Тема 7. Контроль и ревизия в условиях компьютерной обработки данных

К рубежу XX—XI в. в России активно применяются автоматизированные программы обработки бухгалтерской информации. Наиболее эффективные па­кеты прикладных программ (ППП) существенно помогают учетно-управленче-ским структурам в вопросах ведения бухгалтерского учета (от первичных доку­ментов до составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности), анализе финансово-хозяйственной деятельности организации, учете кадров, де­лопроизводстве и т. д. В качестве примера наиболее часто используемых ППП можно назвать:

— для малых предприятий — «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер»;

— для малых и средних предприятий — «Инотек-Бухгалтер», «Турбо -Бухгалтер»;

— для средних предприятий — «БЭСТ», «Интегратор», «Парус».

Организации, имеющие сетевые варианты, используют: «Инотек - Бухгалтер», «Парус», «БЕСТ», «Галактика» и др.

В наиболее дешевых программах обычно не предусматривается аналити­ческих функций, следовательно, проверяющему необходимо ряд важных анали­тических показателей рассчитывать вручную.

Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние на учетно-аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:

— организационные изменения;

— изменения в наглядности информации;

— возможность появления ошибок.

Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической информации потребуются следующие организационные изменения: модерниза­ция организационной структуры бухгалтерии с перераспределением обязанно­стей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).

Изменения в наглядности учетной информации в связи с применением ППП могут порой усложнять работу поверяющего, поскольку:

— информация может вноситься в систему ППП через терминалы и базировать­ся не только на первичных документах;

— не все хозяйственные операции находят визуальное подтверждение у бух­галтера, так как некоторые из них могут определяться в автоматическом ре­жиме (например, расчет амортизации основных средств);

— затруднено отслеживание всех хозяйственных операций, так как определен­ные расчеты и первичные документы могут иметься только в машинном пред­ставлении.

Примерами появления возможных ошибок при переходе на автоматизиро­ванную обработку информации могут быть: пропуск ошибок и неточностей, вероятность системных ошибок, несанкционированное изменение информации, потеря данных.

При работе с компьютером всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционирован­ного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие — для нескольких пользователей и привилегированный — для квалифицированного пользователя.

Хотя выше изложены группы факторов, по которым на практике у пользо­вателей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической инфор­мации.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные направления использования компьютеров при контроле и ревизии?

2. Приведите примеры появления возможных ошибок и неточностей в учетной и контрольной информации при компьютерной обработке данных.