44.Правила оформлення сторінки. Вимоги до мови ділових паперів.

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 та А5 .Усі реквізити документа розмішують у межах робочої площі сторінки, . З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце-поля, або береги, документа.. Установлено такі розміри берегів формуляра-зразка для формату паперу А-4:o лівого - ЗО мм; о правого- 10мм; o верхнього - 20 мм; о нижнього - 20 мм.

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують

Документам властива строга фонетична організація висловлювання, свідоме уникнення незграбності у поєднанні звуків, напр.: в основному, а не у основному; зі студентами, а не з студентами.

На лексичному рівні в документах функціонують стилістично нейтральні, абстрактні і конкретні слова, Документи широко послуговуються усталеними суспільно-політичними та адміністративно-канцелярськими виразами, стандартними формулами, напр.:взяти участь, регламентація дій, відповідно до плану, згідно з інструкцією. До морфологічних особливостей документів належить вживання слів на зразокавтор, діяч, журналіст, професор, керівник, які є основними назвами посад, професій, звань, статусу осіб чоловічої і жіночої статі. Для ділового мовлення характерні розповідні речення з прямим порядком розміщення членів речення. Перевага надається простим реченням, рідше використовуються складні речення.

45.Реквізити документів та вимоги до їх написання.

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).

Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 - Державний герб;2 - емблема організації;3 - зображення нагород;4 - код організації;5 - код документа;6 - назва міністерства чи відомства;7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);8 - назва структурного підрозділу;,9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;10 - назва виду документа;11 - дата;12 - індекс (вихідний номер документа);13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;14 - місце складання чи видання;15 - гриф обмеження доступу до документа;16 - адресат;17 - гриф затвердження;18 - резолюція;19 - заголовок до тексту;20 - позначка про контроль;21 - текст;22 - позначка про наявність додатка;23 - підпис;24 - гриф погодження;25 - візи;26 - відбиток печатки;27 - позначка про завірення копії;28 – прізвище виконавця та номер його телефону;29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;31 - позначка про надходження.