3. Регистры бухгалтерского учёта, их классификация, требования к оформлению

Чтобы получить сведения о финансово-хозяйственной деятельности организации, данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в ПУД, должны систематизироваться, накапливаться и отражаться на счетах в виде бухгалтерских проводок. Для этой цели предназначены регистры бухучёта (учётные регистры).

Учётные регистры – это специальные таблицы определённого формата и графления, на которых ведётся запись хозяйственных операций. Они являются сводными учётными документами, основными носителями учётной информации.

Регистры можно классифицировать по нескольким признакам в зависимости:

• от характера учётных записей (регистры хронологической записи; регистры систематической записи; регистры комбинированные);

• от объёма содержания хозяйственных операций (регистры систематической записи делятся на синтетические и аналитические);

• от формы построения (регистры односторонние, двухсторонние, многографные и шахматной формы);

• от внешнего вида (карточки, отдельные листы-ведомости, специальные книги-журналы, машинограммы).

Регистры последней группы рассмотрим более подробно.

Карточки – отдельные листы из плотной бумаги или картона, которые имеют вид таблиц, разграфлённых для нужд учёта. Они бывают определённых стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке.

Карточки предназначены для аналитического учёта основных средств (инвентарные карточки учёта основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учёта материалов; карточки учёта малоценных и быстро изнашивающихся предметов).

Карточки открываются на 1 год и регистрируются в специальном реестре. Между собой они не скрепляются и хранятся в специальных ящиках-картотеках. Это облегчает их группировку по необходимому признаку – по материально-ответственным лицам, а внутри – по субсчетам.

Отдельные листы (ведомости) – это разновидность карточек, но большего формата и с большим количеством сведений. Они делаются из менее плотной бумаги, чем карточки, поэтому могут заполняться с помощью технических средств.

Ведомости - это самый распространённый вид регистров (например, мемориальные ордера; платёжная ведомость на выдачу зарплаты). Они предназначены для синтетического и аналитического учёта, заводятся обычно на месяц или квартал.

Ведомости хранятся не в картотеках, а в специальных папках или скоросшивателях, откуда могут изыматься для внесения записей, подсчёта.

Бухгалтерские книги (журналы) состоят из листов бумаги одного формата и различного графления.

Например, Кассовая книга; Главная книга; Книга учёта доходов и расходов; Инвентарная книга учёта основных средств, Журнал операций и др.

До начала записей все страницы в книгах должны быть пронумерованы и сброшюрованы. На последней странице указывается количество пронумерованных листов (страниц), ставятся подписи руководителя и главбуха и проставляется печать.

На каждой книге (журнале) указывают:

• наименование учреждения,

• год, на который она открыта,

• оглавления субсчетов, открытых в ней.

Машинограммы – отдельные листы, заполненные с помощью ЭВМ и содержащие показатели учётных регистров.

Регистры могут вестись и на машинных носителях информации (дисках, дискетах). При этом должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Требования к записям в регистрах бухгалтерского учёта:

• Записи в регистры производятся с ПУД не позднее следующего дня после их получения;

• хозяйственные операции должны отражаться в них в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухучёта;

• регистры по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами за истёкший год;

• по окончании каждого месяца в регистрах подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам;

• при хранении регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений;

• содержание регистров является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, - государственной тайной.

При заполнении регистров могут быть допущены ошибки. Ошибочные записи в регистрах исправляются по-разному. Это зависит от вида документа, в котором была допущена ошибка.

Исправление ошибок производится:

• корректурным способом;

• способом дополнительной записи;

• способом «красного сторно».

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в учётных регистрах, если они выявлены в течение отчётного периода до подведения итогов в них.

Способ дополнительной записи используется в случае заниженной суммы операции при правильной корреспонденции счетов, если ошибка обнаружена до представления бухгалтерского баланса.

Для увеличения суммы записи делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на разницу между правильной и уже записанной суммой. Для обоснования такой проводки выписывается справка бухгалтерии последним днём отчётного периода, подписанная бухгалтером и ответственным лицом, со ссылкой на первую запись.

Если такие ошибки обнаружены в регистрах после сдачи бухгалтерского баланса, то они исправляются бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Способ «красного сторно» используется в следующих случаях:

• при неправильной корреспонденции счетов и верной сумме операции;

• при правильной корреспонденции счетов, но завышенной сумме операции;

• для корректировки некоторых учётных данных.

При применении способа «красного сторно» для исправления ошибочных учётных данных выписывается справка бухгалтерии.