, включая Ответственный.
Оплата заказа поставщику
Теперь вы вынуждены снова сменить свою роль. Теперь вы – бухгалтер. И вы должны оплатить заказ поставщику. Но за вас почти все уже сделали предыдущие сотрудники и вам нужно сделать совсем немногое.
Зайдите снова в список документов «Заказ поставщику», выберите наш, откройте его, нажмите на кнопку Ввести на основании и выберите Платежное поручение исходящее (Рис. 37).
Рис. 37 Технология вызова карточки Платежное поручение исходящие
То что вы сейчас сделали, на языке 1С называется – «Создать документ Платежное поручение исходящее на основании Заказа поставщику». Стоит отметить удобство такого способа, т.к. Платежное поручение практически полностью заполнилось автоматически (Рис. 38):
Рис. 38 Платежное поручение исходящее
Проверьте наличие дополнительной аналитики по отделу закупки.
Нажмите ОК.
Вставьте в отчет скриншот проведенного платежного поручения и окно со списком платежных поручений.
Примечание. Есть еще более быстрый способ создания документа На основании. Достаточно найти его в общем списке документов, щелкнуть правой кнопкой и в контекстном меню выбрать пункт На основании.
Формирование и анализ отчетов по заказам и платежам
Таким образом, мы имеем оплаченный заказ поставщику. Но прежде чем мы приступим к дальнейшей работе по нашему заказу, необходимо остановится на отчетах.
Отчеты – это важнейший аналитический инструмент системы. Создадим несколько отчетов, в которых найдем наши заказы и платежные документы.
При выполнении задания (см. ниже) вставляйте в отчет о работе каждый сформированный отчет.
Так как начинали мы с Внутреннего заказа, то и в отчетах начнем с отчета «Анализ внутренних заказов».
Выполните команду Операции/Отчет/Анализ внутренних заказов.
Укажите период времени, за который вы хотите получить информацию и нажмите кнопку Сформировать. Также вы можете воспользоваться отборами для удобства поиска информации в отчете.
В сформированном отчете (Рис. 39) отображается сделанный заказ, однако видно, что на складе диванов пока нет (колонка «Зарезервировано на складе»), а, следовательно, заказчик ими еще не обеспечен (колонка «Осталось обеспечить»).
Рис. 39 Отчет «Анализ внутренних заказов»
Просмотрите отчет «Ведомость по заказам поставщикам».
Самостоятельно проанализируйте, какую информацию предоставляет данный отчет (Рис. 40).
Рис. 40 Отчет «Ведомость по заказам поставщикам»
Попробуйте самостоятельно найти отчет, в котором можно увидеть, рассчитались ли мы с контрагентом за товар, и если нет, то, сколько мы ему должны. Внешний вид отчета следующий (Рис. 41).
Подсказка: искать следует в подсистеме Закупки.
Рис. 41 Отчет «Ведомость по расчетам с контрагентами»
В системе 1С УПП 8. существует огромное количество различных отчетов, графиков и диаграмм. Принцип их формирования прост и понятен и везде примерно одинаковый. Как формировать отчеты мы рассмотрели, так что теперь вы можете самостоятельно формировать различные отчеты.
Оформление доверенности на то, чтобы забрать сделанный заказ
Настало время вернуться обратно, к покупке необходимых нам диванов для отдыха.
Т.к. оплату мы произвели, контрагент готов передать нам наши товары. Существует несколько способов получить товары на наш склад. Основные два: забрать своими силами или заказать доставку. В случае с доставкой контрагент привозит нам наш заказ, и мы приходуем его на складе. Если мы решаем забрать товар сами, то необходимо выписать доверенность на человека, который будет расписываться в их получении. Остановимся на втором варианте.
Мы можем создать новый документ «Доверенность» и заполнить его. Но для этого нам придется опять вспоминать что, сколько и когда мы заказали. При нескольких десятках заказов это уже становится проблемой. Поэтому мы сделаем Доверенность на основании документа «Заказ поставщику». Как это делается, Вы должны уже знать! (Рис. 42) (Операции/Документы/Заказы поставщикам/выбрать нужный)
Рис. 42 Оформление доверенности на заказ
Документ Доверенность, созданный на основании другого документа (в нашем случае Заказ поставщику) практически полностью заполнен. Остается только выбрать Физическое лицо, на которое мы доверенность и выпишем. Выберите Абдулова Юрия Владимировича.
Обратите внимание на печатные формы документа. После заполнения документа, его можно распечатать и уже с ним ехать к поставщику за товарами (Рис. 43).
Рис. 43 Заполненный бланк доверенности
Примечание. До тех пор, пока бизнес-процесс заказа и поставки диванов не завершен, в бланке доверенности присутствует долг контрагента перед организацией Авекс. Это нормально, т.к. при произведенной оплате, компания Рекорд еще не выполнила свои обязательства (не снабдила диванами), поэтому ее долг исчисляется суммой уплаченных компанией-заказчиком средств. Приведенный скриншот отражает уже завершенный бизнес-процесс, поэтому долгов на рис. нет!
Вставьте в отчет скриншот доверенности после проводки, окно доверенности, как будет выглядеть она в напечатанном виде, и окно списка доверенностей так, чтобы было видно, кто выдал документ.
Перемещение товара на склад компании-заказчика
Независимо от того, какой способ доставки товара вы выбрали, рано или поздно, его вам доставят и вам придется снова сменить должность. Теперь вы – менеджер склада, и должны принять на склад два дивана для отдыха. Это можно сделать с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Ниже будет показан скриншот заполненного документа. Вам необходимо получить такой же документ. Вы можете это сделать любым способом. Обратите внимание на выделенные участки (Рис. 44).
Рис. 44 Заполненная карточка Поступление товаров и услуг
Вставьте в отчет скриншот созданного документа после проводки.
Чтобы убедиться в том, что диваны получены на склад, сформируем отчет «Ведомость по товарам на складах» (Рис. 45).
Рис. 45 Ведомость по товарам на складах
Вставьте в отчет скриншот отчета.
Доставка товара со склада в подразделение компании
Снова переквалифицируемся в сотрудника отдела снабжения и передадим диваны их заказчику – отделу закупки. Используйте документ «Требование-накладная». Как заполнить документ – смотрите ниже (Рис. 46). Статья затрат – Материалы собственные (0006). Можно ввести данные на основании документа «Поступление товаров и услуг».
Рис. 46 Требование-накладная
Примечание. Снимите флажок в поле «бух.учет».
В ситуации, когда документ «Требование-накладная» «не проходит» (т.е. в подразделение товар не доставить, т.к. система «ругается», что товара нет на складе), всё оформляем задним числом (не сегодняшним).
Вставьте в отчет скриншот документа после проводки, а также списка документов с полем Ответственный.
После того, как документ заполнен и проведен, как мы можем проверить, что диваны переданы со склада в подразделение?
Приведите скриншот с отображением необходимого отчета.