Особливості використання займенників у ділових паперах

1. Слід уникати використання займенників (якщо можна) або в їх значенні вживати інші частини мови (особливо в автобіографії, заяві, службових записках).

Неправильно правильно

Прошу Вас надати мені У зв’язку із скрутним

грошову допомогу у зв’язку матеріальним становищем

з моїм скрутним прошу надати грошову

матеріальним... допомогу

2. Слід уникати вживання займенників:

• із суфіксами зменшеності: такесенький, самісінький, нікогісінько;

• складних неозначених форм: абиякий, абихто, казна-хто, сякий-такий, хтозна-який, хто-небудь і под.;

• усічений форм прикметникових займенників: на моїм, у тім, на цім, тої, тою, у всім, на чим і под.

3. Треба використовувати тільки нормативні форми займенників, уникати розмовних, діалектних варіантів:

Неправильно правильно

На моїм на моєму

Сей захід цей захід

У кожнім у кожному

4. Дійова особа в реченні, виражена займенником, повинна стояти в Н., а не в Ор. відмінку.

Неправильно правильно

Мною запроваджено я запровадив

Нами запропоновано ми запропонували

5. Уникати двозначності, що може виникнути:

а) якщо займенник віддалений від слова, із яким синонімічно пов’язаний:

неправильно правильно

Значна кількість учених У багатьох секційних

взяла активну участь засіданнях взяла участь

у секційних засіданнях. значна кількість учених.

Їх виявилося багато.

б) якщо можливе співвіднесення займенника з будь-яким зі слів, однаково граматично вираженим:

неправильно правильно

лаборант Горобець В.О. головуючий (голова зборів)

внесла пропозицію. Головуючий відхилив пропозицію

з нею погодився. Лаборанта Горобець В.О.

в) якщо замість особового займенника вжито присвійний:

неправильно правильно

моїм отриманим завданням я отримав завдання...

було... Завдання, що я отримав...

г) якщо вжито зворотно-присвійний займенник свій:

неправильно правильно

він своїми руками відремон- він власноруч відремонтував

тував свою машину. особисту машину.

д) якщо вжито зворотний займенник із неконкретним співвіднесенням:

неправильно правильно

Комісія запропонувала Комісія запропонувала

адміністрації взяти надати послуги адміністрації

на себе функції щодо в розслідуванні НП

розслідування НП.

е) якщо неправильно узгоджено займенник зі збірним іменником:

неправильно правильно

Цими гіллями закрили канаву Цим гіллям закрили канаву.

ж) якщо є невиправдане використання займенника у формі Ор. відмінка:

неправильно правильно

Усією групою пішли на Група в повному складі пішла

заняття на заняття.

6. Не слід використовувати займенники 3-ї особи в присутності тих, про кого йдеться.

Без займенника, як правило, укладаються ділові листи, які починаються дієсловом у 1-й особі множини (від імені організації, установи, закладу – Нагадуємо..., Надсилаємо..., Повідомляємо...). Паралельно вживається форма 3-ї особи однини (Адміністрація повідомляє..., Ректорат просить..., Об’єднання інформує...).

Без займенника я укладаються розпорядження і накази, які розпочинаються дієсловом у 1-й особі однини (Доруяаю..., Пропоную..., Наказую...).

Науковий стиль вимагає заміни авторського я на ми, залучаючи читача (слухача) до участі в міркуваннях.

Пам’ятайте: використання чи невикористання займенників змінює тональність ділових текстів, може підсилювати або пом’якшувати категоричність наказу, вимоги, прохання, поради тощо.

Увага! Запам’ятайте правильну форму займенників у таких словосполученнях:

Неправильно правильно

Вибачити його. Вибачити йому.

Правильний наголос у займенниках – це не тільки культура мовлення, а й засіб уникнення двозначності.

У Р. й Д. відмінках однини займенників то, те, цей наголос падає на кінцевий склад: того, тому, цього, цьому. А в М. та Р. відмінках із прийменниками наголос переходить на перший склад: на тому, у цьому, біля того, для цього, із цього, не без того, не від того.

7. Для уникання зайвого паралелізму, краще в діловому мовленні додержуватися Р. чи З. відмінків їх ніж присвійного займенника їхній.

Неправильно правильно

Їхнє обладнання Їх обладнання

Надійшли їхні пропозиції Надійшли їх пропозиції

Дієслово – самостійна частина мови, що означає дію або стан чи процес і відповідає на питання що робити? що зробити?

У систему дієслова входять такі форми:

1. неозначена форма (інфінітив): прочитати, написати;

2. форми в дійсному, умовному та наказовому способах: прочитаю, малюйте, смійся, прочитав би;

3. дієприкметник: прочитаний, битий;

4. безособові форми на –но, -то: прочитано, бито;

5. дієприслівник: прочитавши, сміючись.

Усі дієслівні форми мають доконаний або недоконаний вид, є перехідними чи неперехідними. У них розрізняють дві основи: основу інфінітива й основу теперішнього часу. Кожна з форм дієслова відповідає на певні питання, буває змінна або незмінна й виступає тим чи іншим членом речення.

Дієслова в теперішньому часі доконаного виду змінюються за особами й числами. За характером особових закінчень дієслова поділяються на першу, другу та архаїчну дієвідміни.

1. До І дієвідміни належать дієслова, що в закінченнях усіх осіб, крім 1-ї особи однини і 3-ї особи множини, мають –е (-є), а в 3-й особі множини – закінчення –уть (-ють):

   Особи	Однина		Множина
   1-а 2-а 3-а	Пиш-у Пиш-еш Пиш-е	Малю-ю Малю-єш Малю-є	Пиш-емо Пиш-ете Пиш-уть	Малю-ємо Малю-єте Малю-ють

2. До ІІ дієвідміни належать дієслова, що в закінченнях усіх осіб, крім 1-ї особи однини і 3-ї особи множини, мають –и (-ї), а в 3-й особі множини – закінчення –ать

(-ять):

Особа	Однина			Множина
1-а 2-а 3-а	Ходж-у Ход-иш Ход-ить	Мовч-у Мовч-иш Мовч-ить	Сто-ю Сто-їш Сто-їть	Ход-имо Ход-ите Ход-ять	Мовч-имо Мовч-ите Мовч-ать	Стоїм-о Сто-їте Сто-ять

Типова ознака ділового стилю – використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про дію. Наприклад – провести огляд машин до 15 вересня 2004 року; подати звіт до 20 серпня 2003 року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. Вони здатні називати не конкретну дію, а загальне уявлення, поняття про неї: давати вказівки – вказувати, провести операцію – оперувати; зробити огляд – оглянути і т.ін. дієслово називає дію вужчу, конкретнішу; іменник – широку, узагальнену.