21. Види документів та їх

класифікація

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі". Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. 1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.4.3а призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. 8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). 9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки. 10складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;11.строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;12технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;13носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

22. Правила оформлення ст…..

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 та А5 Можна використовувати папір формату A3 - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 -для резолюцій.Документи повинні мати такі береги:30-лівий; 10- правий; 20 - верхній та нижній.Текст документів, оформлених на папері формату A4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.Назву виду документа друкують великими літерами.Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:o 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);o 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);o 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);o не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків" (22); "Прізвище виконавця і його номер телефону" (28), "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" (29); назва посади у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф погодження" (24); засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.