Итак, в системе существуют 3 типа (Form Type) закупочных операций:

1. Requisition Form - заявка на покупку запчастей;

2. Purchase Order - наряд на закупку запчастей, который можно использовать для непосредственной работы с шипшандлером;

3. Query –тип закупочной операции /запрос/, с помощью которой обмениваются информацией с поставщиком, уточняют, корректируют цены и т. д. (такие операции используются только офисом и в данном руководстве рассматриваться не будут).

В системе реализованы 2 метода создания заказа:

1. Ручной – Manual.

2. Автоматический - Automatic (следует использовать только в случае, если в базе данных вашей системы полный порядок, а информация о запчастях и их поставщиках правдива и корректна).

При оформлении закупочных операций ход изменения состояния закупки в целом так же, как и в случае с техобслуживанием, определяется текущим статусом закупки. В программе AMOS for Windows существуют следующие статусы закупочных операций:

• Active - активный /действующий/ – присваивается по умолчанию

при создании заявки или наряда;

• Parked - приостановленный /действие заявки или закупки временно приостановлено/;

• Filed – "подшитый" /заказ хранится только в архиве, действия с ним производиться не могут/;

• Split Order - /"отколотый"/ этот заказ всё ещё существует, однако детали, прописанные в нём, уже заказаны в других заявках или нарядах на закупки. Сам заказ остаётся в списке закупочных операций для информационных целей;

• Cancelled – отмененный заказ.

Мы предлагаем Вам алгоритм "ручного" составления заявки на закупку запчастей (расходных материалов), преобразования данной заявки в наряд на закупку и дальнейшего оформления прихода запчастей на судно.

1. Purchase / Form - войдите в перечень созданных записей о закупочных операциях.

2. Edit / New Records - создать в ручном режиме новую запись об оформлении закупочной операции. Необходимо выбрать:

Creation Method - Manual;

Form Type - Requisition Form.

Далее нажмите "ОК".

Программой будет сформирован бланк заявки на имя выбранного поставщика. Заполните верхнюю половину бланка окна закупки. Номер закупки проставляется программой автоматически. Заполните верхнюю половину окна. Обязательно напишите название закупки в графе Title (например, закупка подшипников таких–то или закупка расходного материала такого–то), это поможет Вам ориентироваться, если список заявок или нарядов на закупки будет очень большим. Пропишите Options / Details, если хотите сопроводить документ какой–либо дополнительной информацией. Сейчас Вы создали только "шапку" документа о закупке. Теперь необходимо прописать наименования и количество деталей, которые будут заказаны в данном документе.

3. Options / Line Items / Edit / New Records - запишите наименования и количество деталей, которые Вы желаете приобрести. Заполните это окно. Для записи следующего наименования детали нажимайте снова Edit/New Records.

Для каждого внесенного наименования детали проставьте в окошке Requested количество деталей, требуемых к закупке. Далее, находясь в окне закупок, войдите в Options/Details и пропишите дополнительную информацию, если она имеется, по записям в Line Items.

Предположим, что Вам придется после заполнения и сохранения этого документа закупить меньше деталей, чем рассчитывали. В таком случае, находясь в Line Items, просто поставьте в окошке Cancelled число деталей данного наименования, на которое решено сократить объём закупки.

Если Вы закупаете расходной материал, то, используя Edit / New Records, из перечня склада через фильтр выбирайте название расходного материала.

Если закупается запчасть, которой нет в списке инвентаря склада, то для её внесения в заявку сначала она должна быть зарегистрирована в разделе меню File/Open Register/Stock Items (при помощи функции Edit/New Records).

Сохраните данные, внесенные в заявку, Edit / Save Changes. Вернитесь в окно Form.

Ваша заявка, как документ в целом, уже создана. Теперь займемся процедурами по оформлению этого документа.

4. Options / Approve - необходимо дать одобрение Вашему заказу. Доступ к этой функции имеет только человек определенной должности на судне. Нажмите "Grant Approval".

5. Теперь Ваша закупка оформлена как заявка. Она будет храниться в памяти системы и при очередной передачи информации с судна в офис, Ваша заявка на закупку будет рассмотрена Вашим руководством.

Если необходимо, выдайте на печать данную заявку при помощи функции File / Print, предварительно пометив нужную заявку в списке раздела меню Purchase / Form "галочкой" в левом крайнем квадратике строки.

Заметьте, что если в разделе меню Purchase/Form есть хоть одна запись, помеченная "галочкой", то с любой из заявок в перечне можно выполнять только следующие действия: менять статус и оформлять приход запчастей на судно.

Интересно то, что, оформляя приёмку запчастей по заявке, которая помечена "галочкой" (как оформлять приёмку – смотрите ниже), программа одновременно предложит Вам выдать на печать готовые бирки перед размещением деталей на складе, а также предложит автоматически присвоить данной закупочной операции статус Filed.

6. Options / Convert - необходимо поменять статус закупки для непосредственной работы с шипшандлером. В окне Change Order Type / Status выберите: Form Status - Active;

Form Type - Purchase.

Нажмите "ОК".

7. Внесите в окошки Ordered и Confirmed, соответственно, дату заказа и дату подтверждения ( дату выдачи на руки шипшандлеру данного наряда на закупку).

9. File / Print - распечатайте этот документ. В окне Print Forms

выбрать Output Format как Printed Form (Original).

Нажать "ОК". Запомните, что если наряд на закупку печатается не в первый раз, то необходимо выбрать Printed Form (Copy). Это связано с тем, что система позволит распечатать официальный документ (документ, согласно которому совершаются различные финансовые операции) только лишь один раз, чтобы исключить недоразумения. Все последующие распечатки будут сопровождаться пометкой Copy в заголовке документа.

С распечатанным документом работайте по оформлению закупки так, как складываются Ваши обстоятельства.

10. После поставки заказанных запчастей на судно, необходимо оформить их приемку. Для этого найдите наряд на закупку, согласно которому прибыли запчасти, и для него нажмите:

Options / Receive - в окне Receive Options пропишите дату

приемки (если она требует корректировки), и нажмите "ОК".

11. Откорректируйте окно Receive (если это необходимо). После того как проконтролировано окно Receive, сохраняйте изменения при помощи Edit / Save Changes. Программа предложит Вам при сохранении данных одновременно поменять статус закупочной операции на Filed. Можете согласиться с ней.

12. Если Вы согласились с системой, статус Вашего заказа станет Filed. Работа по оформлению закупки завершена.

Программа автоматически произведет изменения в судовом складе и также автоматически внесет запись об изменениях, произведенных на складе в результате закупки, в раздел Stock / Transactions.

В журнале перемещений в складе обязательно будет указан номер наряда на закупку, дата оформления прихода запчастей на судно, должность человека, который занимался оформлением закупки и т.д.

Если Вы в начале приведенного алгоритма выберите режим создания закупочного документа – Automatic, то после нажатия "ОК" программа предложит Вам окно, в котором необходимо записать интервал номеров запчастей, для которых будут создаваться закупочные документы, и выбрать поставщика, на имя которого эти заявки будут сформированы. Нажимая "ОК", Вы запустите процесс автоматического создания закупочных документов.

В данном случае система будет обращаться в раздел Stock / Wanted (он уже должен быть заполнен Вами либо в ручном, либо в автоматическом режиме) за информацией о необходимых деталях и их количестве. Этот раздел, в свою очередь, при определении необходимого для закупки количества деталей, опирается на данные, содержащиеся в разделе меню File / Open Register / Stock Items в поле Stock Details.

Система будет создавать заявку на закупку, сортируя и подбирая запчасти судового склада по имени указанного поставщика (Vendor). Далее на имя этого поставщика будет также автоматически оформлен полный закупочный документ, содержащий, соответственно, "шапку" и список деталей в Line Items.

После окончания данного процесса Вы можете отредактировать при желании любую из вновь созданных заявок, можете их выдать на печать и т.д., т.е. далее ход ведения закупочной операции аналогичен алгоритму, приведенному выше.

В общем случае по методам использования раздела "Закупки" программы AMOS for Windows разработчики дают следующие рекомендации: если объёмы заказываемых запчастей небольшие (как на судне), то логичней, проще и удобней пользоваться ручным режимом создания заявок на закупки, при больших масштабах заказов (сотни и тысячи наименований запчастей) удобней пользоваться автоматическим способом создания заявок. Способы Вы можете выбирать сами, ориентируясь на свои возможности и на состояние базы данных системы (в особенности той части, которая касается судового склада).