Тема 4 Функция контроля
Управление основывается на четкой системе контроля, охватывающего все стороны деятельности организации, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.
Контроль поддерживает взаимосвязь различных видов деятельности в рамках организации и отдельных подразделений, стимулирует ее эффективность и результативность путем активного воздействия на хозяйственные процессы. Но для надежности нужен двойной контроль – за исполнителем и самим контролером.
В задачу контроля входят сбор, обработка и анализ информации о деятельности фирмы и ее подразделений, сравнение с плановыми показателями, выявление отклонений, анализ их причин, разработка мероприятий для достижения заданного состояния.
Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах:
Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.
Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевиной которой является механизм обратных связей.
В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.
В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:
проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);
прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание);
корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);
защитную (обеспечение сохранности ресурсов).
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами:
должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней;
система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации;
эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям;
контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным;
поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.);
эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе;
ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий;
контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его – быть понятным. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делается это объективно. Поэтому нецелесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.
В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести:
контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;
контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;
контроль для проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;
ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;
игнорирование личных особенностей людей;
смешение фактов и выводов;
отсутствие информирования контролируемых о результатах.
Рассмотрим виды управленческого контроля по типу он бывает:
традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;
опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;
предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.
По сферам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.).
По объектам, каковыми являются:
состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;
эффективность производственной деятельности;
промежуточные и конечные результаты;
затраты, потери и их виновники;
достоверность, качество, доступность, полнота информации;
сроки исполнения принимаемых решений;
имидж организации;
сохранение коммерческой тайны и т. д.
По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).
По интенсивности (нормальный или усиленный).
По месту осуществления.
По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий – исправить положение дел).
По методам:
фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;
документальный происходит на основе сверок и проверок документов;
оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.
По стадиям осуществления:
предварительный, предшествует активной деятельности и конкретным результатам, задачей которого является проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами;
текущий контроль оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации. Различают две его разновидности – стратегический и оперативный контроль. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных. Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела. Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов на межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т. д. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (качества, точности их выполнения);
третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.
Этапы процесса контроля:
на первом определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи.
на втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места затрат, образования промежуточных и конечных результатов, являющиеся наиболее подходящими для наблюдений, – так называемые точки контроля.
третий этап процесса контроля заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования его объекта, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше. Источниками информации служат целевые наблюдения, текущие статистические данные, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и др.
четвертый этап процесса контроля состоит в анализе информации и ее оценке. Это позволяет определить наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость осуществления корректирующих действий.
пятый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации, преодолении отклонений, чья допустимая величина устанавливается высшим руководством. Два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации путем совершенствования технологии производства и управления. Второй состоит в изменении стандартов, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий.