Бизнес-план
Специфической формой планов организации сегодня является бизнес-план. Обычно он составляется на 5 лет или при ее создании, или в переломные моменты существования, например при расширении масштабов деятельности, эмиссии ценных бумаг, привлечении крупных займов и т. п. Часто эти мероприятия имеют цель предварить серьезные изменения во внешней ситуации.
В основных разделах бизнес-плана может содержаться следующая информация:
о целях предпринимательской деятельности, главной и функциональных стратегиях;
о потенциале организации;
о персонале;
о будущей производственной деятельности и необходимых условиях;
о продукте или услуге;
о стратегии и плане маркетинга;
о себестоимости, цене, прибыльности производства;
о рисках и способах их страхования;
о финансовой стратегии организации при осуществлении нового вида деятельности.
Особенности текущих планов
Текущее (тактическое) планирование представлено краткосрочными и оперативными планами, охватывающими период до года. В них предусматриваются действия, необходимые для достижения стратегических целей в рамках данного срока, и ответственные за это лица.
Тема 2 организационная функция
С позиций субъекта или средства деятельности под организацией понимается устойчивая группа лиц (физических или юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для решения своих проблем или достижения поставленныx целей, посредством преобразования с помощью различных технологий имеющиеся ресурсы в требуемые конечные результаты.
С точки зрения процесса под организацией понимается процесс приведения в систему группы paзрозненных элементов (людей, объектов и проч.), превращения их в единое целое.
С позиций состояния объекта термином «организация» характеризуется состояние упорядоченности этих элементов, их взаимосвязь, взаимное расположение в рамках единого целого.
Цикл жизни организации
Этап - становления (происходит создание или коренное преобразование, в течение которого цели организации могут быть нечеткими и основным ресурсом является предпринимательство, структура централизованная, как правило, имеет линейный или функциональный вид);
Этап - роста характеризуется стремительным развитием деловой активности организации в рамках основной сферы деятельности, основным ресурсом выступает коллективность (семейственность);
Этап - дифференциации, поиска новых, а также качественное развитие и совершенствование существующих форм и направлений деятельности;
Этап - зрелости, характеризуется достижением предела влияния на рынке, масштаба, стабильности и комплексности организационной структуры, при этом приоритет отдается координации и основным ресурсом является формальность;
Этап - спада, характеризуется снижением эффективности организации, повышением текучести кадров и конфликтности, свертыванием деятельности организации или возникновением необходимости изменений, которые в свою очередь могут приобретать радикальный, умеренный, текущий характер.
Признаки организации:
наличие цели, характеризующей смысл существования, определенность и конкретную направленность действий;
обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ организации как материальных (стены, заборы), так и идеальных (запреты, нормы, права, предписания);
системность, предполагающая наличие связей между отдельными элементами организации, находящимися во взаимном влиянии друг на друга; при этом связи могут быть экономическими, технологическими, административными, социальными, информационными и т. д.;
саморегулирование, позволяющее организации в определенных рамках самостоятельно решать многие вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств выполнять внешние команды; осуществляется внутриорганизационным центром;
организационная культура, представляющая собой сплав ценностей, традиций, верований, норм, символов, которые во многом определяют отношения в коллективе и направленность поведения людей.
Законы организации:
закон синергии (потенциал единого целого превышает сумму потенциалов отдельных элементов вследствие их взаимной поддержки и дополнения);
закон использования противоположно направленных процессов и функций (примером которого может служить дифференциация и интеграция, децентрализация и централизация и т. п.);
закон поддержания оптимальной пропорциональности между организацией и ее элементами (способствует максимально возможной реализации потенциала всей системы).
закон композиции, согласно которому функционирование всех без исключения организационных элементов подчиняется общей цели, а цели каждого из элементов выступают по отношению к генеральной цели подцелями;
закон самосохранения (любая организация, в том числе и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое посредством стабильности и развития);
закон информированности, согласно которому положение организации определяется уровнем владения и качеством информации ее членов с возможностью принятия адекватных решений;
закон необходимого разнообразия элементов и связей обеспечивает устойчивость и гибкость организации, возможность компенсировать негативные последствия внутренних и внешних потрясений;
закон онтогенеза утверждает, что жизнь любой организации состоит из трех последовательно сменяющих друг друга фаз: становления, развития и угасания, при этом задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.
Виды организаций:
Классификацию организаций, как и любого другого явления, можно давать по многим основаниям. Рассмотрим главные из них.
С точки зрения происхождения:
естественные организации возникают сами по себе, на основе добровольного объединения лиц, с последующей институционализацией (обретает официальный статус, правила, регламенты, а также материальные условия своей деятельности), деятельность которых направлена на решение собственных проблем, при этом они обладают высокой адаптивностью и устойчивостью (достигается за счет внутренней гибкости и преобладания процессов самоорганизации);
искусственные организации проектируются и создаются по определенному плану по инициативе и за счет ресурсов общности более высокого порядка, обладают относительной самостоятельностью и однозначной ориентацией на достижение поставленных целей, характеризуются четким разделением труда, узкой специализацией работников, жесткой структурой, централизованным регулированием (недостаточно гибкой и адаптивной).
С точки зрения модели управления различают:
унитарные организации, в которых преобладают жесткие вертикальные связи, ограничиваются права и свободы людей (силовыми методами или на основе идеологической обработки), игнорируется личность;
плюралистические организации - служат интересам создателей наделяющих организацию необходимыми ресурсами, правами и обязанностями и существуют как правило в виде корпоративной или ассоциативной формы.
С точки зрения особенностей взаимодействия элементов:
механистические характеризуются жесткостью границ, структуры и связей, централизацией власти, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, четкой спецификацией должностных прав и обязанностей, оценкой результатов по точности выполнения предписаний (эффективна в стабильных, предсказуемых условиях при решении простых повторяющихся задач);
органические характеризуются размытостью границ, самостоятельностью отдельных звеньев, малым числом правил и процедур, свободой выбора ими вариантов деятельности, оценкой результатов на основе реального рыночного эффекта, слабой иерархичностью, преобладанием неформальных отношений, способностью легко трансформироваться.
В соответствии с особенностями решаемых задач различают:
деловые организации, создаваемые для удовлетворения потребностей внешних клиентов и различаемые по форме результата деятельности на индивидуально ориентированные (предприятие), общественно ориентированные (министерство) и смешанные (библиотека), а также по способу доведения его до потребителя - аудиторные (телевидение) и клиентские (магазин);
общественные организации нацелены на удовлетворение потребностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении.
Организационное проектирование – это процесс создания и изменения структуры организации на различных уровнях, в том числе системы управления, технологических, административных, информационных взаимосвязей между элементами, правил и процедур выполнения тех или иных действий и др.
Основными задачами организационного проектирования считаются:
выделение набора функционально обособленных элементов организации и связей между ними;
определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий;
закрепление их в нормативных документах.
Процесс развития организации осуществляется либо непрерывно в виде частичных преобразований отдельных элементов, либо периодически как реорганизация основных сторон ее деятельности, имеющая форму их разового радикального изменения. В соответствии с этим различают две крайне противоположные формы изменения организационных структур:
реинженеринг – относится к революционной модели изменений организационно-управленческой структуры и предполагает переход от функционально-структурной к процессно-ролевой модели в наиболее кратчайшие сроки; применяется при низком уровне или неуклонном падении эффективности функционирования компании и инициируется сверху вниз; предусматривает также изменение принципа распределения трудовых заданий, системы управления и средств оценки результатов работы;
сетизацию (или переход к сетевым организационно-управленческим структурам) представляет собой эволюционный тип реструктуризации предприятия; главное внимание уделяется изменению взглядов, ценностных установок, представлений, моделей поведения, организационных планов и т.д. членов организационной системы с проведением экспертизы их пригодности для достижения системных целей; как правило, это структуры горизонтального типа с минимальным числом уровней, нацеленных на конкретного потребителя.
Принципы группирования должностных позиций в организационные единицы первого и более высокого порядка:
группирование по знаниям и навыкам (имеющимся у сотрудников);
группирование по рабочим процессам и функциям;
группирование по времени (введение сменной работы);
группирование по выпуску (по продукту или услуге);
группирование по клиентам;
группирование по месту деятельности.
Критерии группирования организационных единиц (характеризуют не выбор критерия для группирования, а определение последовательности использования критерия в рамках группирования):
зависимости рабочего потока;
зависимости процесса;
зависимости масштаба;
социальные зависимости.
К основным процессам, связанным с проектированием и развитием организации, относят:
композиция заключается в разработке общей структурной схемы организации и направлений ее деятельности с учетом технологических, информационных и иных взаимосвязей между ними;
структуризация, в рамках которой, исходя из организационных целей, определяются внутренняя структура подразделений, задачи, стоящие перед ними в целом, рабочими местами и должностями, их полномочия, связи и т.п.
регламентация – разработка необходимых характеристик организации (регламентация в статике) и протекающих в ней процессов (регламентация в динамике): правила, процедуры, нормативы выполнения операций;
ориентация заключается в создании в рамках организации условий для упорядочения положения и движения людей и материальных объектов, она бывает нумерационной, словесной, словесно-нумерационной, символической, графической, цветовой.
Под организационной структурой, сформированной в результате проектирования, понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных подразделений, обособившихся в процессе разделения труда и представляющих собой официально выделенные группы работников, ответственных за выполнение определенного набора производственных, финансовых, управленческих и иных функций, различающихся статусом, численностью, величиной располагаемых материальных и финансовых ресурсов
Выделяют:
Жесткие организационные структуры:
функциональная организационная структура – группирование по рабочим процессам и функциям;
дивизиональная организационная структура и ее разновидности включают, как правило, связанные между собой предприятия оптимального размера (департаментализация), разновидностями которой являются оргструктуры образованные по территориальному, рыночному, продуктовому принципам, более ориентированы, чем функциональные на потребности рынка; за счет развития горизонтальных связей здесь несколько ослабевают бюрократические тенденции, появляется простор для инициативы подразделений; недостатком является усложнение процесса управления вследствие автономности подразделений, дублирования их функций, трудностей контроля, усложняются коммуникации, возникает их дублирование.
Адаптивные структуры могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новой ситуации, целям, задачам, обеспечивают необходимые условия для инноваций и коллективного творчества, что достигается отсутствием четкого распределения обязанностей работников, незначительной регламентацией деятельности, хорошо развитыми коммуникациями, при этом различают:
проектные, основой которых является проект, т. е. группа видов деятельности, нацеленных на решение какой-то разовой задачи (проведение экспериментов, освоение нового вида продукции, технологии, методов управления), при этом организационно проект может быть представлен самостоятельным звеном фирмы, дочерней компании или существовать в рамках одного из подразделений. Проект — это временное образование, ликвидируемое после завершения работ. К достоинствам проектных структур относится их высокая специализация, целевая ориентированность, мобильность, позволяющие достичь высокого качества выполнения работы. Недостатки, прежде всего, связанны с использованием ресурсов, высокими затратами;
матричные структуры, суть которых состоит в том, что временные проектные группы создаются в рамках постоянно существующих подразделений, при этом один и тот же работник (единица оборудования) могут быть задействованы в различных проектах. Таким образом, матричные структуры, не приводят к появлению дополнительных подразделений и должностей, а лишь постоянно меняют функции существующих, что обеспечивает, высокую целевую ориентацию деятельности и возможность быстрого маневра ресурсами. Чаще всего матричные структуры применяются в научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, Недостаток заключается в сложности процессов, требующих длительной подготовки, высокой организационной культуры;
программно-целевые, характерны для многопрофильных организаций, особенно относящихся к инновационной сфере, использующим департаментализация по крупным стратегическим целям. В программно-целевую структуру объединяются отдельные виды деятельности из существующих подразделений или сами эти подразделения на период решения задач, поставленных в комплексной целевой программе.
фрагментарные, включают самостоятельные целевые группы, координируемые на уровне предприятия специальными управляющими – так называемые команды (комитеты, комиссии, бригады и т. п.), при этом они состоят из узких специалистов и предназначаются для решения уникальных производственных, научных, управленческих и иных проблем. Комитеты или советы представляют собой совещательные консультативные группы, членами которых становятся представители основных (или заинтересованных в решении той или иной задачи) подразделений.
адхократические структуры (лат. ad hoc — специальный) – организации, состоящие из относительно слабо связанных между собой групп специалистов высшей квалификации и незначительного количества вспомогательного персонала, представляет собой так называемую. Данная структура свойственна научным учреждениям, внедренческим фирмам и т. п., где выполняются сложные, нестандартные работы, требующие применения высоких технологий и творческого подхода на основе групповой деятельности. Ее участники в основном выполняют функции экспертов, самостоятельно выбирающих способы своей деятельности. Характерны преимущественно неформальные отношения, а менеджеры осуществляют лишь формальный контроль.