2 Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, олардың толтырылу себептері мен құрылысы

Бұйрық – дара басшылық негізінде іс-әрекет жасайтын министрліктер, ведомостволар, бөлімдер, басқармалар, мекемелер, бірлестіктер, ұйымдар, кәсіпорындар басшылары шығаратын құқықтық акті. Бұйрық негізгі шұғыл міндеттерді шешу үшін шығарылады.

Бұйрық басқару құжаттарының ішінде ең көп тараған түрі. Ол көбіне басқару тәжірибесінде жиі қолданылады.

Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер, сондай-ақ кадр мәселелері бойынша жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату және т.б. мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық осы кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін орындауға міндетті. Жекелеген жағдайларда, бағыныштылығына байланыссыз ұйымдар мен лауазымды тұлғалардың үлкен тобына қатысты болуы да мүмкін.

Төмендегі құжаттар бұйрықпен ресімделуге жатады:

● кәсіпорын үшін тұрақты сипаттағы және орындалуы міндетті жұмыстарды ұйымдастыруға байланысты шешімдер мен тапсырмалар;

● ережелерді, жарғыларды, тәртіптерді, нұсқаулықтарды және с.с.-ды бекіту және енгізу

● құрылымдық бөлімшелерді қайта құру, құру, тарату мәселелері;

● кәсіпорын жұмысының қорытындылары, хабарландыру, жүргізілген тексеріс қорытындылары;

● қызметкерлерді жұмысқа қабылдау, ауыстыру, босату;

● қызметкерлерді көтермелеу, тәртіптік жазаға тарту және басқа да кадрлық мәселелер.

Бұйрықтар нақты қажеттік туындаған кезде ғана шығарылуы керек. Бұйрыққа өзгерістер мен толықтырулар енгізу тек бұйрық арқылы ғана жүргізіледі.

Бұйрық шығаруға төмендегілер заңдық негіз бола алады:

● Қазақстан Республикасының заңдары;

● Қазақстан Республикасы Үкіметінің жарлықтары, өкімдері;

● Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары, өкімдері;

● кәсіпорын қызметін құқықтық реттеудің қажеттігі, кәсіпорын алдында тұрған шұғыл және негізгі мәселелерді шешу.

БҰЙРЫҚ 

            Оспанов Алмат Асхатұлы 2007 жылдың 12 қыркүйегінен бастап Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау басқармасының хат-хабарларды тіркеу және жеткізу бөліміне 2 (екі) ай сынақ мерзімімен бас маман қызметіне қабылдансын.

Негіздеме: А.А. Оспановтың  2007 жылғы 11 қыркүйектегі өтініші, 2007 жылғы 11 қыркүйектегі № 15 Жеке еңбек шарты.

Директор                                         __________                                    _____________

(қолы)                                    (аты-жөні)

Бұйрықпен таныстым

Қызметкер                                       __________                    12.09.2007 ж.                                                                                                  (қолы)

3 Құжат айналымын ұйымдастыруҚұжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.

Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.

Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс);

2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес нақты бөлінуі;

3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы;

Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:

1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;

2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;

3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл  ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.

Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы жүйесін таңдауда бастапқы негіз болып табылады.

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі«Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы» № 427 Жарлығына сәйкес құжат айналымын қысқартуға байланысты тұрақты түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың тұрпатты формалары мен трафареттік мәтіндері қолданылады.

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:

1) құжаттарды сапалы жасау және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;

2) құжаттың дер кезінде    орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;

3) түпкілікті емес және екінші кезектегі мәселелерді жедел түрде шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту;

4) іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі құжаттар мен сыртқа шығатын сондай құжаттар санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің айқын жолға қойылған технологиясы;

6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;

7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін анықтау;

8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша электрондық нұсқалардың айналымда қатар жүруін болдырмау;

9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:

1) мәліметтерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құралдарын, электрондық құжат үлгілері мен электрондық почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін қолдану;

2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен лауазымды тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық күші бір екенін мойындау;

3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана мойындау;

4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске салғанша үзіліссіз жұмыс істейтін технологияның болуы.

Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге дейінгі қозғалысы  құжат айналымы деп аталады.

Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны түрінде іске асады:

1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар және білікті қызметкерлер) және

2) кәсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат).

Құжаттар қандай кезеңдерден өтетініне қарай құжат айналымының үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:

1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны (хат, шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың көпшілік бөлігі басшының атына (сараптау бағасы бойынша кәсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы басшының орынбасарының атына, құрылымдық бөлімшелер басшыларына және нақты орындаушыларға келеді.

2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны, яғни ұйымның ішінде жасалып, бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар және т.б.).

3. Жіберілетін құжаттардың  құжат ағыны – сыртқы әлемге жіберілетін ақпарат (хаттар және хаттарға жауаптар, шарттар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.).

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының нақтылығына байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тәжірибесі және құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.

Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.

Кәсіпорын кеңсесі мынадай негізгі функцияларды орындайды:

1) құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу);

2) құжаттарды бөлу және оларды орындаушыларға жеткізу;

3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту;

4) құжаттарды стенографиялау және басып шығару;

5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау;

6) істерді қалыптастыру және оларды мұрағатқа тапсыру;

7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету.

6 билет

.1 Лауазымдық нұсқаулар, олардың толтырылу себептері мен құжаттың деректемелері. Лауазымдық нұсқаулық­– кәсіпорын қызметкерінің функциялары, міндеттері мен құқықтары айқындалатын құжат. Лауазымдық нұсқаулық еңбек қатынастарында даулар, келіспеушіліктер пайда болған жағдайда қажет. Лауазымдық нұсқаулық негізінде қызметкермен еңбек шарты жасалады.

Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді. Лауазымдық нұсқаулық Қазақстан Республикасының еңбек заңдарының талаптарын ескере отырып, 1999 жылғы 16 қазандағы № 22 СмиС комитеті бекіткен Қазақстан Республикасының АК 01-0-99 жіктеу негізінде жасалады.

Сауатты жасалған лауазымдық нұсқаулық қызметкердің міндеттері туралы айқын түсінік береді және еңбек дауларын дұрыс шешіп отыруға көмектеседі. Әйтсе де, бұл нормативтік акті көп жағдайда бағаланбайды, оған немқұрайды қарайды.

Лауазымдық нұсқаулық қызметкерлерді аттестациялау, жұмыскерді сынақ мерзімі ішінде жұмыстан босату, қызметкерлерді немесе штатты қысқарту кездерінде де қажет болады. Сол үшін де бұл актіні терістеуден гөрі қабылдау пайдалырақ болып табылады.

Лауазымдық нұсқаулық әрқашан қолданыста болуға тиіс, ол компаниядағы құрылымдық және ұйымдық өзгерістерді жедел де, нақты әрі айқын көрсетіп отыратындай болуы шарт.

Нұсқаулықты әзірлеуге кіріспес бұрын, ең алдымен бұл істі дұрыстап ұйымдастырып алу керек. Бұл орайда әуелі «Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» дайындау керек болады. Ол арнайы құжатта жұмыскерлердің лауазымдық нұсқаулығы туралы келісу, оны бекіту, қабылдау және сақтау ережелері белгіленіп, нұсқаулық мазмұнына қойылатын талаптар, сондай-ақ жұмыс беруші тарапынан жасалатын бұл актілердің дер кезінде әзірленуіне тікелей жауапты тұлғалар көрсетілуі тиіс.

«Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» - міндетті құжат емес, бірақ нұсқаулық әзірлеуге қатысты жұмыстарды ретке келтіріп, бір жүйеге түсіргіңіз келсе, олардың нақтыланып, заңдық күшіне ие болуын қаласаңыз, жұмыс берушінің бұл актісіне жауапкершілікпен қарағаныңыз жөн.

Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. «Лауазымдық нұсқаулық ережесінің» әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі. Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді. Ендігі жерде лауазымдық нұсқаулықтың барлық талаптары сол жобаға сәйкес жасалуы шарт болып есептеледі.

Лауазымдық нұсқаулық туралы ережені әрбір ұйым өзінше әзірлейді.

Тұрпатты ережелер шарттарына сәйкес лауазымдық нұсқаулық формасына қатаң талап қойылады. Онда міндетті түрде ұйым атауы болуы керек, күні жазылып, қол қойылған, мөр басылған болуы қажет. Бірақ нұсқаулықтың міндетті деректемелері мұнымен де шектелмейді.

Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар енеді:

- ұйым атауы;

- құжат атауы;

- құжат күні мен тіркеу нөмірі;

- мәтін тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен);

- бекіту грифі;

- құжат әзірлеушінің қолы;

- келісім бұрыштамасы;

- қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде белгі.

2 Нұсқаулар мен жарлықтар , олардың ерекшеліктері мен құрылымы. а) Кәсіпорынның ағымдағы қызметі бұйрық-жарлық құжаттары арқылы реттеліп басқарылып отырады. Бұрық беру құқығына, әдетте, бірінші басшы – несиені реттеуші әкімшілік басшысы ие. Кәсіпорын директоры мен оның орынбасарлары – құрылымдық бөлімше жетекшілері нұсқау, жарлықтар бере алады.

Басшылықтың алқалық органдары шешім қабылдау барысын қағазға түсіріп белгілейтін хаттаманың бір бөлігі болып табылатын шешімдер шығара алады.

б) Мазмұны жағынан бұрықтар екі түрге бөлінеді: қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша бұрықтар.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндіріс істері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тараулар өткізу мен қызмет көрсетуді ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді белгілейді. Олар сондай-ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шығарылады.

Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастап күшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай-ақ біліктілігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады.

Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оның күші тұрақты болады. Оның күшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды.

в) Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: Белгілеуші және жарлық.

Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады.

Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін.

2.

а) Нұсқау – ақпараттық-әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардың орындалуы тәртібін түсіндіреді. Нұсқауға қол қою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.

Нұсқаудың мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.

Белгілеуші бөлігі: «орындау мақсатымен», «соған сәйкес», «мақсатында» деген сөздермен басталады. Жарлық бөлігі бұрықтағыдай құрылады.

б) Жарлық – басқарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған директордың орынбасарлары, өз өкілеттіліктері шегінде құрылымдық бөлімше басшылары қол қояды.

в) Жарлық құжаттың сапалы болуы пішімі жағынан дұрыс болуына ғана емес, маөмұны жағынан толық, анық, дәл болуына да байланысты. Тәжірибе көрсеткендей, бұйрықты құруда көбінесе мындай қателер жіберіледі:

• Құжатты шығаруға себеп болған дәлелдерді талдаудың орнына қабылданған шешімге байланысты басшыны ақтау орын алады;

• Жарлық құжатты бір мезгілде бірнеше адамға немесе бірнеше бөлімшелерге қатысты болып келеді де, кімге не істеу қажеттігі нақты айтылмайды;

• Құжатта оны орындауға жауапты адамдар аталмайды, мерзімі көрсетілмейді;

• Құжат не шамадан тыс нақты болып келеді де, орындаушының бастама көрсетуге ынтасын жояды, не бұрықты орындаудың оған бұрынна жақсы таныс жолдары мен әдіс-тәсілдерін көрсетеді.