1. 10. Яким чином розробляють і затверджують план?

Планування починається з визначення і прийняття на підприємстві контрольних цілей, наприклад, у вигляді документа “Пріоритетні завдання і цільові орієнтири розвитку на майбутній рік". Потім у межах встановлених контрольних показників розробляють особисті плани окремих економічних служб і підрозділів підприємства. Якщо у підприємства є філії і представництва, розробляють плани філій і представництв, після чого складають зведений план підприємства. Процес планування необхідно структурувати. Цього вимагає різноманіття заходів планування, велика кількість їх учасників і тверда взаємозалежність розділів плану. Структурування має бути цілеспрямованим. Спочатку варто встановити тимчасові і просторові точки планування, до яких “прив’язують” визначені види робіт (складання, координація, затвердження планів, видача планових завдань, контроль за їх виконанням окремими керівниками).

При цьому необхідно збалансувати дві суперечливі вимоги відносно термінів затвердження планів. З одного боку, процес планування варто починати якнайпізніше, щоб мати можливість обробити більший обсяг свіжої інформації, а з іншого боку, його варто починати якомога раніше, щоб мати досить часу для системної підготовки (проблемний чи цільовий пошук та оцінка найважливіших альтернатив для прийняття рішень).

Для ефективної організації планування необхідні наступні заходи:

1) облік всіх об’єктів планування і заходів щодо планування, їх групування за плановими комплексами відповідно до структури системи планування, а також облік об’єктів контролю, робіт з контролю і контрольних комплексів;

2) визначення складу учасників, часу і місць проведення нарад, присвячених плануванню і контролю;

3) передача суб’єктам планування вихідних даних (контрольні цифри, прогнози стану зовнішнього середовища, результати аналізу діяльності підприємства), інструктивних матеріалів, нормативно-методичної документації з планування і контролю;

4) установлення графіку розробки розділів плану та їх координація, затвердження планів (визначення термінів);

5) прийняття графіка проведення нарад контрольного характеру та обговорення результатів.

Економічне управління підприємства (відділ планування) приймає особисті плани економічних служб і підрозділів підприємства і за узгодженням з ними здійснює при необхідності коректування цих планів. Після чого розробляють проект зведеного (наприклад, річного) плану підприємства, що подають на затвердження керівництву. Проект плану повинен містити аналітичну записку, підготовлену плановим відділом.

Керівник підприємства розглядає пропонований проект плану в порядку, встановленому статутом підприємства. Може бути передбачена спеціальна процедура обговорення проекту плану за участю представників економічних служб, підрозділів підприємства й інших зацікавлених осіб. Після цього план приймають до виконання усі підрозділи підприємства чи повертають на доробку (відкидають).

План, затверджений керівництвом підприємства, стає обов’язковим для всіх його служб. Плановий відділ конкретизує прийнятий план за напрямками (підрозділами) підприємства і контролює його виконання.

1. 11. Що припускає коректування плану?

План можна коректувати не тільки на рівні керівництва підприємства в цілому, а й на рівні окремих його служб (підрозділів). Коректування здійснюють на різних стадіях планової роботи: розробки плану, його виконання, аналізу проміжних результатів роботи підприємства. Плани можуть коректувати у зв’язку зі зміною (як правило, збільшенням) обрію планування, зміною умов зовнішнього середовища, виникненням форс-мажорних обставин та ін.

Коректування не повинне призводити до зміни контрольних показників діяльності підприємства в цілому у тому випадку, якщо воно проводиться на рівні підрозділу підприємства, і до зміни всієї системи основних показників плану, якщо коректування здійснює керівництво усього підприємства. У протилежному випадку план був неправильний.

Коректування плану не має бути частим. Постійна зміна планових показників знижує зацікавленість співробітників підприємства в їх досягненні і найчастіше прикриває недбальство і недисциплінованість працівників.

Часте коректування планів свідчить про істотні недоліки наявної системи планування, наприклад, недостатньо точний прогноз стану зовнішнього (ринкового) середовища підприємства, зайва деталізація прийнятого до виконання плану, що не допускає ніяких відхилень, навіть непринципового характеру та ін.

При зміні показників слід уточнити планові орієнтири роботи всіх підрозділів підприємства.

У випадку коректування планових показників з ініціативи підрозділів (цехів, філій, відділень), вони представляють керівництву підприємства клопотання з обґрунтування м необхідних змін. У клопотанні повинні бути викладені причини, що обумовили необхідність зміни планових показників. Крім цього, воно повинне містити обґрунтування реалістичності змінених (відкоректованих) показників.

Порядок і терміни розробки й коректування плану підприємства встановлюють у спеціальному положенні з розробки, затвердження і контролю за виконанням плану підприємства, прийнятому керівництвом підприємства (в акціонерному товаристві – його правлінням). У положенні спеціально обумовлюють відповідальність за дотримання встановлених термінів і якість розробки плану підприємства.

1. 12. Що містить у собі аналітична записка до проекту плану?

Аналітичну записку рекомендується складати до головних планових документів підприємства – річного плану, перспективних планів, планів великих функціональних підрозділів, тобто до тих планових документів, що затверджує вище керівництво підприємства. У бізнес-плані роль аналітичної записки може виконувати резюме, у якому дають короткий опис проекту.

Аналітичну записку складають розробники плану (найчастіше – плановий відділ підприємства) і подають разом із проектом плану для його затвердження. Вона повинна відбивати зміст планового документа, мету його складання, терміни, на які він розрахований, і необхідні пояснення до планових показників (розрахунків). Іншими словами, аналітична записка дає стисле загальне поняття про плановий документ.

Аналітична записка має бути короткою (не більше 3–4 сторінок), чітко структурованою і зрозумілою.

Аналітична записка повинна містити узагальнену комплексну оцінку поточного стану підприємства, на підставі якої визначають основні показники розвитку підприємства на плановий період і необхідні для цього засоби.

Аналітична записка включає наступні розділи:

1. Динаміка розвитку підприємства. Тут уточнюють поточне положення підприємства, завдання, на рішення яких спрямований план – підтримка існуючої динаміки у випадку економічного піднесення, подолання негативних тенденцій (зменшення обсягу реалізації продукції, посилення позицій конкурентів, погіршення якості продукції тощо), збереження існуючого положення й ін.

2. Досягнуті і передбачувані позиції підприємства на ринку продукції (послуг) – на які показники необхідно вийти підприємству, чого потрібно досягти у плановому періоді.

3. Стан внутрішніх ресурсів підприємства і можливість їх розвитку – які ресурси необхідні для вирішення завдань, де ми їх будемо брати і яким чином будемо запускати у виробництво.

Аналітична записка потрібна лише на період обговорення проекту плану керівництвом підприємства, і з прийняттям плану вона втрачає своє значення.

1. 13. Яким чином оцінюють виконання плану?

Виконання плану оцінюють керівники і планові служби підприємства (чи його підрозділ) шляхом періодичного порівняння планових показників з фактичними значеннями по заздалегідь встановлених контрольних точках. Такими можуть бути тимчасові дані чи конкретні виробничі показники. Контрольні точки встановлюють у процесі складання планів.

При затвердженні планів передбачають конкретну відповідальність керівників і працівників підрозділів підприємства за досягнення планових показників. Відповідальність має адміністративний характер. До керівників підрозділів застосовують наступні засоби: накладення стягнення, пониження у посаді, повна невиплата премій, зменшення заробітної плати. Матеріальні стягнення у випадку невиконання планового завдання накладають і на працівників підрозділу. Як інші засоби, до окремих рядових працівників застосовують пониження у посаді, зміну (у бік зниження тарифів) установленого рівня кваліфікації, переведення на некваліфіковану і нижчеоплачувану роботу.

Звичайне виконання плану виробництва оцінюють за декаду, місяць, квартал, рік. Менший термін планування (по змінах, днях).

Порівняння таких показників роботи підприємства, як співвідношення доходів і витрат, стан готівки, рівень матеріальних запасів варто здійснювати регулярно. Наприклад, оперативний контроль витрат (скільки грошей виплачено і за якими рахунками, яка готівка наявна тощо) може бути щоденним.

Як оцінку виробничі показники можуть застосовувати у капітальному будівництві (час закінчення робіт), при організації виробництва (час виходу на проектну потужність) тощо. Контрольні точки тут пов’язані з вирішенням великих виробничих проблем.

На підприємстві повинно бути передбачено спеціальне заохочення працівників за досягнення встановлених планових показників. Заохочувальну систему слід поширювати й на співробітників планових служб підприємства, якщо планові показники були розроблені точно і передбачені всі можливості для їх досягнення.