2.2. Организация как управляемая система.

Организации свойственны все признаки системы:

- множество элементов;

- единство главной цели для всех элементов;

- относительная самостоятельность элементов;

- наличие связей между элементами;

- целостность и единство элементов структуры;

- четко выраженное управление.

Организация является:

- элементом общественной системы;

- сложной системой, т.к. внутри организации существуют подразделения, решающие самостоятельные задачи, и при этом взаимодействующие друг с другом;

- целенаправленной системой;

- динамически развивающейся системой;

- открытой системой;

- управляемой системой.

Можно выделить три основных принципа, характеризующих организацию как управляемую систему:

- принцип обоснованности – организация подчиняется определенным закономерностям, определяющим ее внутренние причинно- следственные связи, ее функционирование и существование;

- принцип целенаправленности; - принцип моделируемости.

Принцип целенаправленности

В большинстве случаев (в экономических системах — повсеместно), показателем полноты достижения цели системы служит стоимостной показатель. Разумеется, что выбор показателя — критерия эффективности системы, является заключительным этапом формулировки целей и задач системы.

А дальше надо системой управлять — точнее решать вопрос об алгоритме или тактике управления для достижения наибольшей эффективности. Скорее всего, именно в этой области и лежит поле профессиональной деятельности в вашей будущей профессии — делового администрирования, решения задач организационно-управленческого характера.

Управлять – значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов (Г. Файоль).

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией.

Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая (административно-управленческий аппарат) и управляемая части.

Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора оптимума из множества альтернатив достижения поставленной цели. Здесь возникает ряд проблем, которые призван разрешить системный анализ:

- проблема согласования целей.

Вроде бы все очень просто — имеется предприятие, выделены его подсистемы (отделы), определены функции каждой подсистемы и каждого элемента в них, описаны связи внутри системы и по отношению к внешней среде. Так пусть каждый элемент функционирует оптимально — наиболее эффективно делает свое дело. Но здесь почти всегда возникают противоречия, суть которых можно определить с помощью примера, ставшего классическим.

Рассмотрим деятельность некоторой фирмы, производящей определенные виды продукции и, естественно, стремящейся получить максимальную прибыль от ее продажи. Пусть решается простой вопрос — сколько готовой продукции хранить на складе предприятия и сколько разновидностей ее должно производиться? Посмотрим на “частные” интересы различных отделов фирмы и сразу же обнаружим их несовпадение.Да, каждый из отделов заинтересован в достижении глобальной цели — максимуме прибыли фирмы (если это не так, то системный подход здесь бессилен). Но!

 Производственный отдел будет заинтересован в длительном и непрерывном производстве одного и того же вида продукции. Только в этом случае будут наименьшими расходы на наладку оборудования.

 Отдел сбыта, наоборот, будет отстаивать идею производства максимального числа видов продукции и больших запасов на складах.

 Финансовый отдел, конечно же, будет настаивать на минимуме складских запасов — то, что лежит на складе, не может приносить прибыли!

 Даже отдел кадров будет иметь свою локальную целевую функцию — производить продукцию всегда (даже в периоды делового спада) и в одном и том же ассортименте, так как в этом случае не будет проблем текучести кадров.

Вот и представьте себе сложность задачи управления такой большой системой с достижением глобальной цели — максимума прибыли.

Ясно, что придется ставить и решать задачи согласования целей отдельных подсистем и хорошо еще, если показатели эффективности подсистем имеют ту же размерность, что и показатель (критерий) эффективности системы в целом. Ведь вполне может оказаться, что эффективность работы некоторых подсистем приходится измерять не в денежном выражении, а с помощью других, не числовых, показателей.