23. Основні вимоги до документів, класифікація

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:1. Державний герб України.2. Емблема організації чи підприємства.3. Зображення державних нагород.4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).6. Назва міністерства або відомства.7. Повна назва організації, установи чи підприємства.8. Назва структурного підрозділу.9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.10. Назва виду документа.11. Дата.12. Індекс (вихідний номер документа),13. Посилання на індекс і дату вхідного документа14. Місце укладання або видання.15. Гриф обмеження доступу до документа.16. Адресат.17. Гриф затвердження.18. Резолюція19. Заголовок до тексту.20. Відмітка про контроль.21. Текст.22. Відмітка про наявність додатка.23. Підпис.24. Гриф погодження .25. Віза.26. Печатка.27. Відмітка про засвідчення копії.28. Прізвище виконавця та номер його телефону.29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.31. Відмітка про надходження документа.32. Запис про державну реєстрацію.На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізити, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст-дослівне відтворення постійної інформації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого заповнення (змінні реквізити

26. Правила ділового листування.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва. 9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: