3 Кірістік құжаттар,олардың толтырылу ерекшеліктері мен деректемелері

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын көздеп дайындалған арнайы мемлекеттік стандарт бар. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен бірге жекеменшіктік және ұйымдық-құқықтық формалары қандай екендігіне қарамастан барша ұйымдарда, соның ішінде шетелдіктер қатысуымен жұмыс істейтін заңды тұлғаларда да қолдану үшін жасалған.

Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет пен ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталық тарапынан әзірленіп, қолданысқа ендірілген. Бұл стандарт Қазақстан Республикасының Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған

Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.

Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын деректеме.

Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын деректеме.

Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.

Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік) сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.

Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.

Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат негізі.

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат формасының құрылымдық үлгісі. Мұнда деректемелерді жазуға өзіне тән арнайы орындар белгіленеді. Ұйымдық-өкімдік құжаттар деректемелерін орналастыру схемасы СТРК 1042-2001 Стандартында, Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде келтірілген.

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді қадағалап отыруы тиіс. Қолданыстағы нормативтік актілерге өзгерістер мен толықтырулар енгізілсе, жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын жүргізуде сол құжаттарға сәйкес шараларды дер кезінде қолға алған жөн.

5 Билет.

1Ұйымдық құжаттар , олардың толтырылу себептері мен түрлері Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б. жатады.

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың басты мақсаты ­– ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін сақтайды. Тәжірибе көрсеткендей, әдетте кәсіпорын қалыпты жұмыс істеген жағдайда ұйымдық-құқықтық құжаттар шамамен төрт-бес жылда бір рет қайта жасалады не өзгеріске ұшырайды. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады.

Әрбір ЖШС-де болуы тиіс құжаттарды шартты түрде мынадай топтарға бөлуге болады:

1. Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар:

• Құрылтай шарты және жарғы;

• Мемлекеттік тіркеу туралы куәлік;

• Статистикалық карта;

• Салық төлеушінің куәлігі;

• Жер теліміне меншік құқы немесе жалға алу жағдайындағы жерді уақытша пайдалану құқы туралы куәлік;

• Жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны жөніндегі шарт туралы куәлік;

• Лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия.

2. Ұйымдастырушылық құжаттар:

• ЖШС-тің құрылымы және штат кестесі;

• ЖШС-тің басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін бөлу туралы бұйрық;

• Ұжымдық шарт;

• ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері, қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже;

• ЖШС қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы;

• Ішкі айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.).

3. Басқару қызметінің құжаттары:

• ЖШС-те өткен жалпы жиналыстардың хаттамалары;

• ЖШС-тің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары;

• Шаруашылық-қаржылық қызметінің негізгі мәселелері бойынша ЖШС жетекшісінің бұйрықтары;

• Мемлекеттік органдардың ЖШС қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық актілері.

4. Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары.

5. ЖШС қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары.

6. Кадрлық құжаттар:

• Қызметкерлермен жеке еңбек шарттары;

• Қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары);

• Жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар;

• Қызметкерлердің еңбек кітапшалары;

• Еңбек дауларын, қызметкерлердің шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар (материалдар).

7. Еңбек шарты бойынша құжаттар:

• Шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер әріптестермен солар бойынша хат жазысулар;

• Сот органдарына жазылған талап арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат жазысулар;

• Еңбек шартына қатысты нормативтік актілер.

8. Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар:

• күнтізбелік мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы анықтамалар;

• өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары).

9. Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдарының ЖШС-тің қызметін тексеру құжаттары мен осы мәселелер бойынша хат жазысулар.

10. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.

Мұндай құжаттарды жүйелеу (әрине, ол ЖШС-тің жарғылық қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып реттеліп отырады) ЖШС жетекшісінің бұйрығымен номенклатура түрінде ресімделіп, әр іске тиісті есеп (индекстеу) нөмірі берілуі тиіс.

Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады:

● ұйымның жарғысы;

● штаттық кесте;

● ішкі еңбек тәртібі;

● лауазымдық нұсқаулық.

Жарғы ұйымның құрылтай құжаттарының бірі болып табылады. Ол ұйымның құқықтық мәртебесін, меншік нысанын, қызметінің мақсаты мен міндеттерін, басқару, тарату және қайта құру тәртібін анықтайды. Бұл құжатты кәсіпорынды ұйымдастырушы адамның өзі немесе тапсырыс арқылы арнайы фирмалар дайындайды. Құрылтайшылар бірнешеу болса, құжат құрылтайшылардың жалпы жиналысында бекітіледі, олардың қолдары қойылып, нотариат куәландырады. Содан кейін Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде тіркеуден өтеді. Осынау рәсімдер тізбегі тиісінше орындалғаннан соң заңдық күшке ие болады.

Штаттық кесте. Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрарда әуелі оның ұйымдық құрылымы мен штатын айқындап алу керек. Бұл мәселені дұрыс әрі дер кезінде шешу заңды тұлға (бұдан әрі – компания) құрылтайшыларына, олардың қандай ұйымдық-құқықтық формалар мен меншік түріне жататындығына қарамастан, жоспарланған экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуіне мүмкіндік береді.

Компанияның ұйымдық құрылымыдеген ұғымға келсек, бұл сол компанияны дербес заңды тұлға ретінде ұстап тұрған барлық бөлімшелердің, сондай-ақ филиалдар мен өкілдіктердің жиынтығы және олардың иерархиялық сипаты (тік бағыныстылық және көлденең өзара байланыс) болып табылады. Құрылымдық бөлімшелердің атаулары иерархия (бағыныстылық) бойынша (басшылық, негізгі қызмет орындары, көмекші қызмет орындары, қызмет көрсету салалары т.б.) немесе топтарға бөлініп көрсетіледі.

Компанияның штат мөлшері немесе компания штатыдегеніміз – компаниядағы жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және сандық мөлшері. Тізбеде құрылымдық бөлімшелер (ұйымдық құрылымдар) бойынша лауазымдық жалақылар (таривтік ставкалар), қосымшалар мен сыйақылар (пайыздық мөлшері немесе жалпы сомасы) немесе еңбекке ақы төлеудің өзге де жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі. Ұйымдық құрылым сипаты жазылып, штаттық кесте берілген құжат мәтіні, әдетте, кесте формасында жасалады. Штат кестесіне енген лауазым атаулары (штат бірліктері) жұмыс және жұмысшы кәсібі туралы Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығында, Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің 2002 жылғы 22 қарашадағы № 273 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және өзге де қызметтік лауазымдар біліктілік анықтамалығында көрсетілген атаулармен сай келуі керек. Таңдап алынған кандидаттарды белгілі бір лауазымға тағайындау кезінде Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрінің 2005 жылғы 27 қаңтардағы № 43 бұйрығымен бекітілген Техникалық және қызмет көрсету кәсіптері (мамандықтары) бойынша кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыру ережелерін басшылыққа алу қажет.