VI. Операции Export / Import

База данных программы AMOS for Windows, установленной на Вашем судне, содержит большое количество информации (данные по складу, по составленным заявкам, по техническому обслуживанию и т.д.), которая должна пересылаться в офис через регулярные промежутки времени. Аналогично, информация из базы данных офисного варианта программы (например, новые Purchase Order или новые наряды на работу) также должны регулярно поступать на судно. Другими словами, базы данных программы, установленной на Вашем судне, и программы, установленной в офисе, должны регулярно приводится во взаимное соответствие. Для этого в программе AMOS for Windows существуют специальные функции Export/Import. Эти функции могут выполняться как в ручном, так и в автоматическом режиме. Давайте ознакомимся с принципом работы программы при проведении операций Export/Import . В программе существуют селективные файлы, название которых имеет расширение *.sel . Запуская такой файл в действие при проведении, например, экспорта данных в офис, Вы заставите программу собрать изменения, которые производились в базе данных со времени последней операции экспорта. Причем, в зависимости от названия селективного файла, будут собраны изменения в определенных регистрах базы данных программы (например, только в компонентах или только в разделе закупок и т.д.). Далее собранная информация будет объединена в файл с восьмизначным цифровым наименованием и этот файл будет помещён в папку TRANSFER. После этого созданный файл переписывается на гибкий диск и отправляется в офис, либо, если на судне установлена система AMOS – Mail, собранная информация передается с помощью электронной почты. Аналогично выполняются операции импорта данных из офисного варианта программы. В этом случае Вам необходимо из папки TRANSFER, в которой уже находится присланная из офиса информация, перенести в свою базу данных изменения в регистрах информации, произведенных офисом. Для этих целей также используется селективный файл. Этот файл самостоятельно распределит присланную информацию по Вашей базе данных.

Если необходимо, то можно настроить систему на проведение операций Export/Import в автоматическом режиме. Для этого войдите в раздел меню File/ Export/Import/ Tasks. После фильтра Вы попадете в список задач импорта – экспорта. Если записи необходимой операции нет, то нажмите Edit/New Records, далее введите данные в графы Description, Selection File, Inst/Dept, Task Active, Task Frequency, Task Activity Period, проставьте "меточки" в днях недели, по которым будет выполняться данная операция, внесите данные в строки Pre – process и Post – process. Чтобы запустить в действие вновь созданную или выбранную операцию нажмите Options/Perform Task. Теперь программа будет автоматически осуществлять операции Export/Import согласно введенным коррективам.

По всем произведенным ранее операциям импорта – экспорта в программе обязательно существуют записи в журнале Export/Import. Все произведенные операции экспорта занесены в журнал Export Log, операции импорта в журнал Import Log. Изменить в этих журналах что–либо самостоятельно Вам не удастся, записи в журналах программа производит автоматически.

Ниже мы представляем Вам пример выполнения операции экспорта в ручном режиме.

1. File/ Export/Import /Export – в окне проведения операции экспорта пропишите название экспортной операции в графе Description.

2. Через "линзочку" (графический значок, похожий на теннисную ракетку) выберите название селективного файла, который будет отбирать изменения в Вашей базе данных. Обратите внимание на номер сформированного программой файла экспортной информации в графе File Name. Этот номер присваивается программой автоматически, но в процессе проведения операции экспорта Вы можете откорректировать цифровое наименование файла. Запомните номер сформированного файла.

3. Запускайте процесс экспорта данных, нажимая "ОК".

4. Перепишите из папки Transfer сформированный программой файл на гибкий диск и отправьте его в офис.

Мы рассмотрели с Вами основные разделы системы AMOS for Windows. Конечно же, в столь кратком методическом пособии практически невозможно осветить все аспекты работы с такой сложной и объемной программой. Если у вас возникнут вопросы, попытайтесь обратиться в раздел меню Help/Contents. Здесь, раскрывая двойным нажатием мышки необходимые разделы, можно отыскать ответы на возникающие вопросы.

Редактор

Рецензент

Технический редактор

Сдано в набор

Подписано в печать

Формат

Гарнитура Arial, Times New Roman.

Заказ №

Отпечатано в типографии

ОДЕССКИЙ МОРСКОЙ ТРЕНАЖЕРНЫЙ ЦЕНТР

Телефон (0482) 23-13-17

Телефон/Факс (0482) 23-52-20

_______Краткое руководство по работе с системой AMOS for Windows_______