Узнайте регламент

Знание регламента презентации помогает правильно построить выступление и управлять вниманием зрителей.

График показывает изменение уровня внимания в зависимости от продолжительности выступления (для 40 минутного доклада). Легко заметить, что после 15 минут интерес начинает неуклонно снижаться, достигая минимума на 30 минуте.  К концу доклада интерес вновь повышается.

Из этого можно сделать ряд выводов:

1. Длинный доклад целесообразно разбить на части.

2. На 15-ой минуте доклада слушателя нужно «разбудить». Здесь уместно применить «отвлекающий маневр». Можно рассказать анекдот, случай из жизни, показать забавный слайд, обратиться к залу с вопросом, просто взять в руки заранее приготовленную вещь со стола.

3. Аудитория должна знать, сколько осталось до конца выступления (иначе подъема интереса в конце не произойдет). Нужно периодически напоминать залу сколько им еще «мучаться». Например, фразами: «нам осталось рассмотреть такие-то вопросы», «в заключительной части выступления...».

4. Самое важное лучше сказать в начале и повторить в конце презентации.

Цель, мысль, впечатление Предельно точно и узко сформулируйте цель

Хотя этот пункт затерялся в середине повествования, важность его первостепенна! В середине он оказался потому, что приступать к определению цели презентации нужно лишь после того, как станет понятно, что за аудиторию предстоит покорить.

Иногда нам кажется, что цель выступления — вещь очевидная и не стоит тратить время на ее написание. Общие, размытые цели действительно очевидны. Однако, сформулировать точную и узкую цель — весьма непросто. Старайтесь двигаться от общего к частному, постепенно сужая и уточняя цель. Например: я делаю презентацию для того, чтобы:

1. Чтобы всем людям жилось счастливо.

2. Чтобы повысить доходы корпорации.

3. Чтобы продать больше лицензий.

4. Чтобы менеджеры АСУ, которые будут сидеть в зале узнали, максимум информации о контуре «Производство».

5. Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ЧЕТЫРЫЕ конкурентных преимущества контура «Производство».

6. Чтобы обратить внимание менеджеров АСУ, которые будут сидеть в зале на ГЛАВНОЕ конкурентное преимущество контура «Производство».

То, что мы так сузили цель, не значит что мы собираемся вовсе умолчать об остальных трех конкурентных преимуществах. Мы обязательно расскажем о них в презентации, но запомнить слушатель должен хотя бы одно — Главное.

Формулируя цель, ни в коем случае не останавливайтесь на пункте «...узнать (предоставить) максимум информации...». Максимум — это все. Человек, который узнал все, сразу утратит к вам всякий интерес. Презентация не должна быть всеобъемлющей. Не нужно стремиться сделать ее таковой.

Какую мысль внушить

Никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в теме вашей презентации. Зрители делают нам одолжение, что тратят свое драгоценное время, выслушивая нас, но они не склонны прикладывать для этого слишком много усилий. Слушатели не желают напрягать память, а нам хочется многое рассказать.

Зачастую попытка подробно «раскрыть тему» и за 20 минут детально рассказать, например, обо всех восьми модулях, входящих в контур «Производство» приводит лишь к тому, что клиент уходит из зала ничего не запомнив, но с одной мыслью: «это очень сложная и трудная для понимания система».

Заранее приготовленная мысль, которую нам бы хотелось оставить в памяти зрителя, поможет правильно построить структуру и наполнение презентации.

Например, вместо того, чтобы торопливо перечислять все функции модулей контура Производство, можно показать, как контур решает конкретную задачу (проблему клиента) и попробовать внушить зрителям мысль: «в этом что-то есть, наверное, стоит приехать к ним в офис и посмотреть внимательнее на контур «Производство».