Этап 1. Формулирование проблемы (постановка задачи).

Имеется ряд причин  считать  любую  исходную формулировку проблемы лишь “нулевым приближением”. Главная из них состоит в том, что проблемосодержащая система  (так называют систему, в деятельности которой появилась данная проблема как некоторое отрицательное нежелательное явление) не является ни изолированной, ни монолитной: она связана с другими системами и входит как часть в некоторую надсистему; сама она в свою очередь состоит из частей, подсистем, в различной степени причастных к данной проблеме. Таким образом, к любой реальной проблеме необходимо относится не как к отдельно взятой, а как к “клубку” взаимосвязанных проблем. Используя для обозначения этой совокупности термин проблематика, можно сказать, что этап формулирования проблемы состоит  в определении проблематики.

Другая причина – это факт того, что предлагаемая заказчиком формулировка является  его  моделью  реальной проблемной ситуации. Отсюда следует, что необходимо учитывать не только точку зрения заказчика, позиции других заинтересованных сторон (что, как уже было показано, приводит к необходимости расширения проблемы до проблематики), но и то, что его модель, как и всякая модель, неизбежно имеет целевой характер, является приблизительной упрощенной. Поэтому следует проверять предложенную формулировку на адекватность, что обычно приводит к развитию, дополнению, уточнению первоначального варианта описания проблемы.

Итак, системное исследование всякой проблемы начинается с ее расширения до проблематики, т.е. нахождения системы проблем, существенно связанных с исследуемой, без учета которых она не может быть решена. Это расширение происходит как “вширь” благодаря выявлению связей проблемосодержащей системы с над- и подсистемами, так и “вглубь” в результате рассмотрения данной проблемы с точки зрения каждого из языков конфигуратора и  (если необходимо) детализации исходной проблемы.

Конфигуратор – набор различных языков описания изучаемой системы, достаточный для проведения системного анализа данной проблемы. Определяется природой проблемосодержащей и проблеморазрешающей систем с целью анализа.

Источником появления проблем, как правило, является некоторая ситуация, внешний или внутренний сигнал о ненормальностях в работе системы, будь это трудности со сбытом продукции, жалоба потребителя или снижение уровня каких-либо экономических показателей и т.п. Первый вопрос, который должен возникать у системного аналитика имеет двойственный характер:

а) есть ли проблема;

б) кто должен ее решать.

Поиск ответов на эти вопросы предопределяет необходимость применения системного анализа.

Внешним признаком возникновения проблемной ситуации не­редко является сигнал об отклонениях от ненормального произ­водственного процесса, возникший как внутри организации (на­пример, невыполнение контракта, низкая рентабельность продук­ции, невысокая квалификация персонала) так и вне организации (например, критические выступления потребителей в СМИ, пре­тензии со стороны партнеров и клиентов). Это достаточно типич­ные и простые причины возникновения проблемных ситуаций. В современных условиях проблемные ситуации характеризуются сложностью, многоаспектностью, иногда значительными трудно­стями при выявлении и диагностике.

В общем случае причины возникновения проблемных ситуаций могут быть классифицированы как внешние и внутренние.

К числу наиболее часто встречающихся внешних проблем мо­гут быть отнесены следующие:

• проблемы, возникающие в связи с развитием международ­ного сотрудничества;

• изменение ситуации на фондовых рынках;

• изменение налоговой политики государства;

• изменение условий инвестиционной деятельности;

• появление новых технологий производства продукции;

• изменение ситуации на рынках сбыта.

К числу внутренних проблем могут быть отнесены следующие:

• обеспечение подразделений необходимыми ресурсами;

• обеспечение необходимого уровня рентабельности производства;

• организация эффективного взаимодействия функциональных подразделений для решения стоящих перед организацией задач;

• реструктуризация организации;

• внедрение системы управления качеством продукции и т.д.

Очевидно, что и количество, и содержание как внешних, так и внутренних проблем может быть достаточно обширным и разно­образным. Главным моментом здесь является то, что для эффек­тивной адаптации организации к реальным условиям функциони­рования исключительно важная роль принадлежит механизму управления процессом решения проблем и, следовательно, про­цессом принятия управленческих решений.

В результате анализа ситуации возможны различные варианты подхода к определению самой проблемы и ее решению.

При формулировании проблемы важно отдавать себе отчет в том, как можно ее решить. Решения проблемы могут находиться в области изменения функций, структуры или параметров функционирования системы.

Функциональная проблема (проблема носит функциональный характер) решается посредством выпуска новых товаров; изменением рыночного сектора; изменением положения и характера взаимоотношений с поставщиками, с конкурентами; изменением системы распределения. В целом это наиболее сложный тип проблемы, самый ресурсоемкий, требующий перестройки всей системы в целом. При изменении функций должны изменяться и структура, и значения параметров.

Структурная проблема может быть решена при изменении структуры системы или не требует изменения функций, но уже не может быть решена при изменении числовых значений параметров. Как правило, структурные проблемы возникают при изменении маркетинговой стратегии, например, формировании продуктовой структуры.

Параметрическая проблема (проблема носит параметрический характер) решается изменением только количественных значений параметров системы.

Одним из наиболее отработанных и удобных инструментов анализа проблем является дерево проблем (ДП). ДП содержит важнейшую информацию о структуре и взаимосвязи различных сторон проблемы. Их принципиальная структура тождественна, т.е. анализируя любую проблему, исследователи задают одни и те же вопросы, которые соответствуют вершинам ДП.

1. Что нужно узнать, чтобы решить проблему;

2. Что нужно создать;

3. Что нужно организовать;

1.1 Для чего нужно (потребности народного хозяйства);

1.2 В каких условиях будет действовать система (условия и ограничения);

1.3 Какие имеются решения для достижения поставленных целей;

1.1.1 потребности в сырье;

1.1.2 потребности в продукции;

1.1.3 непредвиденные потребности;

1.2.1 ограниченность сырьевых источников;

1.2.2 ограничения экологического характера;

1.2.3 политико-экономические ограничения;

1.3.1 достижения химической науки;

1.3.2 достигнутый технологический уровень производства в хим. промышленности;

1.3.3 технологический уровень производства в смежных отраслях промышленности;

2.1 какой должна быть система, что она должна делать;

2.2 из чего должна состоять система;

2.3 как должна действовать система;

2.1.1 формулирование научно-технических задач;

2.1.2 формулирование производственных задач;

2.1.3 задача воспроизводства ресурсов;

2.2.1 создание производственных организаций

2.2.2 создание организаций по охране природных ресурсов

2.2.3 создание органов (системы) управления;

2.3.1 планирование научно-производственной деятельности;

2.3.2 планирование мероприятий по охране окружающей среды;

2.3.3 координирование производственно-хозяйственной деятельности;

3.1 как организовать изготовление продукции;

3.2 как организовать действие системы и взаимодействие ее подсистем;

3.3 как организовать взаимодействие системы с другими социально-экономическими системами;

3.1.1 соглашения политического характера;

3.1.2 соглашения экологического характера;

3.1.3 соглашения экономического характера;

3.2.1 взаимодействие с поставщиками;

3.2.2 взаимодействие с потребителями;

3.2.3 взаимодействие с посредниками;

3.3.1 взаимодействие с территориальными и отраслевыми органами управления;

3.3.2 организация взаимодействия между предприятиями;

3.3.3 организация взаимодействия между организациями, в т.ч. общественными;

На четвертом уровне строительство ДП, как правило, заканчивается, т.к. цель ДП - внести ясность, а дальнейшее углубление будет лишь запутывать проблему. Но если какой-либо вопрос требует более глубокой проработки, он исследуется отдельно с применением того или иного инструмента СА. В целом, на третьем или четвертом уровне начинается зацикливание ответов, ДП перестает расти: на вопросы, сформулированные различным образом, следуют одни и те же ответы.