Установите, какое впечатление вы бы хотели произвести на слушателей

Наибольшее впечатление на зрителей оказывают докладчики, сумевшие показать свою яркую индивидуальность. Человек, его личность — самый сильный воздействующий фактор. Попытайтесь вспомнить понравившиеся вам выступления. Держу пари, в 9 случаев из 10, вы вспомните эмоциональную окраску выступления, а не его содержание.

Постарайтесь придать своему выступлению эмоциональную окраску (особенно это важно для женской аудитории). В нашем примере, можно попытаться создать впечатление-ощущение, как нам самим увлекательно было разрабатывать и внедрять контур «Производство».

Сформулируйте ключевую фразу, которую должны запомнить зрители

Ключевая фраза могла бы стать лозунгом вашей презентации. Это материальное воплощение цели, мысли, впечатления. Хорошо, если ключевая фраза получится короткой и емкой. Фраза обязательно должна содержать ключевые слова вашего выступления и быть актуальной для зрителя. Возможно, будет легче придумать такую фразу, если представить, что это заключительная фраза вашего выступления.

В нашем примере, можно предложить такую фразу: «Контур «Производство» — интересный и мощный инструмент». 

Повторите ключевую фразу несколько раз во время выступления. Обязательно, в начале и в конце выступления.

Текст План и тезисы

Каждый докладчик выбирает для себя сам составлять ли план, писать ли тезисы. Рекомендация здесь может быть одна: не делайте тезисами демонстрационные слайды. Вы рискуете стать их рабом.

Текст доклада

Писать ли заранее текст доклада, а если писать то как? Решайте сами. Написанный на бумаге текст помогает более четко и последовательно изложить материал. Однако, очень негативно слушатели воспринимают  «заученное» изложение. Никто не должен заподозрить, что вы  всю ночь репетировали перед зеркалом.

Как избежать «заученности»? Просто пишите тезисы и текст доклада разговорным языком. Как слышится, — так и пишется.

Визуальные средства

Наконец мы подошли к разделу, который читатель, наверное, ожидал увидеть в самом начале. Этот раздел помещен в конце материала именно потому, что наша тайная цель (да, и у этого документа есть цель) показать, что визуальные средства — всего лишь средства, а не цель презентации.

Существует множество визуальных средств сопровождения презентаций (доски, плакаты, проекторы и т.п.). Остановимся на самом популярном средстве: проекторе, демонстрирующем компьютерные слайды на экран.

Эффектные возможности, предоставляемые современными компьютерными программами создания слайдов, впечатляют. Невольно хочется использовать всю мощь  MSPowerPoint (программы для создания слайдов). Но не торопитесь, следующие несколько абзацев мы посвятим объяснению, почему не стоит торопиться это делать.

«Вредные» слайды

Золотое правило: «иметь возможность сделать что-либо, вовсе не значит, что это нужно делать».

Легкость, с которой сегодня можно создать красочный слайд, сыграла с нами злую шутку: мы все больше превращаемся в рабов слайдов и делаем презентацию ради показа слайдов. Даже само слово презентация стало у нас синонимом слайдов. Это в корне неверно!

Включив проектор, притушив свет в зале, человек может спокойно идти отдыхать. Все смотрят на экран. Почему бы тогда не пойти еще дальше и не перепоручить компьютеру всю презентацию? Программа легко позволяет записать голос, и полностью подменить докладчика. Чрезмерное использование слайдов приводит к потере контакта с залом и, как следствие — доверия зала (никому не придет в голову задавать вопрос экрану). 

Начав демонстрировать слайды, вы невольно вынуждены следовать их структуре и последовательности. Любое вынужденное отступление, неожиданный вопрос может скомкать ваш доклад.

Что произойдет, если во время презентации сломается проектор или откажет компьютер (такая ситуация отнюдь нередка)? Полностью положившись на слайды, вы будете вынуждены уныло стоять на сцене, внушая своим видом мысль о полной беспомощности докладчика, а вместе с ним и компании, которую он олицетворяет.

«Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать» — возразите вы. И я с вами соглашусь. Изображение запоминается и впечатляет значительно лучше слов. Но, давайте зададимся  вопросами: «Что увидеть, что запомнить?». Увидеть, как виртуозно вы владеете PowerPoint? Да, если вы работаете в Microsoft. Очень легко попасться на удочку так называемого «образа-вампира», когда изображение оказывается настолько завлекательным, что зритель забывает обо всем на свете и любуется только им. А если оно еще и анимировано...— эффект усиливается многократно. Да, такое изображение запомнят. Но является ли целью вашей презентации, чтобы слушатели запомнили ЭТО изображение?

Вопреки распространенному заблуждению, что сделать хорошую рекламу может каждый, правильно построить изобразительный ряд слайда, как и рекламы, весьма и весьма непросто. Почему вы так уверены, что изображение, например, бизнесмена в автомобиле, у всех ассоциируется с успехом? Зрители потратят значительное время на попытки понять, зачем вы его нарисовали, да к тому же придут к разным выводам. Время, требуемое на осознание смысла изображения, целиком посвящено только ему (особенно у мужчин). Разглядывая картинку на экране, зрители на какое то время забудут о вашем присутствии и даже могут не слышать ваш голос.

Слайды — отдельно, докладчик — отдельно. Когда осью всей презентации является последовательность слайдов, неоправданно большое значение приобретает техника их показа. Кто и как их будет перелистывать? В большинстве случаев, докладчик не имеет возможности переключать слайды сам и поручает эту работу ассистенту. В результате слайды начинают жить самостоятельной жизнью. Докладчик обменивается таинственными знаками с ассистентом, в результате на экране что-то меняется. Еще хуже обстоит дело, если докладчик задумал продемонстрировать интерактивный слайд (например, где на экран по очереди выезжают картинки после каждого щелчка мыши). Правильно показать такой слайд без тщательной репетиции невозможно.

Внимание наоборот. Очень часто на вопрос, зачем вы включили в презентацию 50 слайдов, докладчик отвечает: «чтобы привлечь к выступлению больше внимания». На самом деле происходит обратное: зритель так устает от монотонного показа ярких картинок, что просыпается как раз наоборот — в момент выключения проектора.

Самый распространенный сценарий презентации, снабженной слайдами: включение проектора на первых же минутах презентации и выключение после ухода из зала последнего зрителя. Техника — вещь капризная и мы просто боимся нажимать лишние кнопки из страха, что в нужный момент экран не засветится. В промежутках между показами слайдов зрители любуются иконками Windows. Поверьте,  это очень увлекательное занятие, — изучать экран чужого компьютера. Часто это бывает интереснее самого доклада.