3.2. Анализ документов системы менеджмента качества

Проведение анализа документов проверяемой организации является важным этапом подготовки к аудиту. Он проводится до проведения аудита на месте с целью определения соответствия документированной системы менеджмента качества критериям аудита.

Документация включает соответствующие документы системы менеджмента качества, записи, а также отчёты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность организации, а также цели и область аудита. По решению руководителя аудиторской группы данный анализ может быть отложен до начала проведения аудита на месте, если это не нанесёт ущерба результативности проведения аудита. Однако в случае проведения аудита с целью сертификации системы менеджмента качества не разрешается совмещать проведение анализа документов проверяемой организации с этапом проведения аудита на месте¹⁹.

Проверяемые документы должны удовлетворять следующим общим требованиям²⁰:

• документ должен быть адекватным (соответствовать) требованиям ИСО 9001 или ИСО 9004 и содержать только значимую для их пользователей информацию;

• документ должен содержать только практически выполнимые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счёте, бесполезным. Иное дело, когда речь идёт о работах, которые могут быть осуществимы только после выполнения определённых плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа;

• документ должен быть адресным, т.е. в нём должен быть определён состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его положениях является обязательным;

• документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие;

• документ должен быть идентифицирован, т.е. иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определённой части системы менеджмента качества и (или) экологии для обеспечения его лёгкой прослеживаемости;

• степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.

При анализе необходимо обратить внимание на взаимосвязь между документами, отсутствие противоречий между ними. Например, если в Руководстве по качеству определена ответственность за конкретный процесс, то в Положении о подразделении и в процедуре по этому процессу должны быть указаны именно эти должностные лица, а в их должностных инструкциях должна быть раскрыта их ответственность за этот процесс.

Использование в документе «общих фраз» при описании деятельности часто является сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность.

При анализе отчётов и других документов по предыдущим аудитам аудитор также определяет для себя, какие объекты и какие аспекты деятельности ему необходимо проверить в организации.

Если по результатам анализа документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита, лицам, назначенными ответственными за руководство программой аудита, и проверяемой организации. Должно быть принято решение, может ли аудит быть продолжен или приостановлен до момента решения всех вопросов по документации.