2.2. Порядок и особенности заполнения пуд, ответственность за нарушение правил их оформления

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», «Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учёте», ПУД должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно – сразу после её окончания.

Например, расходный кассовый ордер на выдачу депонированной (т.е. своевременно не полученной) зарплаты оформляется перед выдачей денег из кассы предприятия после заполнения всех реквизитов бухгалтером и лицом, получающим зарплату.

• Лица, ответственные за составление ПУД, а также за сроки их представления в бухгалтерию, определяются графиком документооборота. Они несут ответственность за достоверность данных, содержащихся в ПУД.

• Записи в ПУД:

• производятся чётко, разборчиво, с использованием официального государственного языка (русского). Если ПУД составлены на других языках, то они должны иметь построчный перевод на русский язык;

• производятся чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке, при помощи средств автоматизации. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом записи от начала и до конца;

• запрещается производить простым карандашом, а также цветными ручками (зелёной, жёлтой, красной);

• должны быть такими, чтобы их можно было прочитать и разобрать через много лет, так как большая их часть имеет длительный срок хранения. Например, книги (журналы) учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться 50 лет;

• должны быть точными. Дата составления оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделённых точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (01.01.2012). Суммы к выплате (получению) в платёжных документах указываются цифрами и прописью. Прописью сумма записывается с начала строки и с заглавной буквы.

Наименование валюты платежа указывается полностью без сокращений (рублей). Копейки указываются цифрами (сто рублей 40 копеек).

• При написании суммы платежа цифрами рубли отделяются от копеек знаком тире (100-40).

• Если сумма платежа выражается в целых рублях, «00 копеек» можно не указывать. Достаточно после числа рублей цифрами поставить знак равенства (4000 =);

В свободных строках ПУД (особенно в платёжных) следует ставить прочерк, чтобы нельзя было вписать дополнительные фамилии и суммы;

Подчистки в ПУД не допускаются (как в текстовой части, так и в цифровых данных). Использование штрих-пасты исключается.

Ошибки в ПУД, созданных вручную (кроме кассовых и банковских), исправляются корректурным способом: зачёркивается неправильный текст или сумма (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и надписывается исправленный текст или сумма. Исправление ошибки оговаривается надписью «Исправлено», которая подтверждается подписями лиц, внёсших исправления, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах (приходные и расходные кассовые ордера, платёжные поручения, денежный чек) исправления не допускаются. В них не должно быть подчисток и помарок.

• Если в таком документе сделана ошибка, его надо уничтожить и составить новый документ.

• Если допущена ошибка при заполнении чека в чековой книжке, его надо перечеркнуть, указав, что он испорчен, и оставить в книжке. Затем заполнить следующий чек.

В соответствии с Положением по ведению бухучёта и отчётности в РФ № 34-н (1998) перечень лиц, имеющих право подписи ПУД, утверждает руководитель организации по согласованию с главбухом.

• Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами подписывают руководитель организации и главбух или уполномоченные ими на то лица.

• Без подписи главбуха или лица, уполномоченного им на то, денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

• Если какой-либо ПУД подписан ненадлежащим лицом, любая из сторон сделки, а также третьи лица могут на этом основании настаивать на недействительности не только документа, но и самой сделки.

Поэтому прежде, чем принимать какой-либо ПУД, следует обратить внимание на то, кто его подписал и имел ли он на это право.

Если при совершении хозяйственной операции ПУД не был оформлен, и это обнаружилось при налоговой проверке, организация может быть оштрафована.

Статья 120 Налогового Кодекса РФ «отсутствие ПУД, счетов-фактур или регистров бухучёта» классифицирует как «грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения». Размер штрафа за такое нарушение – 5000 рублей.

• Если такие нарушения совершаются неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 15 000 рублей.

• Если такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.